Recherche de documents et de pièces jointes

La nouvelle recherche Workvivo facilite plus que jamais la recherche du bon fichier – même si vous ne vous souvenez plus de son nom exact. Vous pouvez désormais rechercher dans les documents et les pièces jointes, pas seulement par leurs titres. Cet article explique comment fonctionne la recherche de documents, quels types de fichiers sont pris en charge, et comment faciliter la recherche de votre contenu.

Nouveautés

Auparavant, Workvivo ne pouvait rechercher que les noms de fichiers. Désormais, le système indexe le texte à l’intérieur des documents et pièces jointes prises en charge, ce qui permet de trouver le contenu en fonction de ce qui est écrit dans le fichier.

Cela signifie que vous pouvez chercher une expression comme « congé parental » et trouver une politique PDF contenant cette phrase – même si le nom du fichier ne l’inclut pas.

Comment ça fonctionne

• Lorsqu’un fichier pris en charge est téléchargé sur Workvivo, le texte contenu dans ce fichier devient consultable.
• La recherche concerne à la fois les documents indépendants et les pièces jointes ajoutées aux articles, pages ou autres contenus.
• Vous pouvez cliquer directement sur les pièces jointes depuis les résultats de recherche pour les ouvrir dans le visualiseur approprié (si activé dans votre instance).
• Les fichiers existants sont automatiquement indexés – vous n’avez pas besoin de ré-uploader quoi que ce soit.

Exemple : Si un PDF appelé « new-hire-presentation.pdf » contient l’expression « temps partiel », la recherche de « temps partiel » renverra ce fichier.

Contexte du dossier et visibilité de l’audience

Les résultats de recherche affichent désormais le contexte du dossier (le chemin du dossier ou le miet de pain parent), ce qui vous aide à distinguer entre des fichiers au même nom à différents endroits. Vous verrez également la liste complète du public pour les documents à visibilité limitée, afin de savoir si un fichier vous concerne.

Types de fichiers pris en charge

Workvivo peut effectuer des recherches dans les formats de fichiers suivants :

• PDF (.pdf)
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• CSV (.csv)

Limite de taille de fichier : Jusqu’à 36 Mo par fichier.

Indexation rétroactive

Lorsque la nouvelle recherche est publiée, Workvivo exécute automatiquement un travail pour indexer tous les documents et pièces jointes existants. Cela garantit que les anciens fichiers sont inclus dans les résultats de recherche sans intervention manuelle. Notez que les fichiers très volumineux ou complexes peuvent contenir un contenu indexé limité.

Meilleures pratiques pour rendre les documents faciles à trouver

Suivez ces conseils simples pour rendre vos fichiers plus accessibles :

1. Utilisez des noms de fichiers clairs et spécifiques
   Incluez ce qu’est le dossier, à qui il est destiné et le sujet. Exemples :
   • « Politique de congé – Allemagne – 2026.pdf »
   • « Comment faire la réclamation de frais – Sales.xlsx »
   • « Liste de contrôle pour l’ouverture du magasin – v2.docx »
      
2. Incluez les termes clés dans le document
   Si les employés recherchent « congé parental », assurez-vous que cette expression figure dans le corps du document – et pas seulement dans le titre.
    
3. Indiquez ce qu’est le document et à qui il s’applique
   Ajoutez une courte description ou un en-tête qui précise le but, le public et la version.
    
4. Évitez les PDF uniquement sur image ou numérisés
   La recherche ne peut lire que le texte, pas les images. Utilisez des fichiers textuels autant que possible, car les fichiers numérisés / uniquement image (même avec du texte) peuvent ne pas donner de résultats.

Meilleures pratiques pour la recherche d’attachement

Pour s’assurer que les pièces jointes apparaissent correctement dans la recherche :

• Téléverser directement les fichiers en pièces jointes dans Workvivo (pas en lien externe).
• Utilisez les formats de fichiers pris en charge (PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV).
• Confirmez que le texte dans le fichier est sélectionnable – cela garantit qu’il peut être indexé.
• Ajoutez naturellement des mots-clés pertinents dans le nom et le contenu du fichier.
• Lors du téléchargement des PDF, assurez-vous que le fichier original est « Enregistré / exporté en PDF ».

Résumé