Conservation des données
Workvivo soutient deux politiques de conservation des données
- Suppression du contenu et des interactions pour les utilisateurs désactivés
- Conservation du contenu et des interactions sous un profil anonyme (fonctionnalité Alumni) pour les utilisateurs désactivés
Règle 1 - Suppression du contenu et des interactions des utilisateurs
Nous veillons à ne pas stocker ni conserver de données qui ne sont pas requises par la plateforme Workvivo pour fonctionner. En général, nous ne supprimons pas de données de manière spécifique sauf sur demande ou dans les cas suivants :
- Lorsqu'un utilisateur est désactivé sur la plateforme, ses données ne sont pas immédiatement supprimées définitivement. La seule raison est de permettre la restauration des données en cas de désactivation par erreur d'un utilisateur. Les administrateurs ont la possibilité de supprimer définitivement un utilisateur une fois qu'il a été désactivé. Sinon, les utilisateurs inactifs sont automatiquement supprimés définitivement au bout de 30 jours.
- Lorsqu'un client décide de supprimer son compte Workvivo, celui-ci passe à l'état « inactif ». Si le client décide de changer d'avis, il peut être réactivé dans les 30 jours suivant son inactivité. Sur demande, nous pouvons renoncer totalement à ce délai de grâce et supprimer définitivement toutes les données selon les besoins.
Remarque : tu peux choisir d'augmenter la période de rétention de ton organisation, par exemple 60, 90 ou 180 jours
Quelles données sont supprimées lorsqu'un utilisateur est supprimé ?
Nous supprimons toutes les données relatives à l'utilisateur en question qui sont spécifiquement liées à cet utilisateur, notamment :
- Les informations d'identification de leur compte (e-mail, mot de passe, identifiant utilisateur et toutes les données liées à la connexion, telles que les informations de session, les jetons de réinitialisation du mot de passe oublié, les jetons d'accès à l'API, etc.).
- Les informations de leur profil (prénom, nom de famille, fonction, date d'embauche, coordonnées, etc.).
- Tous les médias mis en ligne par l'utilisateur : images, vidéos, documents, etc.
- Toutes les mises à jour, les mises à jour sur les objectifs, les critiques publiées par l'utilisateur.
- Nous dissocions tout message que l'utilisateur a reçu de sa part.
- Tous les likes et commentaires de l'utilisateur.
- Données de suivi de l'utilisation : articles consultés, demandes d'API, etc.
- Toutes les données système clés relatives à l'utilisateur : notifications, autorisations/rôles, associations d'utilisateurs délégués, anniversaires, bienvenue, associations d'équipes, intégrations externes telles que les comptes Twitter connectés
Les données non personnelles suivantes sont conservées après la suppression du compte utilisateur :
- Articles de presse et événements publiés par l'utilisateur. Nous dissocions l'utilisateur de ces éléments, mais nous ne les supprimons pas eux-mêmes.
- Questions ou réponses publiées par l'utilisateur. Nous ne l'associons pas à ces questions, mais nous ne supprimons pas les éléments eux-mêmes.
- Pages créées par l'utilisateur. Nous dissocions l'utilisateur de ces pages, mais nous ne supprimons pas les éléments eux-mêmes.
- Documents spatiaux publiés par l'utilisateur. Nous dissocions l'utilisateur de ces documents, mais nous ne supprimons pas les éléments eux-mêmes.
- Documents Apps & : ils ne sont pas liés à un utilisateur, ils sont donc conservés.
- Réponses aux enquêtes — pour garantir l'intégrité des données et des indicateurs des enquêtes, nous ne supprimons pas les données de réponse. Nous protégeons toujours l'anonymat des utilisateurs dans les fonctionnalités de reporting et d'analyse des enquêtes de la plateforme. Cependant, afin de faciliter des fonctionnalités telles que les conversations de feedback anonymes, nous avons établi une association au niveau du système entre la réponse et l'utilisateur. Lorsque l'utilisateur est supprimé, nous supprimons également cette association.
Politique 2 - Conservation du contenu et des interactions anonymisés (anciens élèves)
Au lieu de supprimer les sortants et de supprimer leur contenu, il existe une autre politique que tu peux choisir pour ton organisation : la fonctionnalité « anciens élèves ».
C'est là que l'utilisateur est désactivé mais que tout son contenu reste visible sur la plateforme sous un profil anonyme.
Si tu choisis d'activer la fonction Anciens élèves, tu peux fournir un nom d'utilisateur et un avatar approuvés pour les anciens élèves.
Exemples :
- Ancien employé
- Utilisateur Alumna
- Employé précédent
- Alun de l'entreprise
Avant : Chad est un utilisateur actif
Après: Chad est parti, il est désactivé en tant qu'utilisateur mais son contenu et ses interactions persistent.
Workvivo effectue des sauvegardes complètes de notre base de données et des données du cache tous les soirs.
Sur demande, ces sauvegardes peuvent être utilisées pour restaurer la base de données au moment où elles sont effectuées. Notre politique de conservation des sauvegardes est de 7 jours pour la base de données et de 30 jours pour les actifs, y compris les pièces jointes.
Passé ce délai, les sauvegardes sont automatiquement détruites.