Si tu préfères une démonstration vidéo, tu peux passer directement à cette section. Si tu provisionnes des utilisateurs au moyen d’un fichier, assure-toi qu’il est correctement formaté pour éviter les erreurs de traitement.
Champs obligatoires
Les champs suivants doivent être inclus pour chaque utilisateur :
- ID : identifiant unique par utilisateur. Il permet d’ancrer toutes les données des employés
- E-mail : adresse e-mail de l’utilisateur
- Prénom : prénom de l’utilisateur
- Nom : nom de famille de l’utilisateur
(Les champs facultatifs améliorent l’expérience de la plateforme mais ne sont pas obligatoires pour la création d’un profil).
Remarque : les valeurs d’ID et d’e-mail ne doivent pas être dupliquées dans la base des utilisateurs (p. ex. : pas d’utilisateurs différents avec la même valeur d’ID).
Ajout ou désactivation d’utilisateurs
- Nouveaux utilisateurs : ajoute une nouvelle ligne avec un ID unique.
- Désactivation des utilisateurs : omets la ligne de l’utilisateur dans le fichier ou bien inclus une colonne LeaveDate avec la date de départ de l’utilisateur, au format AAAA-MM-JJ.
Règles de formatage
- L’ID doit être unique pour chaque utilisateur et cohérent entre les importations
- Les en-têtes de colonnes ne peuvent pas être modifiés (p. ex. : Identifiant au lieu de ID)
- Les champs de date doivent respecter le format JJ-MM-AAAA
- Tu peux supprimer les colonnes facultatives que tu ne souhaites pas inclure
Champs facultatifs recommandés
- Service et Emplacement : la plupart des organisations incluent ces éléments pour placer automatiquement les utilisateurs dans les équipes concernées au sein de Workvivo
- Types d’équipes supplémentaires : si tu souhaites inclure d’autres types d’équipes, comme la division, merci d’en informer ton chef de projet
Colonne AuthMode
- Cette option est utilisée par les organisations dont les utilisateurs disposent d’un mot de passe et du SSO (configuration mixte)
- Si ton organisation utilise uniquement un mot de passe, uniquement le SSO, ou plusieurs tenants SSO, merci d'omettre cette colonne
- Les valeurs de la colonne doivent être en minuscules (SSO ou mot de passe)
Configuration SFTP :
Nous pouvons prendre en charge deux options pour fournir tes fichiers utilisateur pour le provisionnement :
1. SFTP hébergé par Workvivo
- Nous pouvons créer un serveur SFTP dédié pour ton organisation à l’aide d’un compartiment AWS S3
- Ton équipe peut charger le fichier utilisateur sur ce serveur selon un calendrier régulier (quotidien, hebdomadaire, etc.)
- Une fois le fichier chargé, nous le récupérerons automatiquement, puis nous le supprimerons du serveur immédiatement après son traitement
- Pour configurer ceci, tu dois générer ta propre paire de clés publique/privée et partager la clé publique générée avec nous pour confirmer la configuration.
2. SFTP hébergé par le client
- Si vous préférez, vous pouvez nous donner accès à un serveur SFTP hébergé par votre organisation.
- Nous récupérerons automatiquement le fichier depuis ton serveur
- Pour configurer cela, nous devons disposer du nom d’utilisateur, du mot de passe et de l’URL afin de finaliser la configuration.
Utilisation du serveur SFTP
- Si tu ne maîtrises pas le protocole SFTP, tu peux utiliser des outils comme Transmit ou Cyberduck pour te connecter
- Le fichier doit être chargé avec le même nom de fichier à chaque fois pour être automatiquement traité
- De nombreux clients configurent des tâches automatisées internes pour déposer un fichier dans le SFTP une fois par jour ou par semaine. Cette approche fonctionne parfaitement
Planification des téléchargements
- Une fois la configuration confirmée, nous pouvons programmer le téléchargement du fichier de notre côté.
- La plupart des organisations choisissent une heure en dehors des heures de travail (p. ex., 5 h du matin) pour éviter que les utilisateurs ne remarquent des changements dans les arrivées ou les départs lorsqu’ils sont en ligne.
Validation avant téléchargement
- Avant le premier téléchargement, nous allons :
- Examine ton fichier utilisateur pour connaître les conventions de nommage des colonnes
- Vérifie le format de date et toute autre exigence de formatage
- Assure-toi que ton fichier est parfaitement conforme à notre système afin d’éviter les erreurs de traitement
Finaliser la configuration
- Pour finaliser l’automatisation, nous devrons connaître les détails suivants :
- URL de ta plateforme Workvivo
- Le nom officiel du fichier de données utilisateur (ce nom doit être identique à chaque fois, par exemple client.csv ou client.xlsx)
- L’heure de la journée à laquelle tu souhaites que notre tâche vérifie la présence d’un dossier d’employé·e et l’importe dans le système s’il en existe un (p. ex. 07 h 00 GMT)
- Une adresse e-mail à laquelle tu souhaites envoyer chaque jour un e-mail automatisé contenant le résumé d’importation
- Nous avons un seuil de sécurité de suppression de 5 % : cela signifie que si l’importation signale que le nombre d’utilisateurs à supprimer dépasse 5 %, la tâche de suppression sera ignorée au cas où il s’agirait d’une erreur (tu en seras informé·e dans l’e-mail récapitulatif). Ce seuil peut être porté à 10, 15, 20 ou 25 % si nécessaire.