Retenção dos dados
A Workvivo oferece suporte a duas políticas de retenção de dados
- Remoção de conteúdo e interações para usuários desativados
- Retenção de conteúdo e interações sob um perfil anonimizado (capacidade Alumni) para usuários desativados
Política 1 - Remoção de conteúdo e interações de quem sai
Tomamos cuidado para garantir que não armazenamos ou mantemos dados que não sejam necessários para que a plataforma Workvivo forneça sua funcionalidade. Geralmente, não excluímos dados especificamente, a menos que solicitados, ou nos seguintes eventos:
- Quando um usuário é desativado na plataforma, seus dados não são imediatamente excluídos permanentemente. A única razão para isso é permitir que os dados sejam restaurados no caso de um usuário ser desativado por engano. Os administradores têm a opção de excluir permanentemente um usuário após ele ter sido desativado. Caso contrário, os usuários inativos serão excluídos automaticamente e permanentemente após 30 dias de inatividade.
- Quando um cliente decide cancelar sua conta Workvivo, sua conta entra em um estado “inativo”. Caso o cliente decida mudar de ideia, ele poderá ser reativado novamente em até 30 dias após ficar inativo. Mediante solicitação, podemos abrir mão totalmente desse período de carência e excluir permanentemente todos os dados, conforme necessário.
Nota: Você pode optar por aumentar o período de retenção para sua organização, por exemplo, 60/90/180 dias
Quais dados são excluídos quando um usuário é excluído?
Excluímos todos os dados relacionados ao usuário em questão que estejam especificamente vinculados a esse usuário, o que inclui:
- Suas credenciais de conta (e-mail, senha, identificador de usuário e quaisquer dados relacionados a login, como credenciais de sessão, tokens de redefinição de senha esquecida, tokens de acesso à API e assim por diante).
- Suas informações de perfil (nome, sobrenome, cargo, data de contratação, informações de contato, etc.).
- Qualquer mídia enviada pelo usuário – imagens, vídeos, documentos, etc.
- Quaisquer atualizações, atualizações de metas, mensagens publicadas pelo usuário.
- Desassociamos quaisquer mensagens que o usuário recebeu do usuário.
- Quaisquer curtidas e comentários feitos pelo usuário.
- Dados de rastreamento de uso – visualizações de artigos, solicitações de API, etc.
- Todos os dados principais do sistema relacionados ao usuário – notificações, permissões/funções, associações de usuários delegadas, aniversários, boas-vindas, associações de equipe, integrações externas, como contas do Twitter conectadas
Os seguintes dados não pessoalmente identificáveis são retidos após a exclusão da conta do usuário:
- Artigos de notícias e eventos postados pelo usuário – dissociamos o usuário desses itens, mas não os excluímos.
- Perguntas ou respostas postadas pelo usuário – dissociamos o usuário delas, mas não excluímos os itens em si.
- Páginas criadas pelo usuário – dissociamos o usuário delas, mas não excluímos os itens em si.
- Documentos publicados pelo usuário nos Espaços – dissociamos o usuário destes, mas não excluímos os itens em si.
- Aplicativos e documentos - não são vinculados a um usuário, portanto, permanecem.
- Respostas da pesquisa – para garantir a integridade dos dados e métricas dos relatórios da pesquisa, não excluímos os dados de resposta. Sempre protegemos o anonimato dos usuários nos relatórios de pesquisas e na funcionalidade de análise na plataforma. No entanto, para poder facilitar recursos como conversas de feedback anônimo, temos uma associação em nível de sistema entre a resposta e o usuário. Quando o usuário é excluído, também excluímos essa associação.
Política 2 - Retenção de Conteúdo e Interações Anonimizados (Ex-alunos)
Em vez de excluir aqueles que saíram e remover seu conteúdo, há uma política alternativa que você pode escolher para sua organização: o recurso "ex-aluno".
É aqui que o usuário é desativado, mas todo o seu conteúdo permanece visível na plataforma sob um perfil anonimizado.
Se você optar por habilitar o recurso Alumni, poderá fornecer um nome de usuário Alumni acordado e um avatar.
Exemplos:
- Ex-funcionário
- Ex-usuária
- Funcionário anterior
- Ex-aluno da empresa
Antes: Chad é um usuário ativo
Depois: Chad sai, ele é desativado como usuário, mas seu conteúdo e interações permanecem.
O Workvivo faz backups completos do nosso banco de dados e armazena dados em cache todas as noites.
Mediante solicitação, esses backups podem ser usados para restaurar o banco de dados no momento em que foram feitos. Nossa política de retenção para backups é de 7 dias para o banco de dados e 30 dias para ativos, incluindo anexos.
Após esse período, os backups são destruídos automaticamente.