セルフサービス型のユーザーインポートツールを使用すると、組織はWorkvivoサポートに連絡することなく、管理ハブから直接ユーザーをインポートおよび更新することで、ユーザーベースを管理できます。このツールを使用すると、新規ユーザーの追加、既存ユーザー情報の更新、およびユーザーの無効化を行うことができます。
デバイス：デスクトップ
役割／権限：Admin と Employee File Import Manager の両方の役割が必要です（管理者の役割だけでは自動的に継承されないことに注意してください）。
利用可能状況：オプトイン方式です。この機能をご利用になるには、Workvivoの担当者までお問い合わせください。
インポートツールへのアクセス
セルフサービスインポートツールにアクセスするには、[管理パネル] > [ツール] > [メンバー] > [人をインポート] に移動します。
インポートタイプ
インポートを実行する際、インポートの種類を選択するよう求められます。選択肢は2つあります。
- デルタ
- ファイルに追加、更新、または無効化したいユーザーのみが含まれている場合（つまり、従業員リスト全体のサブセットである場合）に、この方法を使用してください。
- このファイルに含まれていないユーザーには影響はありません。
ファイルに
LeaveDateを含めることで、ユーザーを無効化できます。ユーザーを無効化するには、LeaveDateをインポート日より前の日付に設定する必要があります。
全従業員
- ファイルに全従業員リストが含まれている場合は、こちらを使用してください。
- ファイルに含まれるユーザーは、新規作成または更新されます。
- インポート設定によっては、ファイルに含まれていないユーザーは省略により無効化/削除される場合があります（デフォルトの削除しきい値は 5% です。つまり、5% を超えるユーザーがファイルから省略された場合、ユーザーは無効化されません）。削除しきい値に達した場合、現時点ではユーザーが削除されなかったことを知らせるメッセージは表示されませんのでご注意ください。
- また、ファイル内のユーザーにLeaveDateを追加することで、そのユーザーを無効化できます。ユーザーを無効化するには、LeaveDateをインポート日より前の日付に設定する必要があります。
ファイルの検証とインポート
- インポートを実行する前にファイルを確認するには、 「インポートファイルを検証」をクリックしてください。
- 検証機能により、ユーザーデータに変更を加える前に、ファイル内の問題を確認できます。各行は組織の列ルールに基づいて検証され、インポート開始前にエラーがある行とその詳細が行ごとに表示されます。これにより、無効なファイルがインポートされるのを防ぐことができます。
- ファイルは、「準備中」「インポート準備完了／無効」「インポート中」「完了」の順に状態が変化します。インポートの実行前に検証が行われ、無効な行を除外してインポートを続行することはできません。
- 検証が完了すると、インポートを実行できます。
準備中 (Preparing)
ファイルはバックグラウンドでアップロード、解析、検証されます。各行は、組織の列ルールに基づいてチェックされます。
インポート準備完了 (Ready for Import)
エラーが検出されなかった場合、以下の図のような画面が表示されます。
インポートを実行するユーザーは、以下を確認・実行できます。
- 作成されるユーザー数と更新されるユーザー数を確認する（カテゴリーごとに表示されます）。
- 「インポート」をクリックして、手動でインポートを開始する。
無効 (Invalid)
ファイル内に1行でも無効な行がある場合、インポートの状態は「無効（Invalid）」になります。画面上にはエラーが発生している行が正確に表示され、行ごとにエラーの詳細を確認できます。
この場合、ファイルを手動で修正し、新しいファイルをアップロードする必要があります。無効なファイルのまま処理を続行することはできません。インポートを開始するには、すべての行が有効である必要があります。
インポート (Importing)
以下の図は、インポート処理を実行している際の画面です。
この段階では、インポート対象となった個々のユーザーの一覧を確認することはできず、元のファイルのみダウンロードできます。
ファイルのサイズによっては、処理が完了するまでに時間がかかる場合があります。
完了 (Completed)
インポートは正常に完了しました。
注：セルフサービスによるファイルインポートは、一度に1件のみ実行できます。別のインポート処理がすでに進行中の場合は、その処理が完了するまでお待ちいただく必要があります。
ファイル形式と列に関する重要な情報
⭐️ サポートされている列とその説明の一覧については、アップロード画面で「Delta」または「全従業員」を選択した後、「テンプレートを表示」をクリックしてください。
⭐️ 組織に合わせた従業員ファイルのテンプレートをダウンロードするには、この画面で「テンプレートCSVをダウンロード」をクリックしてください。
テンプレートには、組織固有の分類体系やカスタムフィールド（ファイルインポートで有効になっている場合）が自動的に含まれます。
- ファイル名の命名規則はお客様のご判断にお任せしますが、今後の確認を容易にするため、ファイル名にアップロード日を含めることをお勧めします。
- サポートされているファイル形式（CSV / XLS / XLSX）でアップロードしてください。
- 日付（例：
HireDate、LeaveDate）はYYYY-MM-DD形式で入力してください。 Emailには有効なメールアドレスを入力してください。メールアドレスの前後に余分なスペースを入れないでください。- 組織が派生パスワード機能を使用している場合は、この機能に必要なメール形式が受け入れられますのでご注意ください。
- 注：Workvivoでまだプロビジョニングされていないユーザーアカウントが、
LeaveDateを含むインポートファイルに初めて含まれる場合、そのアカウントはアクティブなアカウントとして作成されます（LeaveDateの有無に関わらず）。
インポートのタイムスタンプ
ツールに表示されるインポート時間は、ユーザープロファイルで設定されているタイムゾーンにかかわらず、UTC（協定世界時）で表示されます。
ファイルの確認
以前にアップロードしたファイルは、ファイル名をクリックするか、ファイルの右側にある3つの点をクリックして「ダウンロード」をクリックすることでダウンロードできます。
お困りですか？
インポートツールに関して問題が発生した場合やご質問がある場合は、Workvivoの担当者までご連絡ください。