Importez des utilisateurs avec l’outil d’importation de fichiers des employés en libre-service

L’outil d’importation utilisateur en libre-service permet aux organisations de gérer leur base d’utilisateurs en important et en mettant à jour les personnes directement depuis le Admin Hub — sans avoir à contacter le support Workvivo. Vous pouvez utiliser l’outil pour ajouter de nouveaux utilisateurs, mettre à jour les informations existantes et désactiver des utilisateurs.

Appareil(s) : ordinateur

Rôles / Autorisations : Vous aurez besoin à la fois des rôles d’administrateur et de gestionnaire d’importation de fichiers employé (notez que cela n’est pas automatiquement hérité uniquement du rôle d’administrateur)

Disponibilité : En vous inscrivant, veuillez contacter votre contact Workvivo pour bénéficier de cette fonctionnalité.

Accès à l’outil d’importation

Pour accéder à l’outil d’importation en libre-service, rendez-vous dans le panneau d’administration > Outils > personnes > importer des personnes.

Types d’importation

Lors de l’exécution d’une importation, on vous invitera à choisir un type d’importation. Il y a deux options :

• Delta
  • Utilisez ceci lorsque votre fichier ne contient que les utilisateurs que vous souhaitez ajouter, mettre à jour ou désactiver (c’est-à-dire un sous-ensemble de votre liste complète d’employés).
  • Les utilisateurs non inclus dans le fichier ne seront pas affectés.

  • Vous pouvez désactiver un utilisateur en incluant un dans LeaveDate le fichier. La Date de sortie doit être une date passée pour que l’utilisateur puisse être désactivé.

    

• Tous les employés

  • Utilisez-le lorsque votre dossier contient la liste complète des employés.
  • Les utilisateurs inclus dans le fichier seront créés ou mis à jour.
  • Les utilisateurs non inclus dans le fichier peuvent être désactivés/supprimés par omission, selon vos paramètres d’importation (le seuil de suppression par défaut est de 5 %), c’est-à-dire que si plus de 5 % des utilisateurs sont omis du fichier, aucun utilisateur n’est désactivé. Veuillez noter que si le seuil de suppression est atteint, il n’y a actuellement aucun message indiquant qu’aucun utilisateur n’a été supprimé).
  • Ajouter un a LeaveDate à un utilisateur dans le fichier le désactive.

  

Validation et importation d’un fichier

• Cliquez sur Valider le fichier d’importation pour vérifier votre fichier avant de lancer l’importation.
• La validation signalera tout problème avec votre fichier avant que des modifications ne soient apportées à vos données utilisateur. Chaque ligne est validée selon les règles de colonnes de l’organisation, affichant exactement les lignes d’erreur avec un retour par ligne avant l’initiation de l’importation, empêchant ainsi les importations de fichiers invalides.
• Les fichiers passent à travers des états séquentiels (Préparation, Prêt à importer/Invalide, Importation, Terminé) avec une validation effectuée avant l’exécution et aucune option pour continuer avec des lignes invalides.
• Une fois la validation terminée, vous pouvez lancer l’importation.

Préparation

Le fichier est téléchargé, analysé et validé en arrière-plan. Chaque ligne est vérifiée par rapport aux règles de colonnes de l’organisation. 

Prêt pour l’importation

Le fichier a été validé et aucune erreur n’a été trouvée. L’utilisateur qui importe peut :

• Examinez combien d’utilisateurs seront créés et combien seront mis à jour (les décomptes sont indiqués par catégorie).
• Lance manuellement l’importation en appuyant sur Importer.

Invalide

Si même une seule ligne du fichier est invalide, l’importation passe à l’état Invalid . L’interface affiche exactement quelles lignes comportent des erreurs et l’utilisateur peut voir les erreurs par ligne.

La seule option à ce stade est de corriger le fichier manuellement et d’en télécharger un nouveau. Il n’est pas possible de continuer avec un fichier invalide — toutes les lignes doivent être valides avant de commencer.

Importation

L’importation est en cours. À ce stade, l’utilisateur ne peut plus consulter la liste des utilisateurs individuels dans l’importation — seul le fichier original peut être téléchargé. Cette étape peut prendre un certain temps selon la taille du fichier.

Achèvement

L’import a été conclu avec succès.

Note : Un seul fichier importé en libre-service peut s’exécuter à la fois. Si une autre importation est déjà en cours, il vous sera demandé d’attendre.

Informations importantes sur le format de fichier et les colonnes

 ⭐️ Pour une liste complète des colonnes supportées et leurs descriptions, cliquez sur Voir le modèle dans le mode de téléchargement (après avoir choisi Delta / Tous les employés). 

 ⭐️ Pour télécharger un modèle de fichier employé spécifique à votre organisation, vous pouvez simplement cliquer sur Télécharger le modèle CSV depuis ce modal. Les modèles incluent automatiquement des taxonomies et des champs personnalisés (s’ils sont activés lors des importations de fichiers) spécifiques à votre organisation.

• Les conventions de nommage des fichiers sont à la discrétion du client, cependant nous recommandons d’inclure la date de téléchargement dans votre nom de fichier pour faciliter la consultation ultérieure.
• Les fichiers doivent être téléchargés dans les formats pris en charge (CSV / XLS / XLSX).
• Les dates (par exemple, HireDate, LeaveDate) doivent être dans YYYY-MM-DD le format.
• Le champ email doit être une adresse email valide, sans espaces supplémentaires avant ou après l’email.
  • Veuillez noter que si votre organisation utilise la fonctionnalité de mot de passe dérivé, le format d’email requis pour cela sera accepté.
• Remarque : Si un compte utilisateur n’a pas encore été provisionné sur Workvivo et est inclus pour la première fois dans un fichier d’importation avec un LeaveDate compte inclus, son compte sera créé en tant que compte actif (indépendamment de la présence de LeaveDate).

Importation des horodatages

Les temps d’importation affichés dans l’outil sont affichés en UTC, quel que soit le fuseau horaire défini sur votre profil utilisateur.

Révision des fichiers

Les fichiers précédemment téléchargés peuvent être téléchargés en cliquant sur le Nom du fichier ou en cliquant sur les trois points à droite du fichier > Télécharger.

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des problèmes ou avez des questions concernant l’outil d’importation, veuillez contacter votre contact Workvivo.