La herramienta de importación de usuarios de autoservicio permite a las organizaciones gestionar su base de usuarios importando y actualizando a las personas directamente desde el Admin Hub — sin necesidad de contactar con el soporte de Workvivo. Puedes usar la herramienta para añadir nuevos usuarios, actualizar la información de usuarios existentes y desactivar usuarios.
Dispositivo(s): Computadora de escritorio
Roles / Permisos: Necesitarás tanto los roles de Administrador como de Gestor de Importación de Archivos de Empleados (ten en cuenta que esto no se hereda automáticamente solo del rol de Administrador)
Disponibilidad: Si te permites, ponte en contacto con tu punto de contacto de Workvivo para acceder a esta función.
Acceso a la herramienta de importación
Para acceder a la Herramienta de Importación de Autoservicio, navega al Panel de Administración > Herramientas > Personas > Importar Personas.
Tipos de importación
Al ejecutar una importación, se te pedirá que elijas un tipo de importación. Hay dos opciones:
-
Delta
- Úsalo cuando tu archivo contenga solo a los usuarios que quieres añadir, actualizar o desactivar (es decir, un subconjunto de tu lista completa de empleados).
- Los usuarios no incluidos en el archivo no se verán afectados.
-
Puedes desactivar a un usuario incluyendo a
LeaveDateen el archivo. La Fecha de Salida debe ser una fecha pasada para que el usuario pueda ser desactivado.
-
Todos los empleados
- Úsalo cuando tu expediente contenga la lista completa de empleados.
- Los usuarios incluidos en el archivo serán creados o actualizados.
- Los usuarios no incluidos en el archivo pueden ser desactivados o eliminados por omisión, dependiendo de la configuración de importación (el umbral de eliminación por defecto es del 5%, es decir, si más del 5% de los usuarios se omiten del archivo, ningún usuario será desactivado. Por favor, ten en cuenta que si se cumple el umbral de eliminación, actualmente no hay ningún mensaje que indique que ningún usuario ha sido eliminado).
- Añadir a
LeaveDatea un usuario en el archivo lo desactivará.
Validación e Importación de un Archivo
- Haz clic en Validar Archivo de Importación para comprobar tu archivo antes de ejecutar la importación.
- La validación marcará cualquier problema con tu archivo antes de que se realicen cambios en tus datos de usuario. Cada fila se valida contra las reglas de columna de la organización, mostrando filas de error exactas con retroalimentación por fila antes de iniciar la importación, evitando importaciones de archivos inválidas.
- Los archivos se mueven por estados secuenciales (Preparando, Listos para Importación/Inválido, Importando, Completados) con validación realizada antes de la ejecución y sin opción para continuar con filas inválidas.
- Una vez completada la validación, puedes proceder a ejecutar la importación.
Preparación
El archivo se está subiendo, analizando y validando en segundo plano. Cada fila se comprueba con las reglas de columna de la organización.
Listo para la importación
El archivo ha sido validado y no se encontraron errores. El usuario que importa puede:
- Revisa cuántos usuarios se crearán y cuántos se actualizarán (los conteos se muestran por categoría).
- Inicia manualmente la importación pulsando Importar.
Invalid
Si incluso una sola fila del archivo es inválida, la importación pasa al Invalid estado. La interfaz muestra exactamente qué filas tienen errores y el usuario puede ver errores por fila.
La única opción en este punto es arreglar el archivo manualmente y subir uno nuevo. No es posible continuar con un archivo inválido: todas las filas deben ser válidas antes de comenzar.
Importación
La importación está en marcha. En este punto, el usuario ya no puede ver la lista de usuarios individuales en la importación; solo se puede descargar el archivo original. Esta etapa puede tardar un poco dependiendo del tamaño del archivo.
Completado
El importado terminó con éxito.
Nota: Solo puede ejecutarse una importación de archivo de autoservicio a la vez. Si ya hay otra importación en marcha, se te pedirá que esperes.
Información importante sobre formatos de archivo y columnas
⭐️ Para ver la lista completa de columnas soportadas y sus descripciones, haz clic en Ver plantilla en el modal de subida (después de elegir Delta / Todos los empleados).
⭐️ Para descargar una plantilla de archivo de empleado específica para tu organización, simplemente puedes hacer clic en Descargar plantilla CSV desde este modal. Las plantillas incluyen automáticamente taxonomías y campos personalizados (si están activados en las importaciones de archivos) específicos de tu organización.
- Las convenciones de nombrado de archivos quedan a discreción del cliente, aunque recomendamos incluir la fecha de subida en el nombre de tu archivo para facilitar la revisión en adelante.
- Los archivos deben subirse en los formatos soportados (CSV / XLS / XLSX).
- Las fechas (por ejemplo,
HireDate,LeaveDate) deben estar enYYYY-MM-DDformato. -
El campo de correo electrónico debe ser una dirección de correo electrónico válida, sin espacios adicionales antes o después del correo.
- Ten en cuenta que si tu organización utiliza la funcionalidad de contraseña derivada, se aceptará el formato de correo electrónico requerido para ello.
- Nota: Si una cuenta de usuario aún no ha sido aprovisionada en Workvivo y se incluye por primera vez en un archivo de importación con una
LeaveDatecuenta incluida, su cuenta se creará como una cuenta activa (independientemente de que LeaveDate esté presente).
Marcas de tiempo de importación
Los tiempos de importación que se muestran en la herramienta se muestran en UTC, independientemente del huso horario establecido en tu perfil de usuario.
Revisión de archivos
Los archivos subidos previamente pueden descargarse haciendo clic en el Nombre del Archivo o en los tres puntos a la derecha del archivo > Descargar.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes algún problema o preguntas sobre la herramienta de importación, ponte en contacto con tu contacto de Workvivo.