Les Space Documents sont des contenus sous forme d'article qui peuvent contenir des pièces jointes, ce qui encourage le partage des connaissances et des ressources utiles au sein de Spaces.
Dans un espace, tu as deux options :
- Crée un document spatial qui apparaîtra sous forme de publication dans le fil d'actualité et le fil principal des membres de l'espace une fois publié. Poursuis la lecture ci-dessous pour en savoir plus !
- Crée un fichier stocké dans cet espace (même si aucun message n’est créé lors de sa sauvegarde), consulte cet article pour plus d’informations
Remarque : les documents des espaces sont séparés de la section Ressources > Documents du système Workvivo. Clique ici pour bien comprendre les différences.
Les documents des espaces peuvent également être enregistrés dans des dossiers pour une organisation optimale et pour simplifier les recherches. Pour savoir comment configurer des dossiers dans les espaces, consulte cet article.
Appareil (s) : ordinateur de bureau
Rôles/Autorisations : les propriétaires/administrateurs de l'espace peuvent créer un document Space
Création d'un document spatial
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Dans le menu de navigation spatiale de ton espace, clique sur Documents
- Remarque : Si l'onglet Documents ne s'affiche pas dans ton espace, ouvre le menu d'administration de l'espace et clique sur « Modifier l'espace ». Active Documents et enregistre tes paramètres.
- Cliquez sur " Ajouter " et sélectionnez « Document spatial » pour créer une nouvelle publication sur un document spatial
- Renseigne le titre et la description. Ils apparaîtront dans le message sur le fil une fois le document enregistré
- Télécharge une pièce jointe si tu le souhaites
- Ajoute le contenu de la page, il n'apparaît pas dans le fil d'actualité. L'utilisateur doit cliquer sur le titre du document pour en voir le contenu. Tu peux mettre en forme le texte, intégrer des images, intégrer des vidéos, ajouter des hyperliens, etc.
- Met en ligne une image de paysage pour l'image de couverture. Les dimensions recommandées sont de 800 x 330 pixels
- Le public est présélectionné pour cet espace
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Choisis l'emplacement d'un dossier pour héberger ce document Space dans la structure des dossiers de Space si tu le souhaites
- Pour savoir comment configurer des dossiers dans les espaces, lire cet article.
- Coche la case Document vedette si tu veux le reportage ou si tu veux promouvoir le document
- Cliquez sur " Save "
Remarque : Space Documents n'a pas d'option d'expiration.
Documents en vedette
Les documents et liens en vedette apparaîtront dans les zones ci-dessous :
- Dans un widget Documents en vedette à côté du fil d'activité spatial sur le Web
- Dans le carrousel en vedette en haut de la section Documents de l'espace
Remarque : Si tu n'as pas coché la case « Document vedette » lors de la création du document, tu peux choisir de faire figurer un document spatial ultérieurement en sélectionnant « Fonctionnalité » dans le menu Gérer.
Affichage de documents relatifs à l'espace
Les documents de l’espace apparaissent dans le flux de l’espace et le flux d’activité principal des membres de cet espace. Ceux-ci se trouvent également dans la section Documents de cet espace, soit sous forme de liste au niveau supérieur, soit dans un dossier.
Remarque : si tu souhaites ajouter des documents dans un espace, mais sans créer d’article, ou simplement créer des dossiers pour tes documents d’espace, clique ici pour en savoir plus sur l’ajout de fichiers, de liens et de dossiers à ton espace.
Modifier ou supprimer des éléments
Tu peux modifier ton document spatial à tout moment.
- Ouvre Documents et clique sur « Gérer » à côté du document que tu souhaites modifier
- Cliquez sur « Modifier »
- Modifiez selon les besoins et cliquez sur « Enregistrer » quand c'est prêt
- Pour supprimer un article, clique sur « Supprimer » dans le même menu déroulant.
Surveillance de l'analyse des documents spatiaux
Tu peux consulter les analyses de contenu de chaque document d’espace pour mieux comprendre sa portée et son engagement. Ouvre les analyses en cliquant sur le menu déroulant « Gérer » sur n’importe quel élément du tableau Documents.
Remarque : si tu modifies le fichier dans le document d’espace avant de le remplacer par un nouveau fichier, les analyses de contenu du document d’espace seront conservées