Newsletters

Newsletters Workvivo : tiens ton équipe informée et engagée

Chez Workvivo, nous savons qu'une communication efficace est au cœur de toute organisation florissante. Notre newsletter est conçue pour renforcer ce pouls, en proposant un moyen simple et percutant de toucher un public plus large au sein de ton entreprise. Que tu sois une organisation qui repose largement sur la communication par e-mail ou que tu cherches de nouveaux moyens de contacter ses employés, notre outil de newsletter est adapté à tes besoins.

Principales caractéristiques

• Une expérience utilisateur agréable: créer et gérer des newsletters est très simple, grâce à une interface intuitive qui rationalise chaque étape
• Segmentation de l'audience: ciblez tes newsletters de manière plus précise grâce à une distribution segmentée, comme le permet la fonction d'enquête de Workvivo. Cette fonctionnalité permet aux administrateurs et aux responsables de newsletters d'adapter le contenu à des groupes d'employés spécifiques, afin d'améliorer la pertinence et l'engagement
• Options de personnalisation: choisis parmi une variété de modèles par défaut et personnalisés, ou crée le tien avec notre nouveau créateur de newsletter, qui permet de créer des newsletters uniques et personnalisées

Appareil (s) : ordinateur de bureau (pour la création), mobile (pour consulter les e-mails)

Rôles/Autorisations : 

• Administrateur système : contrôle total sur la création, la gestion et l’analyse de l’ensemble des newsletters
• Gestionnaire de newsletters 2.0 : peut créer des newsletters, envoyer des emails test pour les newsletters et modifier ou supprimer toute newsletter et modèle personnalisé pour son organisation

Où puis-je accéder à cette fonctionnalité ?

Les newsletters sont disponibles dans le menu déroulant Admin en haut de la page de navigation 

Remarque: Si la version originale et la nouvelle version des newsletters sont activées, les administrateurs auront deux options : Newsletters (Legacy) et Newsletters (Advanced). Utilise Newsletters (Advanced) pour ce document

Création d'une newsletter

La section « Créer une newsletter » en haut à droite du tableau de bord de la newsletter te permet de commencer à concevoir tes newsletters. Choisis « toile vierge » si tu veux repartir de zéro, ou utilise l'un de nos modèles par défaut pour gagner du temps. Tu peux également sélectionner des modèles personnalisés. Ce sont des modèles que tu peux créer et gérer toi-même, qui te permettent de concevoir des newsletters personnalisées et de les exploiter encore et encore. 

La création de ta newsletter se fait en deux étapes décrites ci-dessous :

Étape 1 : Générateur de newsletter

• C'est là que tu crées les newsletters avec les mises en page et les éléments que chaque e-mail contiendra. Il peut s'agir d'un mélange de contenu externe ou de contenu Workvivo que les participants pourront consulter. Il n'y a pas de limite au nombre de composants que tu ajoutes. 

Étape 2 - Réglages d'Info &

• Cette étape consiste à partager et à socialiser ta newsletter. C'est également là que tu peux personnaliser toute une série de paramètres avancés supplémentaires.

Examinons chaque étape plus en détail :

Étape 1 : Générateur de newsletter

Pour commencer à créer une newsletter, sélectionne Créer une newsletter sur le tableau de bord. À partir de là, choisis un modèle qui répond à tes besoins : une toile vierge à créer de zéro, un modèle par défaut ou un modèle personnalisé créé précédemment.

Quand tu pars d'une toile vierge, tu auras accès à l'outil de création de newsletter vide présenté ici.

• Le créateur propose une interface glisser-déposer dans laquelle tu peux ajouter des options de mise en page (comme la pleine largeur ou plusieurs colonnes) et des éléments de contenu tels que des titres, des images, du texte, etc. Personnalise chaque élément avec des options de design, notamment les couleurs, le rembourrage, la taille de la police et les liens.
  • Dispositions : Dispose les composants dans différents formats, de la pleine largeur à plusieurs colonnes, pour créer la structure souhaitée.
  • Blocs de contenu : ajoute du texte, des images et d'autres éléments, chaque élément étant entièrement personnalisable en fonction de ton image de marque.

    • Remarque: La police n'est pas modifiable. Dans nos newsletters, nous utilisons la police Inter, une typographie réputée spécialement conçue pour faciliter la lisibilité sur les écrans d'ordinateur.

  • Images :
    la hauteur des images peut dépendre des besoins de conception, mais nous recommandons de les maintenir à une hauteur maximale d’environ 800 pixels ou 1000 pixels pour une meilleure qualité de sortie sur la newsletter. 
    • Images de colonne pleine largeur : [600 pixels de largeur]
    • 1/2 et 1/2 colonnes : [280 pixels de largeur]
    • 1/3 + 2/3 : [160 pixels de largeur, 400 pixels de largeur]
    • 1/3 + 1/3 + 1/3 : [180 pixels de largeur]
  • Publications: intègre du contenu spécifique à WorkVivo (mises à jour, articles, événements). Recherchez des publications et faites-les glisser dans ta newsletter pour y ajouter facilement des informations pertinentes.
    • Remarque: les newsletters prennent en charge le contenu global ainsi que le contenu publié sur Teams ou Spaces
    • Ce composant n'est pas modifiable
    • Recommandations de mise en page pour les publications : 
      • Pleine largeur pour les mises à jour
      • 2 colonnes pour articles
      • 2 ou 3 colonnes pour les événements
  • Prévisualise ta newsletter pour ordinateur et mobile, et envoie un e-mail de test pour t'assurer que tout apparaît comme prévu avant de le publier.

Exemple de mise en page avec de nombreux éléments et un onglet design :

Remarque : les images ont une durée de vie de 12 mois par défaut 

Étape 2 - Réglages d'Info &

Choix du public de ta newsletter :

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  • Cliquez sur « Sélectionner des segments » pour commencer à sélectionner des segments d'employés spécifiques à cibler par le biais de ta newsletter. Remarque : Les segments sont des groupes d'employés au sein de Workvivo.
  • À partir de là, clique sur « Tous les membres de » pour choisir l'audience principale de ta newsletter. Tu peux opter pour une audience mondiale en sélectionnant « Tout le monde », ou cibler davantage ta newsletter en choisissant des segments d'employés spécifiques, tels que Spaces, Tranches d'âge, Tranches d'ancienneté ou Teams. Tu peux sélectionner plusieurs segments à la fois. Dans ce cas, nous avons choisi l'équipe de Los Angeles comme public.

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  • Notre option « Filtrer l'audience » te permet d'appliquer une logique supplémentaire au ciblage de ton audience. 
  • Dans l'exemple présenté ici, ma newsletter sera envoyée à tous ceux qui travaillent à Los Angeles et qui font également partie de l'équipe commerciale, à l'exception de ceux qui travaillent dans l'entreprise depuis moins de 3 mois.
  • Remarque : les espaces masqués ne peuvent pas être sélectionnés comme audience et leur contenu ne peut pas être sélectionné dans une newsletter. 

• Nom de l'expéditeur :
  • Les administrateurs et les responsables de la newsletter peuvent modifier le nom de l'expéditeur de la newsletter. S'il n'y a pas de changement, ce sera réglé par défaut sur Workvivo dans l'e-mail.
  • L'enregistrement de la newsletter en tant que modèle conservera également le nom de l'expéditeur enregistré.
    • Par exemple, le nom de l'expéditeur peut être " PDG d'ABC Corp " ou " Global Comms "
    • Remarque: 25 caractères au maximum
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• Planifier et enregistrer ta newsletter :
  • Enregistrer en tant que brouillon - Cliquez sur « Enregistrer en tant que brouillon » à tout moment pendant la création de la newsletter pour enregistrer ton travail et y revenir plus tard. 
  • Date de publication, en fixant la date dans le passé, si tu souhaites publier ton sondage immédiatement, ou si tu peux choisir une « date/heure de début » dans le futur. Une fois que tu auras sélectionné une date future et cliqué sur Enregistrer, le statut de la newsletter passera à " Scheduled ". C'est modifiable jusqu'à la date et à l'heure de publication prévues.
  • Remarque: les newsletters ne seront pas enregistrées comme prévu, sauf si tu sélectionnes un public.
  • Les newsletters ne prennent pas en charge les traductions

Couleur du thème :

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  • Choisis la couleur du thème de ta newsletter afin de la différencier visuellement sur le tableau de bord. Par défaut, la couleur principale de ta marque est utilisée, qui peut être modifiée.

Modèles personnalisés

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  • Les administrateurs peuvent enregistrer des newsletters sous forme de modèles pour une utilisation ultérieure sur la page des paramètres d'Info &. Accédez aux modèles enregistrés via le menu " Create Newsletter " et gérez-les via le gestionnaire de modèles, où tu peux modifier, dupliquer ou supprimer des modèles selon tes besoins.

Analyses

Les analyses des newsletters fournissent des informations sur l'engagement et l'efficacité, disponibles uniquement pour les newsletters « envoyées » :

• Engagement : nombre total d'interactions reçues
• Ouverture de l'article : nombre total de clics sur les articles
• Ouverture des événements : nombre total de clics sur les événements
• La mise à jour s'ouvre : nombre total de clics sur les mises à jour
• E-mails envoyés/envoyés : nombre total d'e-mails envoyés et envoyés avec succès
• Les rapports sont également exportables pour une analyse plus approfondie.

Notifications

Chaque utilisateur a activé par défaut les notifications par e-mail pour les newsletters. Si tu souhaites ne plus recevoir ces notifications par e-mail, tu peux le configurer dans les paramètres de notification.

Les paramètres des notifications se trouvent via l'icône Paramètres dans la liste déroulante des notifications sur le bureau, ou en cliquant sur Paramètres dans le menu hamburger de l'application mobile.

Les utilisateurs recevront une notification par e-mail s'ils ont activé la notification par e-mail ci-dessus et si leur compte a été activé.

Exemple de newsletter envoyée :