Créer et gérer des parcours

Workvivo Journeys vous permet de fournir des flux de travail ciblés, automatisés et personnalisés aux employés. À l’aide de déclencheurs, d’étapes, de modèles, d’un hub de messages centralisé et d’analyses, les clients peuvent concevoir, créer et suivre des flux de communication personnalisés.

Accessible via le Web et sur mobile, Journeys s'assure que les employés reçoivent le bon contenu au bon moment et à grande échelle. 

Appareil(s) : ordinateur de bureau, mobile (pour consulter et/ou compléter un Parcours) 

Rôles/autorisations : 

• Administrateur de Parcours : il peut créer, gérer et consulter les analyses de tous les Parcours de l'organisation.
• Gestionnaire de Parcours : il peut uniquement gérer et consulter les analyses des Parcours qu’il a lui-même créés.

Note: Les parcours ne peuvent être configurés et analysés que sur ordinateur.

Créer un parcours 

Tu peux créer un parcours soit à partir de zéro, soit à partir de modèles. 

Pour ce faire, accédez au tableau de bord du parcours à partir du hub d’administration et sélectionnez le bouton Créer un parcours :

Sélectionne l'option Blank Canvas pour ouvrir l'Outil de création dans lequel tu crées le Parcours, en sélectionnant le déclencheur et les étapes que tu souhaites inclure :

• Cliquez sur Sélectionner le point de départ pour choisir votre déclencheur et sélectionner le déclencheur qui correspond le mieux à votre scénario

Ensuite, utilise les étapes par glisser-déposer pour créer la séquence d'étapes que tu souhaites avoir dans un Parcours et attribuer le contenu à chaque étape :

Vous pouvez réorganiser les étapes en les faisant glisser vers une nouvelle position sur la chronologie ou les supprimer si vous le souhaitez.

• Tu peux également ajouter un accusé de réception à certaines étapes ; cela obligera l'utilisateur final à reconnaître explicitement avoir consulté le contenu partagé avec lui.

Pour espacer le Parcours, glisse et dépose l'étape Ajouter un intervalle. Cela te permet de mettre en pause les étapes qui suivent l’intervalle pendant une période spécifiée (par exemple, 3 jours). L'intervalle est calculé à partir du moment où l'utilisateur atteint le déclencheur :

Tu peux prévisualiser ton Parcours du point de vue de l'utilisateur en cliquant sur l'option Aperçu. Cela permet de vérifier les étapes et la chronologie du Parcours sans avoir à les publier :

Une fois que la chronologie est terminée et que le contenu de toutes les étapes est attribué, tu dois configurer les informations et l’audience du parcours, puis publier ton parcours.

Pour ce faire, accédez à l’onglet Infos et paramètres et configurez les éléments suivants :

• Titre du parcours : Un nom clair et descriptif.
• Description : un bref aperçu de l’objectif du voyage.
• Image : Une image miniature pour une identification facile.
• Audience : sélectionne l'audience à laquelle tu souhaites attribuer le Parcours (les espaces masqués et externes ne sont pas pris en charge).

Enregistrer le parcours comme brouillon ou modèle

Remarque : tu peux enregistrer ton parcours comme brouillon et y revenir plus tard. Pour ce faire, clique sur Enregistrer à tout moment pendant la création afin de sauvegarder ton travail et pouvoir y revenir plus tard :

Remarque : tu dois toujours sélectionner le déclencheur pour pouvoir sauvegarder un parcours en tant que brouillon.

Tu as la possibilité d'enregistrer ton parcours en tant que modèle pour une utilisation ultérieure en cliquant sur Enregistrer en tant que modèle lors de sa création. Accède aux modèles enregistrés via Tableau de bord d'administration de Parcours > Options > Gérer les modèles :
 

Clique sur Planifier en bas pour ouvrir la fenêtre modale ci-dessous. Choisis Publier maintenant pour une publication immédiate ou programme une Date/heure de début. La Date de fin est optionnelle ; si elle est laissée vide, le Parcours s’exécute indéfiniment, inscrivant des utilisateurs à chaque déclenchement :

Gestion d’un parcours 

Remarque : un Parcours actif ou terminé ne peut pas être modifié, mais tu peux décaler la date de fin, mettre fin à un parcours actif ou supprimer/dupliquer le Parcours.

Prolonger la date de fin du voyage

Pour décaler la date de fin, accède au tableau de bord du Parcours et cliquez sur le titre du Parcours que tu souhaites mettre à jour ou sélectionne Modifier dans le menu … :

• Accédez à l’onglet Infos et paramètres du parcours actif.
• Localisez le paramètre Date de fin.
• Ajustez la date à une heure ultérieure pour vous assurer que le voyage se poursuit.

Mettre fin à un Parcours

• Sur la page Analytics, cliquez sur le bouton Fin du parcours pour arrêter l’inscription et empêcher les utilisateurs de progresser dans les étapes.

• Depuis le tableau de bord Parcours, clique sur … et sélectionne Terminer le Parcours.

Dupliquer ou supprimer un parcours 

Les Parcours dupliqués sont enregistrés en mode brouillon et tu peux les modifier ou les ajuster. Tu peux également supprimer un Parcours, mais s'il est actif, tu dois d'abord le terminer manuellement avant de le supprimer. Un Parcours supprimé disparaîtra du tableau de bord de l'utilisateur et de l'administrateur.

Modifier un Parcours

Les administrateurs/gestionnaires de parcours peuvent désormais modifier l'image, le titre et la description d'un parcours, même s'il est actif ou terminé.

Les étapes suivantes peuvent également être modifiées lorsque le parcours est actif :

• Partager un article
• Partager une page
• Partager une mise à jour
• Partager un message
• Partager un lien
• Partager un événement

Pour ce faire, sélectionne Modifier pour le parcours actif que tu veux modifier :

Mets à jour le contenu des étapes concernées et enregistre le parcours :

Les étapes terminées conserveront leur statut, mais le contenu sera mis à jour pour les utilisateurs finaux. Les étapes reconnues conserveront leur statut ; la modification du contenu ne supprimera pas le rapport ou le statut ACK.

Ajouter une traduction aux parcours

Il est désormais possible d’ajouter et de modifier les traductions pour le titre et la description du parcours dans la section « Ajouter des traductions » de l’éditeur de parcours :

Remarque : ces traductions sont ajoutées automatiquement mais peuvent être modifiées manuellement.

Synchroniser l'audience du parcours

Cette option permet aux administrateurs/gestionnaires de parcours de synchroniser manuellement l'audience d'un parcours actif qui utilise un déclencheur par défaut. Lorsque tu cliques sur Synchroniser l'audience, nous vérifions l'audience sélectionnée pour le parcours. Toute personne correspondant désormais au critère d’audience mais qui n’est pas encore inscrite sera ajoutée au parcours.

Cette option s’avère particulièrement utile lorsque de nouveaux employés rejoignent l’organisation et doivent être inclus dans une formation ou un parcours d’intégration existants (sans pour autant exclure les personnes déjà inscrites au parcours).

Le bouton « Synchroniser l’audience » est désactivé pendant la première heure suivant l’activation d’un parcours. Vous pouvez synchroniser l’audience autant de fois que vous le souhaitez.

Tu peux synchroniser l'audience soit depuis la section Parcours actifs :

Soit depuis le tableau de bord des performances du parcours :

Envoyer des rappels de parcours

Il existe 3 moyens de rappeler un parcours aux utilisateurs :

• Rappel manuel au niveau du parcours : envoie un rappel manuel pour un parcours actif aux utilisateurs inscrits au parcours et ayant une étape active. 
  • Pour ce faire, clique sur ... sur un parcours actif et sélectionne Envoyer un rappel

Tu peux aussi utiliser la page d'analyse des parcours pour envoyer ces rappels manuels :

• Rappel manuel au niveau de l’étape du parcours : envoie un rappel manuel à toute personne n’ayant pas encore terminé l’étape
  • Pour ce faire, clique sur le nom du parcours pour ouvrir la page d'analyse de ce parcours. 
  • Recherche l’étape pour laquelle tu souhaites envoyer un rappel
  • Clique sur Suivre les progrès pour afficher la liste de tous les utilisateurs en mesure de de terminer l’étape

  • Clique sur l'étiquette Incomplet pour voir l'option Envoyer un rappel d'étape

    
     

• Rappel automatique au niveau du parcours : envoie un rappel avant la date de fin du parcours ou à une date/heure précise

  

  • Tu peux configurer ce rappel lors de la configuration du parcours, mais également pour les parcours actifs (tu devras passer en mode Modification pour un trajet actif afin de pouvoir le modifier)
     
    • Tu peux décider d’envoyer un Rappel hebdomadaire chaque [Jour] à [Heure] avec des rappels continus jusqu’à la fin du parcours ou jusqu’à la date de fin

      

    • Ou tu peux envoyer un rappel unique X nombre de jours avant la date de fin du parcours. Cette action ne fonctionne que si la date de fin est définie pour le parcours

• Remarque : tu ne peux pas envoyer plus d’un rappel par heure, afin d’éviter de submerger les utilisateurs du parcours
• Les rappels génèrent une notification Web, par e-mail et push pour les utilisateurs du parcours