Bienvenue dans notre guide FAQ sur la migration entre Workplace et Workvivo !
Nous sommes là pour rendre ton processus de migration aussi fluide et simple que possible. Ce guide est conçu pour fournir des réponses rapides et claires à certaines des demandes les plus courantes que nous recevons.
Si ta question ne figure pas ici, n'hésite pas à contacter notre équipe d'assistance. Nous sommes là pour t'aider à chaque étape !
Q. Pourquoi devrais-je envisager de migrer ?
A. - Notre objectif est d'offrir une expérience continue aux clients afin que, lorsqu'ils utilisent Workvivo pour la première fois, ils aient l'impression de reprendre là où ils s'étaient arrêtés sur Workplace.
Q. Qu'est-ce qui sera migré ?
A. - Tous les utilisateurs, groupes et contenus de la période que tu as sélectionnée sont inclus dans l'export depuis Meta.
Nous avons collaboré avec l'équipe Meta pour mapper le contenu de Workplace à Workvivo.
Nous avons un environnement naturel pour la quasi-totalité du contenu de Workplace.
Cela inclura vos groupes Workplace, profils de groupe, utilisateurs, profils d'utilisateurs, souscriptions à des groupes et les rôles tels que les administrateurs et les modérateurs, les publications, les commentaires, les réactions, les articles du centre de connaissances et plus encore.
Nous allons également migrer les métadonnées et tous les actifs associés au contenu, tels que les pièces jointes et les fichiers, les photos et les vidéos.
Q. Puis-je choisir d'exclure certains éléments de contenu de la migration, par exemple la Workplace Knowledge Library ?
R. — Oui, sur l'écran d'administration de Workplace, tu peux choisir les types de contenu à migrer vers Workvivo.
Q. Combien de temps dure une exportation migratoire ?
A. - Cela peut varier en fonction du volume de contenu exporté depuis ton instance Workplace by Meta. Les migrations à petite échelle peuvent prendre quelques jours, tandis que les migrations à grande échelle peuvent prendre jusqu'à 3 semaines.
Nous t'encourageons à lancer l'exportation pendant la phase de préparation à Workvivo, soit la première semaine après avoir accédé à ta plateforme Workvivo, afin de te donner suffisamment de temps.
Q. Puis-je effectuer plusieurs migrations ?
R. - Oui, tu peux exécuter les étapes de migration de nombreuses fois si tu veux diviser ta migration en plusieurs étapes.
Q. Y aura-t-il des temps d'arrêt ?
R. - Non, il n'y aura pas de temps d'arrêt, tu pourras utiliser Workplace et Workvivo pendant la fin de l'importation et ton contenu sera recréé dansWorkvivo.
Q. Y a-t-il une limite à la quantité de données que je peux transférer à Workvivo ?
A. - Il n'y a aucune limite à la quantité de données que tu peux migrer vers Workvivo. Tu peux définir la plage de dates de la quantité de contenu que tu souhaites migrer, par exemple les 12 derniers mois, les 24 derniers mois, etc. ou depuis toujours.
Q. Est-ce que Workplace Support est en lecture seule ?
R. - Oui, Workplace prend en charge le mode lecture seule. Nous recommandons d'avertir tous les employés avant de passer en mode lecture seule. Tous les utilisateurs pourront toujours se connecter à Workplace et consulter le contenu existant publié avant l'activation de la lecture seule.
Q. Qu'est-ce qui n'est pas concerné par la migration ?
A. - Pour le moment, les éléments ci-dessous ne sont pas concernés par la migration :
- Badges
- Bannières de profil utilisateur
- Sous-catégories spatiales
- Objets enregistrés Collections &
- Événements
- Contenu signalé
- Enquêtes
- Remarques
- Polls
- Informations de profil
- Rechercher
- Informations de sécurité et de connexion
- Pièces jointes aux commentaires
- Albums photos
Gérer la migration
Q. Ai-je besoin de l'assistance de Workvivo pour notre migration et pour toute migration vers le delta ?
R. - Non, mais pour garantir une expérience optimale, l'équipe de Workvivo Migration sera là pour t'aider.
R. - Non, une fois que tu auras configuré la connexion entre Workplace et Workvivo, tu pourras lancer la migration toi-même.
Approvisionnement et authentification des utilisateurs
Le contenu fera partie de la phase 2. Nous importerons du contenu une fois la phase 1 terminée.
Q. Lorsque nous importons des utilisateurs, recevront-ils un e-mail les invitant à rejoindre Workvivo ?
R. - Non, les utilisateurs ne recevront pas de notification par e-mail lors de l'importation. Les invitations par e-mail peuvent être envoyées manuellement à d'autres utilisateurs par un administrateur pendant la phase d'intégration. Des e-mails peuvent être envoyés à l'échelle de l'équipe ou de l'organisation le jour du lancement de la plateforme Workvivo.
Q. Les profils utilisateur créés manuellement seront-ils fusionnés avec les profils utilisateur migrés sur Meta ?
A. - Pour accéder à l'environnement Workvivo pour la première fois, Workvivo désigne un administrateur temporaire et fournit ses informations de connexion. Tu peux créer d'autres profils pour ton équipe de projet afin qu'elle puisse accéder à la plateforme et se familiariser avec elle. Notez toutefois que ces comptes ne seront pas fusionnés avec les comptes Workplace des utilisateurs une fois l'importation terminée. Nous recommandons donc de ne pas créer de contenu de fil d'activité via ces profils temporaires.
Une fois la phase 1 de l'importation de la migration terminée, tes comptes Workplace migrés apparaîtront sur la plateforme et tu pourras supprimer les profils temporaires créés pour ton équipe de projet.
Q. Quand configurons-nous le provisionnement des utilisateurs pour Workvivo ?
A. - La migration des utilisateurs doit être terminée avant de pouvoir configurer le provisionnement des utilisateurs pour Workvivo. Nous voulons nous assurer que les profils Workplace des utilisateurs sont d'abord migrés vers Workvivo et, lorsque nous aurons configuré le provisionnement des utilisateurs, celui-ci sera d'abord ancré dans le champ e-mail de l'utilisateur pour être synchronisé avec son compte Workplace migré.
Q. Quand configurons-nous l'authentification des utilisateurs pour Workvivo ? Cela doit-il être configuré avant la fin de la migration ?
A. - Nous recommandons de configurer l'authentification des utilisateurs au début du projet. Tu peux attendre la fin de la migration car ton équipe de projet aura déjà accès à la solution et les activités du projet ne dépendent pas de l'authentification que tu souhaites configurer.
Si tu es un partenaire de livraison qui supervise la mise en œuvre avec ton client, demande à appeler notre équipe Workvivo pour t'assurer que tout est correctement configuré.
Q. Qu'arrive-t-il aux utilisateurs désactivés de Workplace qui sont transférés vers Workvivo ? Quelle est ta politique de conservation des données ?
A. - Par défaut, la fonction Alumni est activée sur ta plateforme Workvivo. Ainsi, une fois importé, tout utilisateur désactivé sur Workplace apparaît en tant qu'ancien utilisateur sur Workvivo. Tout leur contenu est consultable sur la plateforme.
Si tu préfères masquer les sortants et leur contenu, Workvivo peut désactiver le paramètre des anciens élèves. Les utilisateurs désactivés et leur contenu seront ensuite supprimés par Workvivo au bout de 30 jours, conformément à la politique de conservation des données.
Q. Que se passe-t-il pour les utilisateurs externes issus de plusieurs groupes sur Workplace ?
A. - Ces comptes sont créés en tant qu'utilisateurs externes et auront accès à ton nouvel espace externe au sein de Workvivo.
Configuration de la plateforme Workvivo
Q. Si nous voulons modifier le sous-domaine de notre URL Workvivo, quand devons-nous le faire ?
A. - Lors de la création de ton instance Workvivo, l'équipe Workvivo attribuera une URL à ta plateforme Workvivo où <company name> est le sous-domaine.
Si tu souhaites modifier le contenu du sous-domaine, contacte l'équipe Workvivo dès que possible après avoir accédé à la plateforme.
Il est important que cette modification soit apportée avant la migration et le début des activités de configuration informatique, car cette modification représente une charge de travail supplémentaire pour ton équipe informatique une fois la configuration technique terminée.
Q. Pourquoi y a-t-il du contenu de démonstration sur la plateforme Workvivo ? Est-ce que cela peut être supprimé ?
A. - Une nouvelle instance de Workvivo est préchargée avec du contenu de démonstration afin de présenter les différentes fonctionnalités et d'inspirer les équipes de projet. Si tu ne souhaites pas conserver ou réutiliser ce contenu, tu peux le supprimer. Nous suggérons de supprimer tout contenu de démonstration indésirable juste après avoir lancé l'exportation depuis Meta, pour qu'il soit plus facile à voir.
Q. Si nous ne sommes pas encore prêtes à utiliser certaines fonctionnalités de Workvivo, pouvons-nous les désactiver ?
A. - Si certaines fonctionnalités sont activées par défaut et que tu ne souhaites pas encore utiliser, soumets une demande via notre centre d'aide ou demande à ton chef de projet d'intégration de les désactiver pour toi. Note que certaines fonctionnalités et sections ne peuvent pas être désactivées/masquées, mais cela sera expliqué une fois que tu auras fait ta demande.
Delta Migrations
Q. Quand devons-nous organiser une migration vers le delta ?
R - Nous recommandons de démarrer l'exportation de ta migration delta au plus tard 3 jours ouvrables avant le jour de ton lancement avec Workvivo.
Q. De quoi ai-je besoin pour démarrer une migration vers le delta ?
A. -Pour démarrer ta migration vers le delta, tu as besoin d'un nouveau code de migration. Pour générer le code, suivez les étapes ci-dessous : https://support.workvivo.com/hc/en-gb/articles/20040858740381-Meta-s-Workplace-Migration-Partner
Q. Qu'est-ce qui est importé lors d'une migration vers le delta ?
A. -Les migrations Delta apportent du nouveau contenu. Elles ne modifient pas les paramètres ni ne mettent à jour le contenu existant. Par exemple, si une page est migrée lors de la migration initiale, exportée vers Workvivo et qu'un élément de cette page est ensuite modifié sur Workplace, cette modification ne sera pas transmise à Workvivo dans le cadre du delta. Les pages récemment créées dans la bibliothèque de connaissances après l'exportation initiale seront incluses dans le cadre de la migration vers le delta.
De même, si des modifications sont apportées à Workvivo après la migration initiale, elles ne seront pas affectées par le delta.
Q. La migration delta affecte-t-elle les utilisateurs connectés ? Si c'est le cas, de quelle manière ?
R. - Non, seuls de nouveaux comptes seront créés dans le cadre de la migration vers le delta.
Si tu as d'autres questions, soumets-les via notre centre d'aide.