La herramienta de importación de usuarios de autoservicio permite a las organizaciones gestionar su base de usuarios importando y actualizando personas directamente desde el Centro de Administración, sin necesidad de contactar con el Soporte de Workvivo. Puedes usar la herramienta para agregar nuevos usuarios, actualizar la información de usuarios existentes y desactivar usuarios.
Dispositivo(s): Escritorio
Roles / Permisos: Necesitarás tanto los roles de Administrador como de Gestor de Importación de Archivos de Empleados (ten en cuenta que este rol no se hereda automáticamente solo con el rol de Administrador)
Disponibilidad: Opt-in, por favor contacta con tu persona de contacto en Workvivo para disponer de esta función.
Acceso a la Herramienta de Importación
Para acceder a la Herramienta de Importación de Autoservicio, navega a Panel de Administración > Herramientas > Personas > Importar Personas.
Tipos de Importación
Al realizar una importación, se te pedirá que elijas un tipo de importación. Hay dos opciones:
-
Delta
- Usa esta opción cuando tu archivo contenga solo los usuarios que quieres agregar, actualizar o desactivar (es decir, un subconjunto de tu lista completa de empleados).
- Los usuarios no incluidos en el archivo no se verán afectados.
-
Puedes desactivar a un usuario incluyendo una
LeaveDateen el archivo. La LeaveDate debe ser una fecha pasada para que el usuario sea desactivado.
-
Todos los Empleados
- Usa esta opción cuando tu archivo contenga la lista completa de empleados.
- Los usuarios incluidos en el archivo serán creados o actualizados.
- Los usuarios no incluidos en el archivo pueden ser desactivados/eliminados por omisión, dependiendo de la configuración de importación (el umbral de eliminación por defecto es del 5%, es decir, si se omite más del 5% de los usuarios en el archivo, no se desactivará a ningún usuario. Ten en cuenta que si se cumple el umbral de eliminación, actualmente no hay un mensaje que indique que no se eliminaron usuarios).
- Agregar una
LeaveDatea un usuario en el archivo lo desactivará.
Validación e Importación de un Archivo
- Haz clic en Validar Archivo de Importación para verificar tu archivo antes de ejecutar la importación.
- La validación señalará cualquier problema con tu archivo antes de que se realicen cambios en los datos de los usuarios. Cada fila se valida según las reglas de columnas de la organización, mostrando las filas con errores exactos y retroalimentación por fila antes de iniciar la importación, evitando importaciones de archivos no válidos.
- Los archivos pasan por estados secuenciales (Preparando, Listo para Importar/Inválido, Importando, Completo) con validación realizada antes de la ejecución y sin opción para continuar con filas inválidas.
- Una vez completada la validación, puedes proceder a ejecutar la importación.
Preparando
El archivo se está cargando, analizando y validando en segundo plano. Cada fila se verifica según las reglas de columnas para la organización.
Listo para Importar
El archivo ha sido validado y no se encontraron errores. El usuario que importa puede:
- Revisar cuántos usuarios serán creados y cuántos serán actualizados (las cantidades se muestran por categoría).
- Iniciar manualmente la importación presionando Importar.
Inválido
Si incluso una sola fila en el archivo es inválida, la importación pasa al estado Inválido. La interfaz muestra exactamente qué filas tienen errores y el usuario puede ver los errores por fila.
La única opción en este punto es corregir el archivo manualmente y subir uno nuevo. No es posible continuar con un archivo inválido: todas las filas deben ser válidas antes de comenzar.
Importando
La importación está en curso. En este punto, el usuario ya no puede ver la lista de usuarios individuales en la importación, solo se puede descargar el archivo original. Esta etapa puede tardar un tiempo dependiendo del tamaño del archivo.
Completado
La importación finalizó con éxito.
Nota: Solo se puede ejecutar una importación de archivo de autoservicio a la vez. Si otra importación ya está en progreso, se te pedirá que esperes.
Información Importante sobre el Formato y las Columnas del Archivo
⭐️ Para una lista completa de columnas soportadas y sus descripciones, haz clic en Ver Plantilla en el modal de carga (después de elegir Delta / Todos los Empleados).
⭐️ Para descargar una plantilla de archivo de empleados específica para tu organización, simplemente haz clic en Descargar Plantilla CSV desde este modal. Las plantillas incluyen automáticamente taxonomías y campos personalizados (si están habilitados en las importaciones de archivos) específicos de tu organización.
- Las convenciones para nombrar archivos quedan a discreción del cliente, sin embargo, recomendamos incluir la fecha de carga en el nombre del archivo para facilitar revisiones futuras.
- Los archivos deben subirse en formatos soportados (CSV / XLS / XLSX).
- Las fechas (por ejemplo,
HireDate,LeaveDate) deben estar en formatoAAAA-MM-DD. -
El campo de correo electrónico debe ser una dirección válida, sin espacios adicionales antes o después del correo.
- Ten en cuenta que si tu organización utiliza la funcionalidad de contraseña derivada, se aceptará el formato de correo requerido para esto.
- Nota: Si una cuenta de usuario aún no ha sido provisionada en Workvivo y se incluye por primera vez en un archivo de importación con una
LeaveDateincluida, su cuenta se creará como una cuenta activa (independientemente de que LeaveDate esté presente).
Marcas de Tiempo de Importación
Los horarios de importación mostrados en la herramienta se presentan en UTC, independientemente de la zona horaria configurada en tu perfil de usuario.
Revisión de Archivos
Los archivos cargados previamente se pueden descargar haciendo clic en el Nombre del Archivo o haciendo clic en los tres puntos a la derecha del archivo > Descargar.
¿Necesitas Ayuda?
Si encuentras algún problema o tienes preguntas sobre la herramienta de importación, por favor contacta con tu persona de contacto en Workvivo.