Moments Workvivo : Say Hi

Une façon passionnante de présenter les nouveaux employés et les anciens employés à leurs collègues !

La fonction « Dites bonjour » de Workvivo est un outil essentiel pour toute entreprise qui valorise une organisation connectée et engagée.

Les nouveaux employés sont guidés dans leur premier message sur la plateforme par le biais d'une série de questions qui les incitent à mettre en ligne une vidéo leur présentant l'entreprise. La publication est ensuite automatiquement partagée avec leurs collègues, en fonction de l'équipe et du lieu où ils se trouvent. 

Appareil (s) : ordinateur de bureau (fonctionnalités d'administration), Web et mobile (fonctionnalités destinées aux employés)

Rôles et autorisations : administrateur système et employé 

Créer un groupe 

Pour commencer à utiliser la fonction « Say Hi », tu dois d'abord créer un groupe. Un groupe est un moyen de définir les meilleures pratiques pour la présentation des employés. Un groupe comprend un public, des instructions pour créer un « Dis bonjour » et de l'inspiration pour faciliter un peu le processus. 

• Depuis l'écran d'administration, accède à l'onglet « Workvivo Moments : Say Hi » 

• Cliquez sur " Nouveau groupe "
• À partir de l'écran suivant (Informations sur le groupe), donne un titre et un public au groupe
• Cliquez sur " Suivant "

Remarque: Par défaut, tu dois d'abord créer un groupe mondial, afin que tous les employés aient la possibilité de créer un « Dites bonjour », même s'ils ne sont pas affectés à une équipe ou à un lieu en particulier. Cependant, si tu souhaites que seuls les employés d'équipes ou de sites spécifiques puissent créer un « Dites bonjour », tu peux créer les groupes appropriés et désactiver le groupe mondial.

Poser les questions

Sur l'écran Questions, tu peux ajouter un groupe de questions. Ils seront utilisés pour aider l'employé à créer son « Say Hi ».

Il existe deux manières d'ajouter des questions : 

• Cliquez sur « Ajouter une question personnalisée » pour créer ta propre question
• Saisis ta question dans le champ de texte
• Cliquez sur « Ajouter »

• Cliquez sur : « Ajouter une question suggérée » pour ajouter des questions provenant d'une banque de questions fournies
• Une liste d'exemples de questions est divisée en deux catégories : 
  • Questions rapides
  • Questions personnelles 
• Sélectionnez un minimum de trois questions.
• Cliquez sur « Ajouter »

• Une fois que les questions ont été ajoutées, elles peuvent être révisées

• Sur cet écran, tu peux : 
  •  Supprimer les questions en cliquant sur le bouton « Supprimer »
  • Réorganiser les questions par glisser-déposer
• Une fois que tu auras terminé, clique sur « Suivant »

Conseil de pro 

Nous te suggérons d'inclure 3 à 6 questions facultatives qui fournissent à l'employé un mélange équilibré de questions spécifiques au travail et de questions personnelles pertinentes. 

Exemple : 

• Qu'est-ce que tu aimes le plus dans ton rôle ? 
• Quelle émission de télévision regardes-tu en rafale ?
• Montre-nous quelque chose dans la pièce où tu te trouves et raconte-nous son histoire
• Années 60, 70, 80, 90, 2000 : Quelle décennie aimes-tu le plus et pourquoi ?

Directives de téléchargement des tutoriels &

Sur l'écran des téléchargements, tu peux fournir des directives textuelles pour aider les employés à créer leur « Dites bonjour ». 

Remarque : le texte par défaut est fourni pour encourager les employés à créer une courte vidéo. Ce texte n'est que suggéré et tu peux le remplacer par toi-même. Ce texte est limité à 700 caractères. 

• Tu peux mettre en ligne un exemple de vidéo « Say Hi » pour inspirer les employés et leur donner un exemple de ce qui est attendu

Une fois satisfaite, clique sur « Enregistrer » pour enregistrer le groupe et revenir à l'écran d'administration.

• Nous avons découvert que pour de meilleurs résultats, le texte de description doit être convivial et accueillant (souviens-toi que c'est un excellent moyen de laisser une impression positive et durable auprès d'un nouvel employé)
• Pour la plupart des employés, la durée idéale d'une vidéo est de 30 secondes, mais rappelle-leur que c'est à eux de choisir la durée
• Fournir un exemple vidéo de la vidéo « Dis bonjour » d'un collègue est un excellent moyen d'apaiser l'anxiété qu'un nouvel employé pourrait avoir à l'idée d'enregistrer une vidéo de lui-même
• Pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité, nous te suggérons de mettre en ligne une vidéo montrant ton PDG (ou tout autre dirigeant compétent de ton organisation) accueillant de nouveaux employés dans l'entreprise et leur lançant leur propre « Dites bonjour ». Regarde cette vidéo de John Goulding, PDG de Workvivo, qui utilise la fonction « Say Hi » à merveille !

Gestion des groupes

Une fois tes groupes créés, tu peux tous les consulter depuis l'onglet Aperçu de l'écran d'administration. 

• De là, tu peux modifier ou supprimer un groupe via le menu déroulant « Gérer » pour chaque groupe
• Chaque groupe peut être activé ou désactivé selon tes besoins. Quand un groupe est activé, ce qui se passe pour les nouveaux employés et les employés existants de ce public
  • Employés existants : ils auront la possibilité d'ajouter un « Dites bonjour » sur leur page de profil
  • Nouveaux employés : ils recevront automatiquement une notification les invitant à créer un « Say Hi » sur leur page de profil. La notification est déclenchée le jeudi à 8 h 30 pour les employés qui ont rejoint l'audience au cours des sept derniers jours.

Plusieurs groupes de questions

La plupart des organisations créent des groupes de questions en fonction du lieu ou de la fonction de l'équipe (ventes, marketing, opérations, etc.). Cependant, si tu crées des groupes de questions pour les sites et les équipes et qu'un employé appartient à plusieurs groupes, quel groupe de questions s'appliquera à cet utilisateur ? 

Exemple : 

Gerry possède les classifications suivantes : 

• Lieu : Irlande 
• Équipe : Développement 
• Équipe : Opérations 

Dans l'exemple ci-dessous, cinq groupes ont été créés, dont un groupe global par défaut. Gerry appartient à trois des cinq groupes activés : Global, Irish Employees et Operations Team. Quel ensemble de questions verra Gerry lorsqu'il téléchargera son « Dis bonjour » ? 

Gerry recevra le jeu de questions correspondant au premier groupe activé auquel il appartient après le groupe global par défaut. Il recevra donc les questions du groupe « Employés irlandais ».

Envoyer des rappels 

• Tu peux suivre les nouveaux employés qui ont été invités à créer un « Dites bonjour » via l'onglet Employés de l'écran d'administration
• De là, tu peux voir quels nouveaux employés ont terminé leur « Dis bonjour » et lesquels ne l'ont pas fait
• Tu peux également envoyer des notifications de rappel individuelles aux employés en cliquant sur « Envoyer un rappel »

Remarque : l'écran « Employés » contient la liste des utilisateurs qui ont commencé au cours des 7 derniers jours et qui sont membres d'une équipe disposant d'un groupe Say Hi valide et actif.
Les nouveaux membres recevront une notification tous les jeudis matin s’ils font partie d’une équipe avec un groupe Say Hi actif. 

Création d'un « Dites bonjour » pour les employés

À condition qu'un utilisateur (nouveau ou existant) appartienne à une audience à laquelle est associé un groupe « Say Hi » actif, il aura la possibilité de télécharger son propre « Say Hi » sur son profil. 

Le moyen le plus simple est de cliquer sur le bouton « Créer un message bonjour » du widget de profil sur la page d'accueil des activités.

Sinon :

• Accédez à l'onglet « Workvivo Moments : Say Hi » sur la page Modifier le profil
• Voir le texte descriptif
• Voir les exemples de questions
• Voir le tutoriel d'exemple ci-joint
• Une fois que tu auras créé ton « Dis bonjour », il te suffira de le télécharger sur cet écran, soit en choisissant le fichier, soit en utilisant la fonction glisser-déposer
• Cliquez sur Enregistrer

Remarque: pour de meilleurs résultats, la vidéo doit être enregistrée en mode paysage.

Option vidéo

Option d'image

Alternative à la vidéo : si un employé n'est pas en mesure de mettre en ligne une vidéo, il aura la possibilité de télécharger une image et du texte.

Remarque : La limite pour le texte « Dis bonjour » est de 255 caractères

Regarder un « Dis bonjour » 

Une fois qu'un « Dis bonjour » sera téléchargé, il pourra être consulté dans trois zones distinctes de l'application.

• Une publication apparaîtra automatiquement sur le fil d'activité de toute personne partageant la même équipe que celle qui l'a mise en ligne

• Toutes les publications de « Say Hi » seront disponibles sur la carte de profil de l'employé dans l'annuaire des personnes. C'est un excellent moyen pour tout nouvel employé qui rejoint une entreprise d'en savoir plus sur ses collègues et de nouer des liens plus étroits

• Le message « Dis bonjour » d'un employé sera accessible sur sa page de profil, sous l'onglet Profil

Remarque : L'employé peut supprimer ou remplacer son « Dites bonjour » à tout moment.

Affichage mobile

Pour télécharger ton message « Say Hi » sur mobile, va sur ton profil, clique sur les trois points et sélectionne « Say Hi ».

Tu peux consulter l'introduction et les questions qui t'aideront à répondre à ton " Say Hi " ici.

Tu peux mettre en ligne une image ou une vidéo avec du texte pour ton " Say Hi ".