Un espace peut être archivé s'il n'est plus utile ou s'il est obsolète. Les espaces archivés peuvent être désarchivés à tout moment. L'archivage n'est donc pas une suppression définitive de l'espace ou de son contenu.
Si un espace n'est plus nécessaire, il peut être archivé puis supprimé définitivement.
Appareil(s) : Ordinateur
Rôles/Autorisations : administrateur système/responsable de l'espace, le propriétaire d'un espace peut archiver son propre espace
Archiver un espace
1. Ouvre l'espace que tu souhaites archiver et, sous Administration, sélectionne « Espace d'archivage ».
Ensuite, l'espace disparaît de la vue, tout comme tout le contenu spatial du fil principal.
Désarchiver/Restaurer ou supprimer un espace archivé
Les espaces archivés peuvent être récupérés à tout moment par les administrateurs système, les gestionnaires de l'espace ou les propriétaires des espaces en cliquant sur le filtre Espaces archivés, en cliquant sur son nom et en cliquant sur « Désarchiver ».
Depuis cet écran, tu peux également « Supprimer » l'espace et tout son contenu. L'action est immédiate, alors sois sûr de ta décision avant de procéder.
Meilleures pratiques en matière de gestion de l'espace
Veille à ce que ta communauté de propriétaires d'espaces veille à la fraîcheur de ses espaces. Fais un audit tous les 6 mois pour mettre en évidence les espaces peu ou pas actifs. (L'assistance de Workvivo peut t'aider à les identifier si tu as des centaines de places.)
Demande aux propriétaires de l'espace s'ils souhaitent redynamiser leur espace et quels sont leurs plans en matière de contenu. S'il n'est plus nécessaire, il sera archivé.
Voici un exemple d'e-mail que tu pourrais envoyer aux propriétaires/administrateurs de l'espace :
Bonjour Collègue,
L'équipe Workvivo est en train de revoir l'activité et la propriété de l'espace. Nous avons découvert que tu es actuellement répertoriée comme propriétaire de X Space. Sur la feuille de calcul ci-jointe, tu as enregistré peu ou pas d'activité au cours des 6 derniers mois.
Pourrais-tu répondre avant DATE si tu souhaites que l'espace reste actif sur Workvivo ? Nous aimerions également comprendre ta vision de l'espace et planifier le contenu. Après cette date, nous archiverons tous les espaces indésirables ou obsolètes afin de faciliter l'accès aux communautés actives sur Workvivo et de les localiser, améliorant ainsi l'expérience des collègues.
Note que les espaces archivés peuvent être désarchivés et remis en état de fonctionnement à tout moment. Il ne s'agit donc pas d'une suppression définitive de l'espace ou de son contenu.
Merci,