データ保持
Workvivoは、データ保持に関する2つのポリシーをサポートしています
- 非アクティブ化されたユーザーのコンテンツとインタラクションの削除
- 非アクティブ化されたユーザーの匿名化されたプロファイル(Alumni機能)でのコンテンツとインタラクションの保持
ポリシー1 - 離職者のコンテンツとインタラクションの削除
Workvivoプラットフォームがその機能を提供するために必要としないデータを保存または維持しないように注意を払っています。通常、要求されない限り、または次の場合にデータを削除することはありません。
- ユーザーがプラットフォーム上で非アクティブ化された場合、そのデータはすぐには完全に削除されません。これの唯一の理由は、ユーザーが誤って非アクティブ化された場合にデータを復元できるようにするためです。管理者は、非アクティブ化されたユーザーを完全に削除するオプションがあります。それ以外の場合、非アクティブなユーザーは、非アクティブになってから 30 日後に自動的に完全に削除されます。
- お客様がWorkvivoアカウントをキャンセルすることを決定した場合、そのアカウントは「非アクティブ」状態になります。お客様が気が変わった場合は、非アクティブになってから30日以内であれば、再度アクティブにすることができます。ご要望に応じて、この猶予期間を完全に放棄し、必要に応じてすべてのデータを完全に削除することができます。
手記： 組織の保持期間を延長することを選択できます (例: 60 日、90 日、180 日)
ユーザーが削除されると、どのようなデータが削除されますか?
当社は、当該ユーザーに関連する、そのユーザーに具体的に関連付けられた以下のデータをすべて削除します。
- アカウントの資格情報 (電子メール、パスワード、ユーザー識別子、およびセッション資格情報、パスワードリセットトークンを忘れた場合、API アクセストークンなどのログイン関連データ)。
- プロフィール情報(氏名、役職、採用日、連絡先情報など)。
- ユーザーがアップロードした任意のメディア(画像、ビデオ、ドキュメントなど)
- ユーザーが投稿した更新、ゴールの更新、シャウトアウト。
- ユーザーがユーザーから受け取ったシャウトアウトの関連付けをすべて解除する。
- ユーザーが行ったいいねやコメント。
- 使用状況追跡データ – 記事の閲覧数、APIリクエストなど
- ユーザーに関連するすべての主要なシステムデータ–通知、権限/役割、委任されたユーザーの関連付け、記念日、歓迎、チームの関連付け、接続されたTwitterアカウントなどの外部統合
以下の個人を特定できないデータは、ユーザーアカウントが削除された後も保持される。
- ユーザーが投稿したニュース記事やイベント – これらのアイテムからユーザーとの関連付けを解除しますが、アイテム自体は削除しません。
- ユーザーが投稿した質問または回答 – ユーザーとの関連付けを解除しますが、アイテム自体は削除しません。
- ユーザーが作成したページ – ユーザーとこれらのページとの関連付けを解除しますが、アイテム自体は削除しません。
- ユーザーが投稿したスペースドキュメント – ユーザーとこれらのドキュメントとの関連付けを解除しますが、アイテム自体は削除しません。
- アプリとドキュメント - これらはユーザーにリンクされていないため、残ります。
- アンケートの回答 — アンケートのレポートデータと指標の整合性を確保するために、回答データは削除しない。プラットフォームのアンケート、レポート、分析機能では、常にユーザーの匿名性を保護している。しかし、匿名のフィードバック会話などの機能を円滑に進めるために、回答とユーザーの間にはシステムレベルの関連付けがある。ユーザーが削除されると、この関連付けも削除される。
ポリシー2 - 匿名化されたコンテンツとインタラクションの保持(卒業生)
退職者を削除してそのコンテンツを削除する代わりに、組織で選択できる別のポリシーがあります-「卒業生」機能。
ここでユーザーは無効化されるが、そのコンテンツはすべて匿名のプロファイルの下でプラットフォームに表示されたままになる。
Alumni 機能を有効にすることを選択した場合は、同意した Alumni ユーザー名とアバターを提供できます。
例：
- 元従業員
- 同窓生ユーザー
- 前職の従業員
- 会社の卒業生
以前は： チャドはアクティブユーザーです
後：チャドは脱退者だ。彼はユーザーとしては無効になっているが、コンテンツとインタラクションは残っている。
Workvivoは、データベースとキャッシュデータの完全バックアップを毎晩取ります。
要求に応じて、これらのバックアップを使用して、取得された時点でデータベースを復元できます。バックアップの保持ポリシーは、データベースが 7 日間、添付ファイルを含む資産が 30 日間です。
この期間が過ぎると、バックアップは自動的に破棄される。