Tu ne sais peut-être pas si tu dois autoriser tous les employés à créer un espace communautaire sur Workvivo ou si tu préfères que cette capacité soit réservée aux seuls administrateurs système. Workvivo a créé une fonctionnalité qui permet à tout employé de demander la création d'un espace, de fournir une justification, puis de le soumettre par le biais d'un processus d'approbation au cours duquel les administrateurs système peuvent s'assurer que cet espace présente une analyse de rentabilisation valable avant de le mettre à la disposition de tous les employés.
Appareil (s) : ordinateur de bureau
Rôles et autorisations : tous les utilisateurs peuvent demander la création d'un espace. Les administrateurs système doivent avoir le rôle d' « approbateur d'espace » pour pouvoir accepter ou rejeter de nouveaux espaces dans l'interface d'approbation des espaces du tableau de bord d'administration.
Comment mettre en œuvre ce processus ?
Si vous souhaitez activer ce processus pour votre Workvivo, veuillez en informer votre responsable de l'expérience client Workvivo.
Une fois ce paramètre activé, les utilisateurs ordinaires pourront désormais voir le bouton « Demander un nouvel espace » sur le côté droit de leur écran Spaces.
Lorsqu'un utilisateur clique sur « Demander un nouvel espace », le flux de création d'un espace démarre. Ici, l'utilisateur doit remplir le formulaire de configuration de l'espace, y compris le titre de l'espace, la marque, la configuration et une justification expliquant pourquoi il souhaite que cet espace soit créé et comment il sera géré. Une fois enregistré, l'espace est soumis pour révision par un administrateur.
Une fois ces informations soumises, l'utilisateur est informé que sa demande a été soumise à un administrateur pour approbation.
Les administrateurs système auxquels le rôle d'approbateur de l'espace a été attribué pourront accéder au tableau de bord des approbations des espaces depuis leur panneau d'administration et valider la justification.
Les administrateurs peuvent cliquer sur « Afficher » pour voir les paramètres de configuration de l'espace et leur justification. Ils peuvent ensuite « Approuver » ou « Rejeter » la demande. Si l'administrateur rejette la demande, il doit indiquer le motif du rejet.
Cela informera le demandeur et sera également enregistré dans les journaux d'approbation des espaces si un audit est requis ultérieurement.
Si l'espace est approuvé, le demandeur en sera averti et l'espace apparaîtra désormais à la vue de tous.