Con los espacios externos de Workvivo, puedes invitar a colaboradores externos para que reciban y compartan información y contenido con tus equipos mediante un espacio privado externo especial en Workvivo.
Dispositivo(s): Computadoras de escritorio
Roles/Permisos: Administrador, Administrador del espacio
Colaboradores externos
Los colaboradores externos son invitados a la plataforma utilizando su dirección de correo electrónico. Sólo tendrán acceso al contenido del espacio al que sean invitados.
Hemos visto algunos excelentes ejemplos de espacios externos entre nuestros clientes. Estos son sólo algunos de los casos de uso:
- Espacios de desarrollo de personas / capacitación en liderazgo donde se invita a un tercero / entrenador al espacio
- Espacio para nuevos miembros: mantenga a los nuevos miembros interesados antes de que comiencen compartiéndoles un video de bienvenida de su director ejecutivo, una explicación de su cultura y valores, documentos de preguntas frecuentes, una descripción general de su primer día y qué esperar.
- Espacio comedor: el proveedor de catering externo comparte menús y fotos de los especiales de cada día.
- Asesores de salud y fitness que comparten consejos y organizan desafíos
- Espacio comunitario para la educación superior o los organismos de administración gubernamental: compartir eventos, vacantes de empleo, nombramientos y duelos con miembros de la comunidad en general.
- Contratación de un proveedor o contratista externo, por ejemplo: Centro de llamadas subcontratado: el cliente quiere que estas personas se sientan parte de la cultura, reciban elogios de los líderes y participen en campañas.
- Espacio de soporte técnico de campo: información y materiales en un solo lugar para apoyar a los equipos de campo, comunicaciones sobre dispositivos o actualizaciones de aplicaciones, gestión del flujo de trabajo. cambios del sistema, alertas de inactividad del sistema, soporte para resolver problemas de inicio de sesión, etc.
Configuración de un espacio para colaboradores externos
Como administrador del sistema o administrador de espacio, puede configurar un espacio externo.
- Vaya a Workvivo en el escritorio y, desde la barra de navegación, haga clic en “Espacios”.
- Desde la sección Espacios, haga clic en “Crear nuevo espacio” en el lado izquierdo
- Aparece la ventana Crear espacio y desde aquí puedes agregar detalles, incluidos Nombre, Descripción y Categorías.
- Elija el espacio comunitario
- Seleccione “Sí, usuarios externos…”
- El espacio se cambia automáticamente a un espacio privado.
- Elija quién puede publicar en el espacio: todos los miembros o solo los propietarios, administradores del espacio y moderadores.
Una vez creado, verás que el espacio tiene una etiqueta 'Externo' y un borde amarillo alrededor del ícono del espacio.
Invitando a colaboradores externos al espacio
Como propietario o administrador de un espacio, puedes invitar a colaboradores externos al espacio.
- Abra el espacio y en la sección Navegación del espacio, seleccione “Invitar miembros”
- Seleccione la pestaña Colaboradores externos
- Agregar direcciones de correo electrónico (una por línea)
- Puedes personalizar el mensaje que reciben en su invitación.
- Haga clic en “Enviar”
- Los colaboradores externos recibirán un correo electrónico invitándolos al espacio.
Nota: Si deseas añadir un usuario externo como usuario interno en el futuro, asegúrate de añadir +external al correo electrónico del usuario cuando envíes una invitación para ese espacio externo. Ejemplo para un espacio externo: James.Ashton+external@workvivo.com. Cuando lo añadas como usuario interno, puedes eliminar +external. El usuario seguirá recibiendo notificaciones por correo electrónico en la misma bandeja de entrada.
Eliminar un usuario externo
Si es necesario eliminar un usuario externo de un espacio por cualquier motivo, el propietario o el administrador del espacio puede abrir la sección Administrar acceso, buscar a esa persona y hacer clic en "Eliminar".
Usuarios externos y licencias de usuario
A cada usuario aprovisionado (ya sea interno o externo) se le asigna una licencia de usuario. En el caso de los usuarios externos, se consideran “aprovisionados” una vez que los invitas a la plataforma y completan la configuración de su cuenta.
Si no pudo responder su pregunta al leer este artículo, comuníquese con su Gerente de Experiencia del Cliente.