Avec les espaces externes de Workvivo, vous pouvez inviter des contributeurs externes à recevoir et à partager des informations et du contenu avec vos équipes par le biais d’un espace privé externe dédié sur notre plateforme.
Appareil(s) : ordinateur
Rôles/autorisations : administrateur, responsable de l'espace
Contributeurs externes
Les contributeurs externes sont invités sur la plateforme en utilisant leur adresse e-mail. Ils n'auront accès qu'au contenu de l'espace où ils sont invités.
Nous avons vu de bons exemples d'espaces extérieurs chez nos clients. Voici quelques exemples d'utilisation :
- Espaces de formation au développement des personnes et au leadership où un tiers ou un coach est invité
- Espace réservé aux nouveaux arrivants : fidélisez les nouveaux arrivants avant qu'ils ne commencent en partageant une vidéo de bienvenue de ton PDG, une explication de ta culture et de tes valeurs, des FAQ, un aperçu de leur premier jour et à quoi s'attendre
- Espace cantine : un traiteur externe partage les menus et les photos des plats du jour
- Health & Des conseillers en fitness partagent leurs conseils et organisent des défis
- Espace communautaire pour l'enseignement supérieur ou les organes administratifs gouvernementaux : partage d'événements, de postes vacants, de rendez-vous et de deuils avec les membres de la communauté au sens large
- Engagement d'un fournisseur externe ou d'un contractant, par ex. centre d'appels externalisé : le client veut faire en sorte que ces personnes aient le sentiment de faire partie de la culture, recevoir des félicitations de la part des dirigeants et participer à des campagnes
- Espace d'assistance technique sur le terrain - informations et supports regroupés en un seul endroit pour soutenir les équipes de terrain - communications sur les appareils ou mises à jour des applications, gestion du flux de travail. modifications du système, alertes d'interruption du système, assistance pour résoudre les problèmes de connexion, etc.
Création d'un espace pour les contributeurs externes
En tant qu'administrateur système ou responsable de l'espace, tu peux créer un espace externe.
- Accédez à Workvivo sur ordinateur et, dans la barre de navigation, cliquez sur « Espaces »
- Dans la section Espaces, clique sur « Créer un nouvel espace » sur le côté gauche
- La fenêtre Créer un espace apparaît et à partir de là, tu peux ajouter des détails tels que le nom, la description, les catégories
- Choisir un espace communautaire
- Sélectionnez « Oui, utilisateurs externes... »
- L'espace est automatiquement transformé en espace privé
- Choisis qui peut publier sur l'espace : tous les membres ou uniquement les propriétaires, les administrateurs de l'espace et les modérateurs
Une fois créé, tu verras que l'espace est étiqueté « Externe » et qu'une bordure jaune entoure l'icône de l'espace.
Inviter des contributeurs externes à rejoindre l'espace
En tant que propriétaire ou administrateur de l'espace, tu peux y inviter des contributeurs externes.
- Ouvre l'espace et, dans la section Navigation spatiale, sélectionne « Inviter des membres »
- Sélectionne l'onglet Contributeurs externes
- Ajouter des adresses e-mail (une par ligne)
- Tu peux personnaliser le message qu'ils reçoivent dans leur invitation
- Cliquez sur « Envoyer »
- Les contributeurs externes recevront un e-mail les invitant à accéder à cet espace
Remarque : si vous avez l’intention d’ajouter un utilisateur externe en tant qu’utilisateur interne par la suite, pensez à ajouter +externe à l’adresse e-mail de l’utilisateur lorsque vous envoyez une invitation pour cet espace externe. Exemple d’espace externe : James.Ashton+external@workvivo.com. Lorsque vous ajoutez un utilisateur interne, vous pouvez supprimer +externe. L’utilisateur continuera à recevoir des notifications par e-mail dans la même boîte de réception.
Supprimer un utilisateur externe
Si un utilisateur externe doit être retiré d'un espace pour une raison ou une autre, le propriétaire ou l'administrateur de l'espace peut ouvrir la section Gérer l'accès, rechercher cette personne et cliquer sur « Supprimer ».
Utilisateurs externes et licences utilisateur
Chaque utilisateur provisionné, qu’il soit interne ou externe, se voit attribuer une licence utilisateur. Les utilisateurs externes sont considérés comme « provisionnés » une fois qu’ils ont été invités sur la plateforme et qu’ils ont terminé la configuration de leur compte.
Si tu n'as pas pu répondre à ta question en lisant cet article, contacte ton responsable de l'expérience client.