Búsqueda de documentos y archivos adjuntos

La nueva búsqueda de Workvivo facilita más que nunca encontrar el archivo correcto, incluso si no recuerdas su nombre exacto. Ahora puedes buscar dentro de documentos y archivos adjuntos, no solo por sus títulos. Este artículo explica cómo funciona la búsqueda de documentos, qué tipos de archivo se soportan y cómo facilitar la búsqueda de tu contenido.

Qué hay de nuevo

Antes, Workvivo solo podía buscar nombres de archivos. Ahora, el sistema indexa el texto dentro de documentos y archivos adjuntos soportados, para que puedas encontrar contenido según lo que está escrito dentro del archivo.

Esto significa que puedes buscar una frase como "permiso parental" y encontrar una política en PDF que contenga esa frase, aunque el nombre del archivo no la incluya.

Cómo funciona

• Cuando un archivo soportado se sube a Workvivo, el texto dentro de ese archivo se vuelve buscable.
• La búsqueda abarca tanto documentos independientes como adjuntos añadidos a publicaciones, páginas u otro contenido.
• Puedes hacer clic en los archivos adjuntos directamente desde los resultados de búsqueda para abrirlos en el visor correspondiente (si está activado en tu caso).
• Los archivos existentes se indexan automáticamente: no necesitas volver a subir nada.

Ejemplo: Si un PDF llamado "new-hire-presentation.pdf" contiene la frase "a tiempo parcial", al buscar "a tiempo parcial" se devolverá ese archivo.

Contexto de la carpeta y visibilidad de la audiencia

Los resultados de búsqueda ahora muestran el contexto de la carpeta (la ruta de la carpeta o el pan de la carpeta principal), ayudándote a distinguir entre archivos con el mismo nombre en diferentes ubicaciones. También verás la lista completa de audiencia de documentos con visibilidad restringida, para saber si un archivo te corresponde.

Tipos de archivo soportados

Workvivo puede buscar dentro de los siguientes formatos de archivo:

• PDF (.pdf)
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• CSV (.csv)

Límite de tamaño de archivo: Hasta 36MB por archivo.

Indexación retroactiva

Cuando se lanza la nueva búsqueda, Workvivo ejecuta automáticamente un trabajo para indexar todos los documentos y archivos adjuntos existentes. Esto garantiza que los archivos antiguos se incluyan en los resultados de búsqueda sin ninguna acción manual. Ten en cuenta que los archivos muy grandes o complejos pueden tener contenido indexado limitado.

Mejores prácticas para facilitar la localización de documentos

Sigue estos sencillos consejos para que tus archivos sean más fáciles de encontrar:

1. Utiliza nombres de archivo claros y específicos
   Incluye qué es el expediente, para quién es y el tema. Ejemplos:
   • "Política de Tiempo Libre – Alemania – 2026.pdf"
   • "How-To de Reclamación de Gastos – Sales.xlsx"
   • "Lista de comprobación para la apertura de la tienda – v2.docx"
      
2. Incluye términos clave dentro del documento
   Si los empleados buscan "baja parental", asegúrate de que esa frase aparezca en el cuerpo del documento, no solo en el título.
    
3. Indica qué es el documento y a quién se aplica
   Añade una breve descripción o encabezado que aclare el propósito, la audiencia y la versión.
    
4. Evita PDFs solo con imagen o escaneados
   La búsqueda solo puede leer texto, no imágenes. Utiliza archivos basados en texto siempre que sea posible, ya que los archivos escaneados o solo de imagen (incluso con texto dentro) pueden no devolver resultados.

Mejores prácticas de búsqueda de adjuntos

Para asegurar que los archivos adjuntos aparezcan correctamente en la búsqueda:

• Sube archivos directamente como archivos adjuntos en Workvivo (no como enlaces externos).
• Utiliza formatos de archivo compatibles (PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV).
• Confirma que el texto en el archivo es seleccionable, así que se puede indexar.
• Añade palabras clave relevantes de forma natural en el nombre del archivo y el contenido.
• Al subir PDFs, asegúrate de que el archivo original esté 'Guardado / Exportado como PDF'.

Resumen