Crear y administrar Rutas

Workvivo Rutas le permite ofrecer flujos de trabajo de empleados dirigidos, automatizados y personalizados. Con disparadores, pasos, plantillas, un centro de mensajes centralizado y análisis, los clientes pueden diseñar, crear y realizar un seguimiento de flujos de trabajo de comunicaciones personalizados.

Accesible a través de la web y de dispositivos móviles, Rutas garantiza que los empleados reciban el contenido adecuado en el momento preciso y a escala. 

Dispositivos: computadora de escritorio, dispositivo móvil (para ver o completar un recorrido) 

Roles/Permisos: 

• Administrador de recorridos: puede crear, gestionar y ver análisis de todos los recorridos de la organización.
• Gerente de recorridos: solo puede gestionar y ver los análisis de los recorridos que ha creado.

Nota: Los recorridos solo se pueden configurar y analizar en el escritorio.

Crear una Ruta 

Puedes crear una Ruta desde cero o a partir de plantillas. 

Para ello, vaya al panel de recorrido desde el centro de administración y seleccione el botón Crear Ruta :

Selecciona la opción de lienzo en blanco para abrir el Creador de recorridos donde puedes crear el tuyo, seleccionar el activador y los pasos que quieres incluir:

• Haga clic en Seleccionar punto de partida para elegir su disparador y seleccionar el disparador que mejor se adapte a su escenario

A continuación, usa los pasos de arrastrar y soltar para crear la secuencia de pasos que quieres incluir en un recorrido y asigna el contenido a cada paso:

Puede reordenar los pasos arrastrándolos a una nueva posición en la línea de tiempo o eliminarlos si lo desea.

• También puedes agregar reconocimiento a algunos de los pasos; de este modo, el usuario final deberá confirmar explícitamente que vio el contenido que le compartieron.

Para pausar el recorrido, arrastra y suelta el paso Añadir un intervalo. Esto te permite pausar los pasos que siguen al intervalo por un período específico (por ejemplo, 3 días). El intervalo se calcula desde el momento en que el usuario completa el activador:

Puedes consultar una vista previa tu recorrido desde la perspectiva del usuario si haces clic en la opción Vista previa. Esto te permite verificar los pasos y el cronograma del recorrido sin necesidad de publicarlo:

Una vez que el cronograma esté completo y todos los pasos tengan contenido asignado, tendrás que configurar la información y la audiencia del recorrido, y publicarlo.

Para ello, vaya a la pestaña Información y configuración y configure lo siguiente:

• Título de la Ruta: Un nombre claro y descriptivo.
• Descripción: Una breve descripción del propósito de la ruta.
• Imagen: Una imagen en miniatura para una fácil identificación.
• Audiencia: selecciona la audiencia a la que quieres asignar el recorrido (no se admiten espacios ocultos ni externos).

Guardar recorrido como borrador o plantilla

Ten en cuenta que puedes guardar tu recorrido como borrador y continuar más tarde. Para ello, haz clic en Guardar en cualquier momento durante la creación para guardar tu trabajo y regresar más tarde.

Ten en cuenta que aún necesitas seleccionar el activador para poder guardar un recorrido como borrador.

Para guardar tu recorrido como una plantilla para usarla en el futuro, haz clic en Guardar como plantilla durante la creación. Accede a las plantillas guardadas a través del Panel de administración de recorridos > Opciones > Gestionar plantillas:
 

Haz clic en Programar en la parte inferior para abrir el modal que se muestra a continuación. Elige Publicar ahora para publicar inmediatamente o fija una fecha/hora de inicio. La Fecha de finalización es opcional; si se deja en blanco, el recorrido se ejecuta indefinidamente, e inscribe a los usuarios cada vez que lo activen:

Gestionar una Ruta 

Ten en cuenta que un recorrido activo o finalizado no se puede editar, pero puedes extender la fecha de finalización, finalizar un recorrido activo o eliminar o duplicar el recorrido.

Extender la fecha de finalización de la ruta

Para extender la fecha de finalización, navega al panel de control de recorridos y haz clic en el título del recorrido que quieres actualizar, o selecciona Editar en el menú …:

• Vaya a la pestaña Información y configuración del recorrido activo.
• Busque la configuración Fecha de finalización.
• Ajuste la fecha a una hora posterior para asegurarse de que la ruta continúe.

Finalización de un recorrido

• En la página Análisis, haga clic en el botón Finalizar recorrido para detener la inscripción y evitar que los usuarios avancen en los pasos.

• Desde el panel de control de Rutas, haz clic en ... y selecciona Finalizar Ruta.

Duplicar o eliminar un recorrido 

Los recorridos duplicados se guardan en modo borrador y puedes cambiarlos o ajustarlos. También puedes eliminar un recorrido, pero, si está en estado activo, primero debes finalizarlo manualmente y luego eliminarlo. Un recorrido eliminado desaparecerá del panel de control del usuario y del administrador.

Editar un recorrido

Los administradores/gestores de recorridos ahora pueden editar la imagen, el título y la descripción de un recorrido, incluso si está activo o ha finalizado.

Los siguientes pasos también se pueden editar mientras el recorrido está activo:

• Compartir un artículo
• Compartir una página
• Compartir una actualización
• Compartir un mensaje
• Compartir un enlace
• Compartir un evento

Para ello, selecciona Editar para el recorrido activo que quieres editar:

Actualiza el contenido de los pasos correspondientes y guarda el recorrido:

Los pasos completados mantendrán su estado, pero el contenido se actualizará para los usuarios finales. Los pasos confirmados mantendrán su estado; si se edita el contenido, no se eliminará el informe de confirmación ni el estado.

Añadir traducción a Rutas

Ahora puedes agregar y editar traducciones para el título y la descripción del recorrido en la sección “Agregar traducciones” del editor de recorridos:

Ten en cuenta que estas traducciones se añaden automáticamente, pero se pueden editar manualmente.

Sincroniza la audiencia del recorrido

Esta opción permite a los administradores/gestores de recorridos sincronizar manualmente la audiencia de un recorrido activo que utiliza un activador predeterminado. Cuando haces clic en Sincronizar audiencia, comprobamos la audiencia que has seleccionado para el recorrido. Cualquiera que coincida con la audiencia, pero aún no esté inscrito, será incorporado al recorrido.

Esto es muy útil cuando los empleados nuevos se unen a la organización y deben ser incluidos en un recorrido de capacitación o incorporación existente (ten en cuenta que no se eliminará a nadie que ya esté inscrito en el recorrido).

El botón Sincronizar audiencia se desactiva durante la primera hora después de que se activa un recorrido. No hay límite en el número de veces que puedes sincronizar la audiencia.

Puedes sincronizar la audiencia desde la sección Recorridos activos:

O desde el panel de rendimiento del recorrido:

Envía recordatorios de recorridos

Hay 3 formas en las que puedes recordarles a los usuarios sobre un recorrido:

• Recordatorio manual a nivel de recorrido: envía un recordatorio manual para un recorrido activo a los usuarios que estén inscritos en el recorrido y tengan un paso activo. 
  • Para ello, haz clic en ... en un recorrido activo y selecciona Enviar recordatorio 

También puedes usar la página de análisis de recorridos para enviar estos recordatorios manuales:

• Recordatorio manual de nivel de paso de un recorrido: envía un recordatorio manual a quienes aún no hayan completado el paso.
  • Para hacerlo, haz clic en el nombre del recorrido para abrir la página de análisis del recorrido. 
  • Encuentra el paso para el que quieres enviar un recordatorio.
  • Haz clic en Seguimiento del progreso para ver una lista de todos los usuarios que pueden completar el paso.

  • Haz clic en la etiqueta Incompleta para ver la opción Enviar recordatorio de paso.

    
     

• Recordatorio automatizado a nivel de recorrido: envía un recordatorio antes de la fecha de finalización del recorrido o en un día/hora específicos.

  

  • Puedes configurar este recordatorio durante la configuración del recorrido y también para recorridos activos (deberías entrar en el modo de edición de un recorrido activo para poder cambiar eso). 
    • Puedes elegir enviar un recordatorio semanal todos los [días] a las [hora] con recordatorios que continúen hasta la finalización del recorrido o la fecha de finalización.

      

    • O también puedes enviar un recordatorio único una cantidad determinada de días antes de la fecha de finalización del recorrido. Esto solo funciona si se configuró la fecha de finalización de un recorrido.

• Ten en cuenta que solo puedes enviar recordatorios una vez por hora, a fin de evitar abrumar a los usuarios del recorrido.
• Los recordatorios generan una notificación web, por correo electrónico y push para los usuarios del recorrido