Workvivoからグーグル・ワークスペース、Microsoft 365、SharePointの生産性スイートと直接統合できる
組織は、いくつかの異なるアプリケーションを使用して、会社情報を保存および管理できます。従業員のコミュニケーションの重心となるという当社の使命の一環として、同僚がWorkvivoから直接情報を見つけやすくし、生産性の向上と時間の節約に貢献したいと考えています。
Google Workspace、Microsoft 365、SharePointへの統合により、Workvivoで直接ドライブ、メール、カレンダーの情報にアクセスできます。
デバイス: デスクトップ&モバイル
ロール/権限: 一般ユーザー
統合の有効化
管理者は、管理者設定から接続できるアプリを制御できる。
これらの機能が初めて有効になったときには、これらはすべてデフォルトでオンになります。たとえば、Gmailを利用できるようにしたくない場合は、手動で無効にする必要があります。
スイート全体または個々の機能が組織レベルで無効になっている場合、上部のナビゲーションメニューの「リソース」や検索にその機能は表示されません。オフにすると、インテグレーションはユーザーの [接続済みアプリ] メニューにも表示されません。
接続
まず、選択した生産性スイートに接続する必要がある。
- プロフィールのアバターに移動し、「プロフィールを編集」を選択する
- 「接続済みアプリ」をクリックします
- グーグルワークスペースまたはマイクロソフト365の横にある " Connect " ボタンをクリックする。
- これにより、アカウントへのログインを求められる認証プロセスが行われます
- ログイン後、「接続済みアプリ」画面に戻ります
- これで正常に接続されていることがわかります
- Google Workspace または Microsoft 365 は、上部のナビゲーション バーの [リソース] タブに表示されます
Google ドライブ
Workvivoから直接、次のことができます。
- Google ドライブに保存されているファイルを検索する
- Google ドライブに保存されているファイルを開く
- Google ドライブに保存されているファイルをプレビューする
一部のファイルタイプはプレビューできないことに注意してください。この場合、必要な形式でファイルをダウンロードするように求められます。
- マイドライブ - Workvivoに表示されるドライブのリストは、Googleドライブでアクセスできるドライブと一致します
Workvivo検索
Workvivoのシステム検索を通じて、接続されたGoogleドライブとOne Drive(Sharepointを含む)全体でファイルを検索できます。フィルターを使用して、各統合内の特定のコンテンツを検索できます。
ドライブを選択せずに検索語を入力すると、接続されているすべてのドライブとWorkvivo内の内部が検索されます。検索結果を絞り込むには、ドライブのフィルターをクリックします。 また、検索する前にフィルターを事前に選択して、検索を 1 つの生産性スイートに限定することもできます。
すべての製品スイート統合のフィルターは、Workvivoの検索で利用できる。これらのフィルターのいずれかを選択し、接続していない場合は、接続するように促される。
手記： ドライブ間の検索機能は現在デスクトップでのみ利用可能ですが、これは近い将来モバイルに登場します。
カレンダーを見る
イベントをクリックすると、イベントの詳細が別のウィンドウで開き、ここでは次のことができます。
- Google/Outlookのカレンダーでイベントを直接開いて
- イベントへのURLリンクをコピーして、他の場所で共有する
- バーチャルミーティングに直接参加する
Workvivoには、今日または明日に予定されているイベントのみが表示されます。 新しいイベントは、カレンダーアプリを介して作成後、または電子メールで承認するとすぐにWorkvivoに表示されます。
Workvivoに表示されるカレンダーのリストは、リマインダーとタスクを除き、GoogleカレンダーまたはOutlookカレンダーの「マイカレンダー」と「その他のカレンダー」の下のリストと一致します。
手記： イベントは、Workvivoで設定したタイムゾーンに従います。
メールを見る
接続すると、メールアカウントをナビゲートして表示できるようになります。フォルダとラベルもコピーされ、コンテンツをフィルタリングできるようになります。
- 新しいメールは、Workvivoのメールアカウントに表示されるのと同じメールボックスに表示される
手記： 新しいメールを受信すると、上部のナビゲーション バーのメール アイコンに赤い吹き出しアイコンも表示されます (Gmail のみ)
また、この画面から直接「アプリを開く」を選択してメールを開くこともできます
- 開いているブラウザですでにメールにログインしている場合は、メールをクリックすると、GmailまたはOutlookが新しいタブで開きます
- 開いているブラウザでGmailまたはOutlookにログインしていない場合は、メールをクリックすると、ログインを求める新しいタブが開きます