Se preferir assistir a um passo a passo em vídeo, pule para esta seção.
Se estiver provisionando usuários por meio de um arquivo, confira se ele está formatado corretamente para evitar erros de processamento.
Campos obrigatórios
Os seguintes campos devem ser incluídos para cada usuário:
- ID: Identificador exclusivo por usuário. Isso ancora todos os dados dos funcionários
- E-mail: endereço de e-mail do usuário
- FirstName: nome do usuário
- LastName: sobrenome do usuário
(Os campos opcionais melhoram a experiência na plataforma, mas não são obrigatórios para a criação de um perfil).
Observação: os valores de ID e e-mail não devem ser duplicados na base de usuários (ou seja, usuários diferentes com o mesmo valor de ID).
Adicionar ou desativar usuários
- Novos usuários: adicione uma nova linha com um ID único
- Desativação de usuários: omita a linha do usuário no arquivo ou inclua uma coluna LeaveDate com a data de saída do usuário, no formato AAAA-MM-DD
Regras de formatação
- O ID deve ser exclusivo por usuário e consistente em todas as importações
- Os cabeçalhos das colunas não podem ser alterados (p. ex., ID para Identificador)
- Os campos de data devem usar o formato AAAA-MM-DD
- Você pode excluir qualquer coluna opcional que não queira incluir
Campos opcionais recomendados
- Departamento e local: a maioria das organizações inclui esses campos para colocar automaticamente os usuários em suas equipes relevantes na Workvivo
- Outros tipos de equipe: se você quiser incluir outros tipos de equipe, como Divisão, avise seu gerente de projeto
Coluna AuthMode
- Usado para organizações com usuários tanto de senha quanto de SSO (configuração mista)
- Se a sua organização usa apenas senha, apenas SSO ou vários locatários de SSO, omita essa coluna
- Os valores na coluna devem estar em minúsculas (sso ou senha)
Configuração SFTP:
Podemos oferecer duas opções para que você forneça seus arquivos de usuário para provisionamento de usuários:
1. SFTP hospedado pela Workvivo
- Podemos criar um servidor SFTP dedicado para sua organização usando um bucket AWS S3
- Sua equipe pode fazer o upload do arquivo do usuário nesse servidor em uma frequência regular (diária, semanal, etc.)
- Após o upload, capturaremos automaticamente o arquivo e o excluiremos do servidor imediatamente após o processamento
- Para configurar, gere o próprio par de chaves pública/privada e compartilhe a chave pública gerada conosco.
2. SFTP hospedado pelo cliente
- Se preferir, você pode nos fornecer acesso a um servidor SFTP hospedado pela sua organização
- Pegaremos o arquivo automaticamente no seu servidor
- Para finalizar a configuração, precisamos do nome de usuário, senha e URL.
Usar o servidor SFTP
- Se não tiver familiaridade com SFTP, você pode usar ferramentas como o Transmit ou o Cyberduck para se conectar
- O arquivo deve ser carregado sempre com o mesmo nome de arquivo para permitir o processamento automático
- Muitos clientes configuram tarefas automatizadas internas para inserir um arquivo no SFTP uma vez por dia ou por semana; uma abordagem que funciona perfeitamente
Agendar uploads
- Após a confirmação da configuração, podemos agendar o upload do arquivo do nosso lado
- A maioria das organizações escolhe um horário fora do expediente (como 5 da manhã) para evitar que os usuários percebam mudanças nas pessoas que entraram ou saíram enquanto estão online.
Validação pré-upload
- Antes do primeiro upload, nós iremos:
- Revise seu arquivo de usuário para convenções de nomenclatura de colunas
- Verificar o formato de data e qualquer outro requisito de formato
- Certifique-se de que seu arquivo esteja totalmente em conformidade com nosso sistema para evitar erros de processamento
Finalizar a configuração
- Para finalizar a automação, vamos precisar dos seguintes detalhes:
- URL da sua plataforma Workvivo
- O nome confirmado do arquivo de dados de usuários (deve sempre ser o mesmo nome; por exemplo, cliente.csv ou cliente.xlsx)
- O horário em que você gostaria que verificássemos um arquivo de funcionários e carregássemos no sistema se houver um arquivo lá (por exemplo, 7h GMT)
- Um endereço de e-mail para o qual você gostaria de enviar um resumo de importação automático diariamente
- Temos um limite de segurança de 5% para exclusões. Isso significa que, se a importação sinalizar que o número de usuários a serem excluídos é superior a 5%, a tarefa de exclusão é ignorada por precaução, caso se trate de um erro (você receberá uma notificação sobre isso no e-mail de resumo). Esse limite pode ser aumentado para 10, 15, 20 ou 25, se necessário.