Descripción general del equipo
En Workvivo, los equipos se utilizan para agrupar áreas de la organización y permitir:
- Comunicaciones dirigidas a audiencias específicas
- Configuración de audiencia (visibilidad) en aplicaciones y documentos
- Inscripción automática de personas en Espacios
- Fácil navegación por el Directorio de Personas
Los equipos son visibles en el perfil de usuario de una persona y en el directorio Equipos en la pestaña Conectar.
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La información del equipo generalmente proviene de un Directorio Activo o un Sistema de RR.HH .; por ejemplo, atributos como ubicaciones, departamentos, divisiones, niveles, etc.
- Para obtener más información sobre el aprovisionamiento de usuarios, comuníquese con su gerente de proyectos de Workvivo.
- Todos los empleados deben ser miembros de un equipo dentro de cada categoría/tipo. Es posible que un empleado determinado no sea miembro de ningún equipo de un tipo determinado si es necesario. Se recomienda tener al menos tipos de departamento y ubicación.
Jerarquía y categorías
Todos los equipos deben encajar dentro de una Categoría o Tipo. No existe una jerarquía real para las diferentes categorías/tipos, sin embargo, le pedimos que nos haga saber sus 3 tipos de equipo principales (primario, secundario y terciario), ya que son más visibles en ciertas áreas de la plataforma. Cualquier cosa fuera de este top 3 se mostrará sin ningún orden particular en el perfil del usuario.
Ejemplo uno:
Solo podemos mostrar los 3 tipos de equipo principales (Principal, Secundario y Terciario) en el encabezado del perfil de los empleados. (Nota: siempre mostraremos la lista completa de equipos de los que es miembro el empleado en la parte inferior izquierda de su perfil de usuario)
Ejemplo dos:
Mostramos un equipo primario (1) y secundario (2) de un usuario en su tarjeta de perfil en el Directorio de personas.
Ejemplo tres:
Cuando busques a un usuario, por ejemplo para destacarlo o para realizar una búsqueda general en la plataforma, verás sus equipos Primario (1) y Secundario (2) para una referencia rápida.
Ejemplo cuatro:
En el área de análisis de la plataforma de administración, puede ver los tipos de equipo de usuarios Primario (1), Secundario (2) y Terciario (3) en algunos informes de Activación y Análisis de contenido. Puede exportar estos informes para realizar análisis adicionales.
Ejemplo cinco:
Para realizar análisis de contenido a un nivel de publicación específico, puedes profundizar en algunas de las métricas, como el alcance, mirando específicamente los tipos de equipo principal (1) y secundario (2).
Ejemplo seis:
En la sección de filtros del Directorio de personas, los tipos de equipo aparecen como Secundario (2) seguido de Primario (1). Dentro de cada tipo, los cinco equipos principales se enumeran del más grande al más pequeño.
Qué tener en cuenta al definir equipos
¿Quién es el público al que se dirige su comunicación?
Los equipos pueden seleccionarse como audiencia para publicaciones, reconocimientos, artículos y actualizaciones de valores/objetivos; por lo tanto, es importante considerar qué nivel de equipo cumplirá con sus requisitos de comunicación. ¿Son suficientes los departamentos de alto nivel o será necesario dividirlos en subdivisiones más pequeñas para lograr el número de lectores necesario?
¿En qué nivel desea establecer la visibilidad de Aplicaciones/Documentos/Enlaces/Artículos?
Los equipos se utilizan para establecer reglas sobre quién puede ver enlaces, archivos o carpetas específicos en las secciones Aplicaciones y Documentos. Si esta es una característica que desea aprovechar, es importante considerar cómo planea establecer esos permisos, es decir, ¿se basa en ubicación, departamento, división, nivel, etc.?
¿Cómo puedes reducir la sobrecarga administrativa que supone gestionar espacios?
Los espacios predeterminados se asignan mediante equipos. Esto es algo a tener en cuenta al configurar la estructura de tu equipo. La inscripción automática de miembros del espacio a través de espacios predeterminados es una de las formas más rápidas de configurar un nuevo espacio.
¿Cómo planeas realizar encuestas y premios?
Las audiencias para las encuestas y los premios se pueden definir en función de los equipos. Si planea utilizar encuestas o premios de forma específica, es importante que la configuración de su equipo pueda facilitar esos planes.
¿Cómo desea utilizar la función etiquetar/mencionar un equipo?
Esta función es útil para notificar a un grupo sobre una publicación específica o llamar su atención sobre cierto contenido. Si sus departamentos tienen una gran cantidad de empleados y no hay un desglose más pequeño de equipos, esta función no será tan efectiva.
¿Cuáles son los tres mejores equipos?
Si tiene varios tipos de equipo, ¿cuál tiene sentido que sea el tipo de equipo primario, secundario y terciario según los ejemplos anteriores? El área más importante a tener en cuenta es el análisis: asegúrese de poder informar sobre los tipos de equipos que importan.
Mejores prácticas para definir equipos
Concéntrese en cómo se utilizan los equipos en la plataforma, no en cuántas formas se puede dividir la organización.
Utilice la información que ya tiene en su Directorio Activo/Sistema de RR.HH/otros sistemas internos. Si necesita actualizar esta información para que sea utilizable, intente hacerlo antes del lanzamiento.
Asegúrese de que los nombres de sus equipos sean fáciles de leer e intuitivos.
Evite tener equipos de 1/2, los equipos deben tener un mínimo de 5 miembros cuando sea posible (en la mayoría de los casos este número será significativamente mayor)
Si sus departamentos tienen más de 100 personas, se recomienda agregar otra categoría/tipo de equipo para dividir aún más los departamentos en divisiones/subdepartamentos.
Tipos de equipo comúnmente utilizados:
- Departamento/Función
- Ubicación/Oficina
- División/Subdivisión
- Nivel/Grado ETP/Contratista
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