Workvivo Chat offre à votre organisation un ensemble riche d’outils d’administration et de modération afin que vous puissiez gérer les canaux, contrôler qui a accès au chat, modérer le contenu et assurer le bon déroulement des conversations. Cet article présente toutes les capacités d’administration et de modération, de la gestion des canaux à l’exportation de données.
Appareil(s) : Web et mobile
Rôles / Autorisations : Administrateur système, gestionnaire de chat, modérateur de canal
Disponibilité : Le chat est un module payant. Pour en savoir plus, veuillez contacter le service commercial ou votre contact Workvivo.
Rôles et autorisations dans le chat
Les fonctionnalités d’administration et de modération abordées dans cet article sont disponibles pour les utilisateurs ayant des rôles spécifiques dans le chat. Le tableau ci-dessous indique quels rôles ont accès aux capacités pertinentes.
| Rôle | Accès & Capacités |
|---|---|
| Admin (avec l’autorisation d’administrateur du chat) | Accès complet au panneau d’administration du chat, incluant : Chats signalés, Analytique, Chatbots et l’onglet Canaux — où ils peuvent consulter tous les canaux et leurs membres, assigner des administrateurs de canaux et créer de nouveaux canaux basés sur Teams, Spaces ou e-mail. |
| Gestionnaire de chat | Un rôle pouvant être attribué à n’importe quel utilisateur. Les Chat Managers ont la possibilité de créer des canaux de discussion basés sur Teams, Spaces ou par e-mail via l’interface de chat sur le web et sur mobile. Ils n’ont pas accès aux fonctionnalités plus larges du panneau d’administration du chat. |
| Modérateur du chat | Un rôle qui peut être attribué aux administrateurs de plateforme ayant besoin d’accéder à l’onglet Exportation de données dans le menu Admin du chat. Les modérateurs de chat peuvent extraire des données des canaux existants ou par membre, et ils peuvent également rejoindre n’importe quel canal de discussion comptant 3 membres ou plus. Ce rôle doit être attribué avec parcimonie, il est destiné à des fins d’audit, de conformité et de gouvernance. |
Gestion des canaux de discussion
En tant qu’administrateur de chat, vous avez une visibilité complète sur tous les canaux de discussion de votre organisation directement depuis le panneau d’administration du chat. À partir de là, vous pouvez consulter les membres des canaux, assigner ou supprimer des opérateurs de canal, rejoindre des canaux, et archiver ou désarchiver des canaux.
Assignation et suppression des opérateurs de canal
Garder les bonnes personnes en charge de chaque chaîne est important pour la modération au quotidien. Depuis le panneau d’administration du chat, vous pouvez :
- Consultez toutes les chaînes et leurs membres.
- Attribuez un rôle d’administrateur à n’importe quel membre du canal - pas besoin de lancer une demande de support.
- Supprimer le rôle d’administrateur d’un membre lorsqu’il n’est plus nécessaire.
Cela est particulièrement utile lorsqu’un administrateur quitte l’organisation, car cela évite que les canaux ne deviennent non gérés.
Supprimer des personnes des canaux
Les modérateurs de canal peuvent retirer directement des membres d’une chaîne. Quand quelqu’un est retiré, il est immédiatement retiré du groupe mais pas bloqué, donc il peut être réintégré plus tard si besoin.
Pour supprimer un membre :
- Ouvrez le canal que vous souhaitez gérer.
- Ouvrez les informations du canal pour consulter la liste des participants.
- Trouvez le membre que vous souhaitez retirer et sélectionnez le menu à trois points (⋯) à côté de son nom.
- Choisissez Supprimer et confirmez quand on le demande.
Note : Si vous êtes le seul administrateur dans un canal, vous devrez en assigner un autre avant de pouvoir quitter le canal vous-même. Cela garantit la continuité de la propriété et de la modération.
Archivage et Désarchivage des canaux
Les administrateurs de canal peuvent archiver un canal de discussion lorsqu’il n’est plus actif. L’archivage déplace le canal hors de la liste principale des conversations et le met en lecture seule, de sorte que l’historique des conversations est conservé mais aucun nouveau message ne peut être envoyé.
Sur le web, ouvrez la chaîne, cliquez sur le menu Informations & Paramètres, puis sélectionnez Archive. Confirmez que vous souhaitez archiver la chaîne lorsque vous vous le demandez.
Sur mobile, la même option est disponible dans le menu des chaînes. Une fois archivée, la chaîne apparaît sous l’onglet Archivé. Les utilisateurs qui consultent une chaîne archivée verront une bannière indiquant que la conversation est en lecture seule.
Si un canal doit être réactivé, un administrateur peut le désarchiver à tout moment, restaurant ainsi la pleine fonctionnalité de messagerie.
Désactiver le chat pour des utilisateurs spécifiques
Le chat est activé par défaut pour tous les utilisateurs de Workvivo de votre organisation. Si vous devez retirer un utilisateur spécifique de la fonction de chat pour que ce soit recherché, vous pouvez le faire depuis le panneau d’administration :
- Naviguez dans le panneau d’administration > personnes et sélectionnez Modifier pour l’utilisateur concerné.
- Cochez la case « Exclure de la liste des utilisateurs du chat ».
- Cliquez sur Enregistrer.
Cela empêche l’utilisateur d’être recherché ou sélectionné lorsqu’une nouvelle conversation commence un nouveau chat. Veuillez noter que les utilisateurs exclus peuvent toujours lancer leurs propres discussions – elles sont simplement cachées dans la liste de recherche et de sélection.
Activer le chat par équipe
Pour les organisations souhaitant un contrôle plus précis, l’accès au chat peut être géré au niveau de l’équipe plutôt qu’à l’échelle mondiale. Lorsque cette fonctionnalité est activée, les administrateurs système peuvent activer ou désactiver le chat pour certaines équipes via le panneau d’administration du chat.
C’est idéal pour :
- Déploiements progressifs du chat à travers l’organisation.
- Limiter le chat à certains départements, emplacements ou unités commerciales.
- Gérer l’adoption par chat de manière plus stratégique.
Lorsque le contrôle du chat au niveau de l’équipe est actif, seuls les membres des équipes activées auront accès à la fonction de chat.
Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, contactez votre Customer Success Manager Workvivo ou le support Workvivo.
Restriction de la création de chaînes
Par défaut, tout utilisateur ayant accès au chat peut créer de nouveaux canaux. Si votre organisation nécessite un contrôle plus strict, la création de canaux peut être limitée uniquement aux administrateurs de chat.
Lorsque cette restriction est activée :
- Les utilisateurs généraux peuvent toujours participer aux canaux existants mais ne peuvent pas en créer de nouveaux.
- Un paramètre complémentaire peut également restreindre la possibilité d’ajouter des membres à un canal, le limitant uniquement à l’administrateur ou à l’opérateur du canal.
Note : Ces restrictions ne s’appliquent pas aux chatbots.
Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, contactez votre Customer Success Manager Workvivo ou le support Workvivo.
Amélioration de l’interface de création de canaux
Lors de la création de nouveaux canaux, les administrateurs de chat peuvent sélectionner des membres en fonction des Teams ou Spaces existants, ce qui accélère la création de canaux pour les groupes existants.
Modération du contenu
Workvivo Chat propose plusieurs niveaux de modération de contenu pour aider à maintenir les conversations sûres et appropriées. Le filtrage basé sur les mots-clés peut empêcher proactivement la publication de certains langages, et les utilisateurs peuvent signaler des messages individuels pour examen administrateur. Ensemble, ces outils offrent à votre organisation des capacités de modération préventive et réactive.
Modération basée sur des mots-clés
Workvivo Chat dispose d’une modération de contenu intégrée qui fonctionne de la même manière que le signalement par mots-clés pour le contenu inapproprié ailleurs sur la plateforme. Si un mot-clé a été ajouté au menu de modération, l’utilisateur est empêché de publier le message tant qu’il n’a pas supprimé ce mot ou cette expression.
Messages de signalement
Les utilisateurs peuvent signaler un message dans n’importe quel canal de discussion - qu’il s’agisse d’une conversation en tête-à-tête ou d’un canal de groupe, aussi bien sur le web que sur mobile.
Pour signaler un message :
- Passez la souris sur (web) ou appuyez longuement (mobile) sur le message que vous souhaitez signaler.
- Sélectionnez le menu à trois points (⋯) à côté du message et choisissez Signaler.
- Un mode modal apparaîtra vous demandant de sélectionner un Contexte de Signalement (par exemple, Spam, Harcèlement) et d’ajouter éventuellement plus de détails sur les raisons pour lesquelles vous signalez le message.
- Vous avez également la possibilité de signaler anonymement.
- Cliquez sur Enregistrer pour soumettre le rapport.
Une fois envoyé, un message de confirmation apparaîtra pour vous informer que le rapport a été envoyé.
Révision et action des messages signalés
Lorsqu’un message est signalé, l’administrateur reçoit à la fois une notification intégrée à l’application et une notification par email.
En cliquant sur la notification, vous allez dans l’onglet Chats signalés dans le panneau d’administration du chat. Cet onglet affiche tous les messages signalés - aussi bien ceux en attente d’examen que ceux déjà en cours. Vous pouvez filtrer par statut ou par horodatage.
Pour consulter un message signalé :
- Naviguez jusqu’à l’onglet Admin du chat dans le panneau d’administration.
- Sélectionnez l’onglet Chats signalés .
- Cliquez sur Réviser à côté de l’article signalé.
- Dans l’onglet Signalé par, vous pouvez voir les détails du signalement : qui a signalé le message (sauf s’il était anonyme), le contexte de signalement, la date et tout commentaire supplémentaire fourni.
- Dans l’onglet Contenu, vous pouvez consulter le message signalé dans son contexte, y compris les messages envoyés avant et après, afin de prendre une décision éclairée.
- Dans l’onglet Gestion administrative , vous pouvez également ajouter un retour optionnel comme enregistrement d’audit de votre décision.
-
Pour accéder au signalement, vous pouvez choisir les options suivantes :
- Autoriser : Rejette le rapport et laisse le message dans le canal.
- Supprimer : Supprime le message signalé de la chaîne.
Exportation des données de chat
Pour des raisons de conformité et d’audit, les administrateurs de chat peuvent exporter directement les données de chat depuis le panneau d’administration du chat – sans avoir besoin de demander de support. Pour extraire ces données, les utilisateurs doivent avoir à la fois les rôles d’administrateur et de modérateur de chat
Pour exporter les données de chat :
- Naviguez vers l’onglet Admin du chat dans le panneau d’administration.
- Sélectionnez l’onglet Export de données .
- Sélectionnez le bouton Demander Exportation .
- Entrez la période souhaitée et filtrez par expéditeur ou canal.
- Sélectionnez une ou plusieurs chaînes et définissez une plage de dates (jusqu’à 90 jours à la fois). Vous pouvez utiliser une plage personnalisée ou sélectionner une période prédéfinie.
- Soumettez la demande. L’extraction se déroule en arrière-plan – vous n’avez pas besoin d’attendre.
- Une fois terminé, vous recevrez un e-mail et/ou une notification intégrée avec un lien de téléchargement.
Les données exportées sont livrées sous forme de .zip contenant .json ou .csv fichiers par canal, incluant les horodatages des messages, les détails de l’expéditeur, le type de message et les réactions. Une entrée de journal d’audit est créée pour chaque demande d’extraction.