Retención de datos
Workvivo admite dos políticas para la retención de datos
- Eliminación de contenidos e interacciones para usuarios desactivados
- Conservación de contenidos e interacciones bajo un perfil anónimo (capacidad Alumni) para usuarios desactivados
Política 1 - Eliminación de contenido e interacciones de quienes abandonan el sitio
Nos encargamos de garantizar que no almacenemos ni mantengamos datos que la plataforma Workvivo no requiere para brindar su funcionalidad. Generalmente no eliminamos datos específicamente a menos que se lo solicitemos o en los siguientes eventos:
- Cuando un usuario es desactivado en la plataforma, sus datos no se eliminan de forma permanente e inmediata. La única razón para esto es permitir que se restauren los datos en caso de que un usuario se desactive por error. Los administradores tienen la opción de eliminar permanentemente un usuario una vez que lo hayan desactivado. De lo contrario, los usuarios inactivos se eliminan automáticamente de forma permanente después de 30 días de volverse inactivos.
- Cuando un cliente decide cancelar su cuenta de Workvivo, su cuenta pasa a un estado “inactivo”. Si el cliente decide cambiar de opinión, podrá reactivarse nuevamente dentro de los 30 días de quedar inactivo. Si lo solicita, podemos prescindir por completo de este período de gracia y eliminar de forma permanente todos los datos según sea necesario.
Nota: Puede optar por aumentar el período de retención para su organización, por ejemplo, 60/90/180 días.
¿Qué datos se eliminan cuando se elimina un usuario?
Eliminamos todos los datos relativos al usuario en cuestión que estén específicamente vinculados a dicho usuario, lo que incluye:
- Sus credenciales de cuenta (correo electrónico, contraseña, identificador de usuario y cualquier dato relacionado con el inicio de sesión, como credenciales de sesión, tokens de restablecimiento de contraseña olvidada, tokens de acceso a API, etc.).
- Su información de perfil (nombre, apellido, puesto de trabajo, fecha de contratación, información de contacto, etc.).
- Cualquier medio cargado por el usuario: imágenes, vídeos, documentos, etc.
- Cualquier actualización, actualización de objetivos, menciones publicadas por el usuario.
- Desvinculamos cualquier mención que el usuario haya recibido del usuario.
- Todos los me gusta y comentarios realizados por el usuario.
- Datos de seguimiento de uso: vistas de artículos, solicitudes de API, etc.
- Todos los datos clave del sistema relacionados con el usuario: notificaciones, permisos/roles, asociaciones de usuarios delegados, aniversarios, bienvenidas, asociaciones de equipos, integraciones externas como cuentas de Twitter conectadas
Los siguientes datos no personalmente identificables se conservan después de eliminar la cuenta de usuario:
- Artículos de noticias y eventos publicados por el usuario: disociamos al usuario de estos elementos, pero no eliminamos los elementos en sí.
- Preguntas o respuestas publicadas por el usuario: disociamos al usuario de estas, pero no eliminamos los elementos en sí.
- Páginas creadas por el usuario: disociamos al usuario de estas, pero no eliminamos los elementos en sí.
- Documentos espaciales publicados por el usuario: disociamos al usuario de estos, pero no eliminamos los elementos en sí.
- Aplicaciones y documentos: no están vinculados a un usuario, por lo que permanecen.
- Respuestas de la encuesta: para garantizar la integridad de los datos y las métricas de los informes de la encuesta, no eliminamos los datos de las respuestas. Siempre protegemos el anonimato de los usuarios en las funciones de informes y análisis de encuestas en la plataforma. Sin embargo, para poder facilitar funciones como conversaciones de comentarios anónimos, tenemos una asociación a nivel de sistema entre la respuesta y el usuario. Cuando se elimina el usuario, también eliminamos esta asociación.
Política 2 - Retención de contenido e interacciones anónimos (antiguos alumnos)
En lugar de eliminar a los que se van y quitar su contenido, existe una política alternativa que puede elegir para su organización: la función "antiguos alumnos".
Aquí el usuario queda desactivado pero todo su contenido permanece visible en la plataforma bajo un perfil anónimo.
Si decide habilitar la función Alumni, puede proporcionar un nombre de usuario de Alumni acordado y un avatar.
Ejemplos:
- Ex empleado
- Usuario Alumna
- Empleado anterior
- Alumno de la empresa
Antes: Chad es un usuario activo
Después: Chad se va, se desactiva como usuario pero su contenido e interacciones permanecen.
Workvivo realiza copias de seguridad completas de nuestra base de datos y datos en caché todas las noches.
A pedido, estas copias de seguridad se pueden utilizar para restaurar la base de datos en el momento en que se tomaron. Nuestra política de retención de copias de seguridad es de 7 días para la base de datos y 30 días para los activos, incluidos los archivos adjuntos.
Después de este período, las copias de seguridad se destruyen automáticamente.