Tu peux faire de Workvivo un guichet unique pour les ressources que tes employés utilisent au quotidien. Grâce aux applications, aux documents, aux documents d'espaces et au Méga menu de Workvivo, les employés peuvent passer moins de temps à rechercher des éléments pertinents. Avant de configurer tes applications, tes documents et le Méga menu, nous te recommandons de dresser une liste des principaux outils, systèmes et documents que tu souhaites ajouter et de déterminer quelles équipes (par exemple, Tous les employés, Service ou Bureau, Emplacement, etc.) doivent avoir accès à chaque élément.
Ce guide détaille les principales différences entre les applications, Docs & et le Mega Menu. En résumé, la fonction Apps permet de partager des outils et des applications. La fonction Documents est idéale pour télécharger, partager et consulter des fichiers et des dossiers. Le Mega Menu permet de partager des liens vers des documents et des pages Web accessibles rapidement et facilement, en particulier pour les utilisateurs de première ligne.
Applis
Les applications sont accessibles sous l’onglet Ressources. Elles peuvent être utilisées pour créer des liens vers les systèmes clés utilisés au sein de ton organisation au quotidien. La section Applications est idéale pour les outils et applications du quotidien. Si tu souhaites partager des liens vers des documents et des pages Web plutôt que des outils ou des applications, nous te recommandons de consulter la fonctionnalité Méga Menu.
Caractéristiques principales :
- Structure des dossiers : classe et surligne les documents et les liens, trie et réorganise les documents et les dossiers (remarque que les dossiers ne peuvent pas figurer)
- Créer des catégories, pour faciliter la découverte et l'organisation
- App & Visibilité des dossiers : tu peux sélectionner des publics spécifiques pour consulter les documents en fonction des données de ton équipe
- Applications phares : mettez en avant les applications importantes
- Téléchargement groupé : pris en charge par la section Applications (pour les fichiers uniquement, pas pour les liens)
- Personnalisation : tu peux personnaliser l'apparence de chaque objet en ajoutant une icône
- Fixer des dates d'expiration : prédéfinit les dates d'expiration des applications afin qu'elles disparaissent de la vue lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
- Les applications ne génèrent pas de publication lorsqu'elles sont créées
- Si le SSO est activé pour ton organisation, Workvivo servira de point de départ vers d'autres plateformes
Documents
Les documents sont également accessibles sous l’onglet Ressources. Ils sont très utiles pour rassembler et organiser des informations pertinentes pour ton entreprise. Si l'objectif est d’avoir un référentiel de documents dans lequel les employés peuvent effectuer des recherches, naviguer et trouver/ouvrir des documents, alors la fonctionnalité Documents est recommandée.
Caractéristiques principales :
- Structure des dossiers : classe et surligne les documents et les liens, trie et réorganise les documents et les dossiers (remarque que les dossiers ne peuvent pas figurer)
- Visibilité des dossiers du document & : tu peux sélectionner des publics spécifiques pour consulter les documents en fonction des données de ton équipe
- Documents de fond : mettez en évidence les documents importants
- Téléchargement groupé, pris en charge par la section Documents
- Personnalisation : tu peux personnaliser l'apparence de chaque objet en ajoutant une icône
- Fixer des dates d'expiration : prédéfinit les dates d'expiration des documents afin qu'ils disparaissent de la vue lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
- Il n'y a pas de contrôle de version de Documents
- Les documents ne génèrent pas de publication lorsqu'ils sont créés
- Si l'authentification unique est activée pour ton organisation et que ton document est ajouté sous forme de lien, Workvivo servira de point de départ vers d'autres plateformes
Documents spatiaux
Les documents d'espace sont distincts de la section Ressources > Documents. Les documents d'espaces sont parfaits pour rassembler et organiser tous les documents pertinents pour une équipe, un sujet ou un espace spécifique, et sont accessibles sur ordinateur et mobile. Il peut s'agir de liens vers des fichiers/sites Web, de fichiers à consulter/télécharger, de documents avec ou sans pièces jointes ou de dossiers.
Caractéristiques principales :
Spaces propose deux types de documents que tu peux utiliser.
-
Espaces > Documents > Documents d'espace
- Les propriétaires/administrateurs de l'espace peuvent les créer
- Ils génèrent toujours un message lorsqu'il est créé
- Peut être présenté
- Résider dans l'onglet Documents d'un espace
- Public présélectionné
- Les membres de l'espace peuvent voir les documents, et le public d'un espace ne peut pas être segmenté davantage en fonction des différentes équipes de l'espace
- Tous les utilisateurs peuvent voir les documents si l'espace est public
- Apparaît dans l'ordre du plus récent au plus ancien
-
Espaces > Documents > Fichiers d’espace
- Les propriétaires/administrateurs de l'espace peuvent les créer
- Ils ne génèrent pas de publication lorsqu'ils sont créés
- Peut contenir des fichiers spatiaux et des liens
- Résider dans l'onglet Documents d'un espace
- Les dossiers ne peuvent pas figurer
- Public présélectionné
- Le téléchargement groupé est pris en charge
- Les membres de l'espace peuvent voir les fichiers
- Tous les utilisateurs peuvent voir les fichiers. Si l'espace est public, l'audience d'un espace ne peut pas être segmentée davantage
- Apparaît dans l'ordre du plus récent au plus ancien
Note que dans la section Documents d'un espace, les dossiers apparaissent en haut de la page par ordre alphabétique. En dessous, les fichiers, les liens et les documents spatiaux apparaissent par date de création (du plus récent au plus ancien). Tu peux modifier l'ordre des articles dans leur section si tu le souhaites.
Méga menu
Le Méga Menu est conçu pour offrir aux employés un accès rapide aux ressources clés ou aux liens depuis leur barre de navigation. Le Méga Menu est accessible aussi bien sur mobile que sur ordinateur, ce qui facilite la découverte de contenus pertinents et garantit que les liens importants sont toujours au premier plan.
La principale différence avec le Mega Menu est que c'est le seul outil de ressources qui permet aux administrateurs de cibler des éléments spécifiques pour les utilisateurs d'ordinateurs de bureau et/ou de téléphones portables. Avec le Mega Menu, tu peux choisir de n'afficher que certaines ressources ou certains liens vers les utilisateurs sur un appareil mobile ou un appareil de bureau, ou les deux.
Affichage Web
Affichage mobile
Caractéristiques principales :
- Structure : utilise les titres pour trier les liens de ton menu dans les catégories de ton choix (ils apparaîtront dans la couleur principale de ton environnement)
- Onglets, titres & Liens et visibilité : tu peux sélectionner des publics spécifiques pour consulter les documents en fonction des données de ton équipe
- Type d'appareil : tu peux choisir d'afficher les éléments de ton menu à la fois sur ordinateur et sur mobile, uniquement sur mobile ou sur ordinateur
- Surligner : met en évidence les éléments de menu récemment ajoutés en affichant un badge " New " à côté
- Colonne en vedette : affiche les éléments du Mega Menu préférés d'un utilisateur, ainsi que les applications et les documents en vedette depuis l'onglet Ressources de la barre de navigation
- Onglets de menu : si tu as un nombre important de points de menu ou si tu souhaites séparer les onglets en fonction de l'audience, crée des onglets
- Option de publication : ton méga menu ne sera pas visible pour les utilisateurs tant que tu n'auras pas activé le bouton " Publish Mega Menu "
- Personnalisation : tu peux personnaliser l'apparence des titres uniquement en ajoutant une icône
- Articles vedettes : articles préférés en les survolant dans le menu
- Menu Contrat/Extension - (en utilisant l'icône -/+) si les utilisateurs souhaitent simplement voir leur colonne en vedette (ordinateur uniquement)
- Si l'authentification unique est activée pour ton organisation et que des éléments du Mega Menu sont ajoutés sous forme de lien, Workvivo servira de point de départ vers les autres plateformes
Widget de liens dans la barre latérale
Le Widget de la barre latérale des liens peut fournir un accès rapide aux liens clés de ton organisation depuis le flux d'activité de Workvivo. Accessible uniquement sur ordinateur de bureau, le widget de la barre latérale est différent du widget de lanceur d'applications au flux d'activité de Workvivo.
Caractéristiques principales :
- Structure : utilise les catégories pour trier tes liens dans les catégories de ton choix (ils apparaîtront dans la couleur principale de ton environnement lorsque tu les survoles)
- Personnalisation : tu peux personnaliser l'apparence des catégories et des liens en ajoutant une icône
- Visibilité : tu peux sélectionner des publics spécifiques pour afficher les liens et les catégories en fonction des données de ton équipe
- Drag & Drop : utilise la fonction glisser-déposer & pour réorganiser et restructurer ton lien lors de la configuration de tes liens
- Menu Contrat/Extension - (en utilisant l'icône -/+) si les utilisateurs souhaitent simplement voir la liste complète des liens d'une catégorie spécifique