Workvivo Chat - Aperçu

Une fonctionnalité puissante qui te permettra de communiquer instantanément avec l'ensemble de ton personnel ! 

La fonction Chat de Workvivo te permet d’atteindre et de mobiliser instantanément l’ensemble de ton personnel, où qu’il soit : au bureau, à la maison ou en première ligne.

Le chat augmente la collaboration et l’engagement, surtout parmi le personnel sans bureau, en permettant aux membres de l’équipe de s’envoyer des messages et de communiquer en temps réel, d’échanger des idées et de partager des informations facilement. Cela peut mener à une résolution des problèmes et à une prise de décision plus rapides, à une transparence et une responsabilité accrues, et à une meilleure dynamique d’équipe.

Remarque : le chat est une fonctionnalité additionnelle au forfait Workvivo pour les entreprises. Pour en savoir plus, contacte le service des ventes ou ton interlocuteur Workvivo.

Appareil (s) : Web et mobile

Rôles/autorisations : utilisateurs généraux, administrateur pour administrateur du chat

Disponibilité : option payante. Pour en savoir plus, merci de contacter le service des ventes ou ton interlocuteur Workvivo.

Autorisations et configuration

• Workvivo Chat nécessite que vous activiez un certain nombre d'autorisations et de configurations :
  • Pour recevoir des notifications sur mobile, qu'il s'agisse de notifications push ou d'appels, vérifie que l'option Ne pas déranger pour les notifications de chat est désactivée
  • Il est également recommandé de vérifier les paramètres de ton système d'exploitation sur iOS et Android pour confirmer que les paramètres de notification sont activés pour Workvivo

Pour les appels vidéo et vocaux

• Workvivo doit également être autorisé à accéder à votre microphone, votre caméra et vos appels. Veuillez vous assurer de régler ces accès sur « Autoriser ».
• Remarque : Lorsque les utilisateurs téléchargeront l'application pour la première fois, ils seront invités à autoriser ces accès. Mais s'ils choisissent « Bloquer », nous ne pourrons plus relancer l'invite. Lors des appels, des bannières contextuelles vous suggèrent de définir les autorisations correctes si elles sont désactivées.

Accès au chat

Sur mobile, le chat est disponible dans la navigation en bas. Sur le Web, il est disponible dans le menu de gauche.

Création d'un chat

• Pour créer un nouveau chat, qu’il s’agisse d’un chat en tête-à-tête ou d’un chat de groupe, sélectionne le symbole Plus. C’est le même symbole sur le Web et sur mobile
• Tu ne pourras pas créer de chat à partir d’équipes ou de lieux prédéfinis dans Workvivo via l’interface utilisateur, mais tu peux créer des groupes personnalisés comptant jusqu’à 100 membres (par défaut)
• Il est possible de créer des groupes à partir d'Équipes et d'Espaces ; cela peut être fait par l'Admin via le menu Admin Chat (jusqu'à 500 utilisateurs)

• Il te sera ensuite demandé de choisir avec qui tu veux commencer à discuter. Tu peux choisir une personne en effectuant une recherche ou en faisant défiler la liste
• Ou tu peux sélectionner " Nouveau chat de groupe " et sélectionner plusieurs fois pour un chat de groupe, soit en recherchant le ou les utilisateurs, soit en sélectionnant leur nom dans la liste des utilisateurs
• Tu peux mettre à jour l'image du groupe et renommer le chat de groupe
• En tant que créatrice du groupe, le rôle d'opérateur te sera attribué

Infos sur la chaîne 

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C’est ici que tu vois les informations de ce canal. Tu peux effectuer des actions telles que :

• Modifier les informations du groupe (Nom & Image) - Opérateur uniquement
• Inviter d'autres membres à rejoindre le groupe - Tous les membres
• Rechercher dans la chaîne - Tous les membres
• Désactiver le canal : désactive les notifications pour le canal
• Épingler les canaux : permet d'épingler les canaux en haut de la liste des canaux (15 au maximum)
• Désactiver les membres, ce qui désactive toute notification concernant ce membre. Opérateur uniquement
• Bannir des membres, ce qui les retire du groupe. Opérateur uniquement
• Enregistrer des utilisateurs en tant que nouveaux opérateurs sur la chaîne, opérateur uniquement
• Tous les membres du groupe peuvent le quitter à tout moment, mais devront être réinvités ultérieurement
• Accédez aux profils Workvivo directement depuis la section d'informations - Tous les membres

Canaux épinglés

• L'utilisateur peut désormais épingler/détacher des canaux depuis le panneau d'informations en utilisant le bouton « Épingler/détacher le canal » sur le Web et en utilisant le bouton « Épingler/détacher » dans le menu contextuel en haut à droite
• Les canaux épinglés seront affichés dans la liste des canaux sous la nouvelle en-tête « Épinglé » au-dessus des autres canaux récents sur le Web. Ils seront affichés au-dessus des canaux récents sur mobile. Un canal épinglé peut être identifié par une icône en forme d'épingle en bas à gauche
• Une fois qu'un canal est épinglé, il n'apparaît plus sous le titre « Récents » de la liste des canaux
• Si l'utilisateur a créé son propre canal, celui-ci sera verrouillé pour être épinglé. (il n'est pas possible de le détacher)
• Un maximum de 15 canaux peuvent être épinglés. (le canal personnel n'est pas concerné par cette limite)
• Si un utilisateur tente d'épingler un 16^e canal classique, le code échouera. Il sera averti que le nombre maximum d'épingles autorisé a été atteint et sera invité à en supprimer un avant de continuer
• Si l’utilisateur est banni d’un canal ou si le canal est supprimé, il sera automatiquement supprimé des épingles des utilisateurs
• Les actions Épingler/détacher sont exécutées de manière optimiste. L'interface utilisateur devrait être mise à jour immédiatement, puis rétablie en cas d'échec de la mise à jour
• Actuellement, le fait de faire glisser la liste des canaux vers le bas (du haut vers le bas) provoque une actualisation. Désormais, cette actualisation permettra également d'actualiser les épingles des utilisateurs, afin d'obtenir les informations les plus récentes sur le serveur. (si les épingles d'un utilisateur sont mises à jour depuis sa session Web, cela lui permettra de voir les épingles mises à jour sans redémarrer l'application)

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Indicateur de présence

Les utilisateurs peuvent facilement voir si leurs collègues sont en ligne, hors ligne, en communication ou en mode « Ne pas déranger », ce qui rend les conversations plus rapides et plus efficaces.

Principaux avantages :

• Un meilleur timing : tu peux savoir quand une personne est disponible avant de lui envoyer un message
• Moins de retards : définis des attentes plus claires en matière de temps de réponse
• Collaboration améliorée : particulièrement utile pour les équipes distantes ou internationales
• Des flux de travail plus fluides : contacte une personne au bon moment pour assurer une meilleure fluidité des tâches

Comment cela fonctionne :

• Quand tu es en train de passer un appel vidéo ou vocal, quel que soit l’appareil, la connexion ou l’onglet utilisé, ceci est ton statut : c’est le niveau de priorité le plus élevé
• Sinon, si l’application est ouverte au premier plan sur mobile ou si tu as une fenêtre ou un onglet sur le Web qui est ouvert et visible actuellement, tu apparais en ligne
• Sur le Web, si tu quittes Workvivo en changeant d’onglet, si tu réduis le navigateur ou si tu mets une autre application en plein écran, tu es hors ligne.
• Si tu restes inactif sur ta connexion (aucun événement de clavier, de souris ou de trackpad) pendant cinq minutes, tu es également marqué comme hors ligne
• Le mode Ne pas déranger peut être réglé manuellement dans les paramètres de notification

Réactions par chat

Les membres peuvent réagir à leurs propres messages et à ceux des autres. Appuie longuement sur le message auquel tu veux réagir pour accéder à la bibliothèque d’émojis (cette bibliothèque est la même que celle modérée et maintenue pour les réactions par émoji pour les publications. Plus d’informations à ce sujet ici).

Tu peux choisir des actions rapides, ou bien parcourir les catégories ou rechercher la réaction spécifique dont tu as besoin en sélectionnant le symbole + ici.

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Une fois qu'une réaction aura été ajoutée, une action rapide sera effectuée pour sélectionner l'emoji ajouté ou pour ouvrir la bibliothèque. 

Options de message

Parmi les messages, les utilisateurs ont plusieurs options :

• Les utilisateurs peuvent répondre dans un fil

Réponses

• Transférer le message sur une autre chaîne
• Épingler un message

Épinglage

• Copie le message et le colle sur une autre chaîne (mobile)
  • Ils peuvent copier-coller sur le Web à l'aide des raccourcis Ctrl/Cmd
• Supprimer le message 
• Voir les informations du message. Cela te permet de voir à qui le message a été transmis et qui l'a lu (Reçus de livraison)

Infos

Remarque: Le nombre maximum de caractères dans un message de chat spécifique est de 5 000 caractères

Puis-je désactiver le chat pour certains utilisateurs ?

Le chat sera activé par défaut pour tous les utilisateurs de Workvivo de ton organisation. Si tu souhaites empêcher les utilisateurs de faire des recherches depuis la fonction de chat, tu peux :

1. Accédez au panneau d'administration > « Personnes » et sélectionnez « Modifier »
2. Coche la case « Exclure de la liste des utilisateurs du chat »
3. Cliquez sur « Enregistrer »

Cela empêchera cet utilisateur d'être recherché ou sélectionné lors de l'ouverture d'une discussion. Note que ces utilisateurs peuvent toujours lancer leur propre chat.

Modération du contenu

Le Chat de Workvivo intègre une modération de contenu fonctionnant de la même manière que notre système de signalement des contenus inappropriés par mots-clés. Si un mot-clé est ajouté au menu de modération, l’utilisateur ne peut pas publier le message tant qu’il n’a pas supprimé ce mot ou cette expression.

Accès délégué 

Lorsqu'ils déléguent sur le compte d'un autre utilisateur, les délégués n'auront pas accès au chat des utilisateurs