A ferramenta de importação de usuários em regime de autosserviço permite que as organizações gerenciem sua base de usuários importando e atualizando informações diretamente do Admin Hub, sem a necessidade de entrar em contato com o Suporte da Workvivo. Você pode usar a ferramenta para adicionar novos usuários, atualizar informações de usuários existentes e desativar usuários.
Aparelhos: desktop
Funções/Permissões: Você precisará das funções de Administrador e de Gerente de Importação de Arquivos de Funcionários (observe que essa função não é herdada automaticamente apenas da função de Administrador).
Disponibilidade: Opcional. Entre em contato com seu representante da Workvivo para aproveitar este recurso.
Acessando a ferramenta de importação
Para acessar a Ferramenta de Importação de Autoatendimento, navegue até Painel de Administração > Ferramentas > Pessoas > Importar Pessoas.
Tipos de importação
Ao executar uma importação, você será solicitado a escolher um tipo de importação. Existem duas opções:
-
Delta
- Use esta opção quando seu arquivo contiver apenas os usuários que você deseja adicionar, atualizar ou desativar (ou seja, um subconjunto da sua lista completa de funcionários).
- Os usuários não incluídos no arquivo não serão afetados.
-
Você pode desativar um usuário incluindo uma
LeaveDateno arquivo. A data de saída (LeaveDate) deve ser uma data passada para que o usuário seja desativado.
-
Todos os funcionários
- Use esta opção quando seu arquivo contiver a lista completa de seus funcionários.
- Os usuários incluídos no arquivo serão criados ou atualizados.
- Usuários não incluídos no arquivo podem ser desativados/excluídos por omissão, dependendo das suas configurações de importação (o limite de exclusão padrão é de 5%, ou seja, se mais de 5% dos usuários forem omitidos do arquivo, nenhum usuário será desativado). Observe que, se o limite de exclusão for atingido, atualmente não há nenhuma mensagem informando que nenhum usuário foi excluído.
- Adicionar uma
LeaveDatea um usuário no arquivo irá desativá-lo.
Validação e importação de um arquivo
- Clique em Validar arquivo de importação para verificar seu arquivo antes de executar a importação.
- A validação identificará quaisquer problemas com seu arquivo antes que qualquer alteração seja feita em seus dados de usuário. Cada linha é validada de acordo com as regras da coluna de organização, exibindo as linhas com erros exatos e com feedback por linha antes do início da importação, evitando a importação de arquivos inválidos.
- Os arquivos passam por estados sequenciais (Preparando, Pronto para Importação/Inválido, Importando, Concluído), com validação realizada antes da execução e sem opção de prosseguir com linhas inválidas.
- Após a validação ser concluída, você poderá prosseguir com a importação.
Preparando
O arquivo está sendo carregado, analisado e validado em segundo plano. Cada linha é verificada em relação às regras da coluna para a organização.
Pronto para importação
O arquivo foi validado e nenhum erro foi encontrado. O usuário que importa pode:
- Verifique quantos usuários serão criados e quantos serão atualizados (as contagens são mostradas por categoria).
- Inicie a importação manualmente pressionando Importar.
Inválido
Se ao menos uma única linha do arquivo for inválida, a importação passa para o estado Invalid . A interface do usuário exibe exatamente quais linhas contêm erros e o usuário pode visualizar os erros em cada linha.
A única opção neste momento é corrigir o arquivo manualmente e enviar um novo. Não é possível prosseguir com um arquivo inválido — todas as linhas devem ser válidas antes de começar.
Importação
A importação está em andamento. Neste ponto, o usuário não pode mais visualizar a lista de usuários individuais na importação — somente o arquivo original pode ser baixado. Esta etapa pode demorar algum tempo, dependendo do tamanho do arquivo.
Concluído
A importação foi concluída com sucesso.
Observação: Apenas uma importação de arquivo por autoatendimento pode ser executada por vez. Se outra importação já estiver em andamento, você será solicitado a aguardar.
Informações importantes sobre formato de arquivo e colunas
⭐️ Para obter uma lista completa das colunas suportadas e suas descrições, clique em "Visualizar modelo" na janela de upload (após selecionar Delta / Todos os funcionários).
⭐️ Para baixar um modelo de arquivo de funcionário específico para sua organização, basta clicar em "Baixar modelo CSV" nesta janela. Os modelos incluem automaticamente taxonomias e campos personalizados (se ativados na importação de arquivos) específicos da sua organização.
- As convenções de nomenclatura de arquivos ficam a critério do cliente; no entanto, recomendamos incluir a data de upload no nome do arquivo para facilitar a revisão futura.
- Os arquivos devem ser enviados nos formatos suportados (CSV / XLS / XLSX).
- As datas (por exemplo,
HireDate,LeaveDate) devem estar no formatoYYYY-MM-DD. -
O campo de e-mail deve conter um endereço de e-mail válido, sem espaços adicionais antes ou depois do endereço.
- Observe que, se sua organização utiliza a funcionalidade de senha derivada, o formato de e-mail exigido para isso será aceito.
- Observação: Se uma conta de usuário ainda não tiver sido provisionada no Workvivo e for incluída em um arquivo de importação pela primeira vez com uma
LeaveDate) definida, a conta será criada como uma conta ativa (independentemente da presença da data de saída).
Importar carimbos de data/hora
Os horários de importação exibidos na ferramenta são mostrados em UTC, independentemente do fuso horário definido em seu perfil de usuário.
Revisão de arquivos
Os arquivos previamente carregados podem ser baixados clicando no nome do arquivo ou clicando nos três pontos à direita do arquivo > Download.
Precisa de ajuda?
Caso encontre algum problema ou tenha dúvidas sobre a ferramenta de importação, entre em contato com seu representante da Workvivo.