Las pestañas Aplicaciones y Documentos son ventanas a los sistemas y documentos clave que se utilizan dentro de su organización todos los días.
Dentro de la sección Documentos, las Carpetas aparecen encima de Documentos y Enlaces.
Los documentos y enlaces destacados se pueden encontrar dentro de la sección Destacados.
Dispositivo(s): Escritorio
Roles/Permisos: Administradores, usuarios con permiso de 'Editor del iniciador de aplicaciones'
de la configuración técnica
Antes de configurar sus Documentos, le recomendamos compilar una lista de las carpetas, enlaces y archivos que desea agregar y determinar qué equipo, por ejemplo, El departamento u oficina debe tener acceso a cada artículo.
Aquí hay una lista de lo que se requiere para configurar la sección Documentos.
| Artículo | de la configuración técnica |
| Carpetas | Nombres de carpetas |
| Visibilidad de carpetas | Audiencia (por ejemplo Todos/Nombre del departamento) |
| Lista de documentos y enlaces | Nombre, URL o fuente de carga, carpeta principal |
| Opcional: Iconos | Dimensiones: 100px x 100px |
Agregar carpetas/enlaces/archivos
- Desde los recursos en la barra de navegación superior, haga clic en documentos en el menú desplegable.
-
Para agregar un nuevo elemento, haga clic en Agregar debajo del administrador y seleccione el tipo de elemento relevante
- Para crear una carpeta, seleccione Carpeta
- Para vincular a un archivo alojado en la nube, deberá elegir Vincular
- Para cargar un archivo, seleccione Archivo
- Para vincular a un artículo de Workvivo, deberá elegir Artículo
Para una carpeta:
- Seleccione su ubicación (nivel superior si es visible directamente o anidado dentro de otra carpeta)
- Agregar una etiqueta: Nota: El botón Guardar permanecerá en gris a menos que se agregue una etiqueta
- Cambie la audiencia de Global si es necesario, por ejemplo, un Equipo
- Ahorrar
Carga masiva de archivos:
- Si desea cargar más de un archivo a la vez, simplemente seleccione "Carga masiva" en el menú desplegable "Administrador" en la sección de documentos.
- Desde aquí puedes elegir todos los archivos que deseas cargar, especificar su ubicación y elegir una audiencia adecuada. También tienes la opción de cambiar el nombre de cada elemento antes de guardarlo.
Nota: No hay límite de tamaño de archivo para un documento.
Nota: Se pueden agregar fechas de vencimiento a aplicaciones y documentos: consulte este artículo para documentos y este artículo para aplicaciones que brindan más detalles sobre esta función.
Editar o eliminar elementos
- Para editar un elemento, utilice el menú desplegable de administración del elemento específico y seleccione "Editar". Cambie los detalles según sea necesario en la pantalla Editar
- Para eliminar un elemento, haga clic en "eliminar" en el mismo menú desplegable.
Nota: Si un elemento tiene una audiencia establecida que es diferente a Global/Todos, el administrador del sistema debe activar el interruptor "Mostrar todo" para poder ver todas las carpetas y documentos, independientemente de su audiencia.
Artículos destacados
- Para destacar o promover un documento o enlace, haga clic en Administrar y en el menú desplegable seleccione "Destacar".
- Este artículo ahora aparece en la lista Destacados para el personal.
- Nota: No se pueden destacar carpetas.
¿Existen diferencias entre los documentos de “nivel de plataforma” y los “documentos espaciales”?
Documentos espaciales:
- Generar siempre una publicación al crearla
- Residir en la pestaña Documentos en un Espacio
- Los miembros del espacio pueden ver los documentos / todos los usuarios pueden ver los documentos si el espacio es público
- Aparecen en orden del más nuevo al más antiguo
- No se puede ordenar/reordenar
- No se puede estructurar en carpetas
Documentos a nivel de plataforma:
- No generar una publicación al crearla
- Residir en la sección Documentos
- Los miembros de la audiencia pueden ver los documentos (Todos o Equipo(s))
- Se puede ordenar/reordenar
- Se puede crear una estructura de carpetas
- Si el resultado deseado es tener un repositorio de documentos en el que los empleados puedan buscar, navegar y encontrar/abrir documentos, entonces se recomiendan los Documentos a nivel de plataforma.
- Los documentos espaciales son otro tipo de contenido de Workvivo que se puede utilizar para comunicarse y colaborar, y alinearse con un tema específico dentro del contexto de un espacio.
¿Existen diferencias entre “Documentos” y “Mega Menú”?
Documentos:
- Adecuado para cargar, compartir y ver archivos y carpetas.
Mega Menú:
- Adecuado para compartir enlaces a documentos y páginas web.