Les onglets Apps et Documents sont des fenêtres donnant accès aux principaux systèmes et documents utilisés au quotidien au sein de ton organisation.
Dans la section Documents, les dossiers apparaissent au-dessus des documents et des liens.
Les documents et liens en vedette se trouvent dans la section En vedette.
Appareil (s) : ordinateur de bureau
Rôles/autorisations : administrateurs, utilisateurs autorisés à utiliser « App Launcher Editor »
Exigences
Avant de configurer tes documents, nous te recommandons de compiler une liste des dossiers, des liens et des fichiers que tu souhaites ajouter et de déterminer quelle équipe, par ex. Département ou bureau, devrait avoir accès à chaque article.
Voici la liste des éléments nécessaires pour configurer la section Documents.
| Objet | Exigences |
| Dossiers | Noms des dossiers |
| Visibilité des dossiers | Public (par ex. Tout le monde (nom du département) |
| Liste des liens vers les documents & | Nom, URL ou source de téléchargement, dossier parent |
| Facultatif : icônes | Dimensions : 100 x 100 pixels |
Ajouter des dossiers, des liens ou des fichiers
- Depuis les ressources de la barre de navigation supérieure, clique sur Documents dans la liste déroulante
-
Pour ajouter un nouvel article, clique sur Ajouter ci-dessous, administrateur, et sélectionne le type d'article approprié
- Pour créer un dossier, tu choisirais Dossier
- Pour créer un lien vers un fichier hébergé dans le cloud, tu dois choisir Lien
- Pour télécharger un fichier, tu dois choisir Fichier
- Pour créer un lien vers un article de Workvivo, tu dois choisir Article
Pour un dossier :
- Choisis son emplacement (niveau supérieur s'il est visible de face ou s'il est imbriqué dans un autre dossier)
- Ajouter une étiquette - Remarque : le bouton de sauvegarde restera grisé à moins qu'un libellé ne soit ajouté
- Changez d'audience mondiale si nécessaire, par exemple une équipe
- Économiser
Téléchargement de fichiers en masse :
- Si tu souhaites télécharger plus d'un fichier à la fois, sélectionne simplement « Téléchargement groupé » dans la liste déroulante « Admin » de la section Documents.
- De là, tu peux choisir tous les fichiers que tu souhaites mettre en ligne, spécifier leur emplacement et choisir le public approprié. Tu as également la possibilité de renommer chaque objet avant de l'enregistrer.
Remarque : il n'y a pas de limite de taille de fichier pour un document.
Remarque: Les dates d'expiration peuvent être ajoutées aux applications et aux documents. Consultez cet article pour les documents et cet article pour les applications qui fournissent plus de détails sur cette fonctionnalité.
Modifier ou supprimer des éléments
- Pour modifier un élément, utilise le menu déroulant de gestion correspondant à l'élément en question et sélectionne " Edit ". Modifie les informations selon les besoins sur l'écran d'édition
- Pour supprimer un article, clique sur « Supprimer » dans le même menu déroulant.
Remarque : Si l'audience d'un article est différente de celle définie pour tout le monde, l'administrateur système doit activer le bouton « Tout afficher » afin de voir tous les dossiers et documents, quel que soit leur public.
Articles contenant des objets
- Pour mettre en avant ou promouvoir un document ou un lien, clique sur Gérer et sélectionne « Fonctionnalité » dans la liste déroulante.
- Cet objet figure désormais dans la liste des favoris pour le personnel.
- Remarque : les dossiers ne peuvent pas figurer.
Y a-t-il des différences entre les documents « au niveau de la plateforme » et les « documents spatiaux » ?
Documents spatiaux :
- Génère toujours un message lors de sa création
- Résider dans l'onglet Documents d'un espace
- Les membres de l'espace peuvent voir les documents/tous les utilisateurs peuvent les voir si l'espace est public
- Apparaît dans l'ordre du plus récent au plus ancien
- Impossible de trier/de réorganiser
- Impossible de structurer dans des dossiers
Documents au niveau de la plateforme :
- Ne génère pas de publication une fois créée
- Résider dans la section Documents
- Les membres du public peuvent voir les documents (Tout le monde ou équipe)
- Peut être trié/réorganisé
- La structure des dossiers peut être créée
- Si le résultat souhaité est de disposer d'un référentiel de documents dans lequel les employés peuvent rechercher, parcourir et trouver/ouvrir des documents, alors les documents au niveau de la plateforme sont recommandés.
- Les documents spatiaux sont un autre type de contenu de Workvivo qui peut être utilisé pour communiquer et collaborer, et qui porte sur un sujet spécifique dans le contexte d'un espace.
Y a-t-il des différences entre " Documents " et " Mega Menu " ?
Documents :
- Convient pour télécharger, partager et consulter des fichiers et des dossiers
Méga menu :
- Convient pour partager des liens vers des documents et des pages Web