Inscrire des personnes et des équipes à Spaces

Il existe plusieurs manières d'inscrire des personnes à Spaces :

• Inscription automatique à l'espace
  • En configurant l'inscription automatique pour un espace, chaque nouveau membre de l'organisation ou d'une équipe en particulier sera automatiquement inscrit à cet espace.
• Inscrire des utilisateurs individuels à des espaces
  • Au cas par cas. L'utilisateur deviendra membre ; il n'est pas nécessaire de l'inviter.
• Inscription des utilisateurs par responsable
  • Pour inscrire les utilisateurs en fonction de l'identité de leur responsable, nous pouvons associer un espace à un identifiant de responsable.

Remarque : si tu souhaites inscrire des utilisateurs en fonction de leur responsable, tu dois envoyer une demande pour que cette fonctionnalité soit activée.

Appareil (s) : ordinateur de bureau à configurer

Rôles/autorisations : Administrateur système

Inscription automatique à l'espace

Tu peux inscrire automatiquement tous les membres de l'entreprise ou des équipes spécifiques, telles que les départements ou les sites, à un espace.

• Tout nouveau membre sera automatiquement ajouté à l'espace lorsqu'il entrera dans l'entreprise. 
• Si une personne change d'équipe, elle sera ajoutée aux espaces auxquels l'équipe a été automatiquement inscrite.

Remarque : afin de préserver les connaissances et les contacts établis, un utilisateur inscrit automatiquement à un espace n'en est pas retiré s'il change d'équipe. Il peut choisir de quitter l'espace ou le propriétaire/administrateur de l'espace peut lui retirer son statut de membre via la section Gérer les espaces. Vous pouvez aussi activer la désinscription automatique des utilisateurs d'un espace lorsqu'ils quittent une équipe.

Pour configurer l'inscription automatique à une place, procédez comme suit.

1. En tant qu'administrateur système, va dans la section Espaces sous l'onglet Explorer.
2. Cliquez sur le bouton Gérer les espaces dans le coin supérieur droit de la page.
3. Cliquez sur Inscription automatique à un espace.
4. Cliquez sur Sélectionner un espace, puis, dans la liste, sur l'espace dans lequel tu souhaites inscrire des utilisateurs.
5. Cliquez sur OK.
6. Choisis d'inscrire tous les membres de l'organisation, tous les membres d'une équipe, ou utilise des règles pour spécifier toutes les audiences auxquelles l'utilisateur doit appartenir pour être ajouté.
   • Pour inscrire tout le monde, sous Audience, clique sur Sélectionner les cibles de l'inscription automatique, puis sur Tout le monde.
   • Pour inscrire tous les membres d'une équipe, sous Audience, clique sur Sélectionner les cibles de l'inscription automatique, puis clique sur Équipes, sélectionne les équipes dans la liste et clique sur OK.
   • Pour inscrire à l'aide de règles, clique sur Règles, sur Ajouter une règle, ajoute les audiences dont l'utilisateur doit faire partie pour être inscrit automatiquement, puis clique sur Sélectionner. Au minimum, deux audiences doivent être sélectionnées pour créer une règle.
7. Clique sur Enregistrer.
   Le traitement peut prendre quelques minutes, selon la taille du groupe à inscrire.

Répétez cette procédure pour chaque espace pour lequel tu souhaites configurer l'inscription automatique.

Suppression de l'inscription automatique d'un espace

Selon les paramètres d’inscription automatique configurés, il existe deux façons de supprimer la désinscription d’un espace :

• Si Tout le monde est sélectionné, sélectionne Équipes, clique sur Sélectionner, puis sur Enregistrer.
• Si Équipes est sélectionné, désélectionne toutes les équipes, clique sur Sélectionner, puis sur Enregistrer.

Si tu dois supprimer tous les utilisateurs de l’espace, tu peux sélectionner l’option « Supprimer tous les utilisateurs membres » dans la section « Gérer l’accès ». Seuls les membres disposant d’autorisations dans cet espace resteront. 

Remarque : les utilisateurs ne seront pas avertis lorsqu'ils seront inscrits automatiquement à un espace. Si tu as activé le Aimerais-tu envoyer un e-mail de bienvenue aux nouveaux membres lorsqu'ils s'inscrivent ? dans cet espace, les nouveaux utilisateurs qui rejoignent l'espace manuellement recevront un e-mail de bienvenue.

Désenscription automatique des places

Les utilisateurs qui sont automatiquement inscrits à un espace peuvent également être automatiquement désinscrits au niveau de l'espace s'ils sont retirés d'une équipe ou s'ils en changent.

Remarque : Les utilisateurs ayant les rôles élevés suivants ne seront pas supprimés, même s'ils ne répondent plus aux critères d'inscription.

• Administrateurs mondiaux
• Propriétaires de l'espace
• Administrateurs de l'espace
• Modérateurs de l'espace

C'est pour garantir que les personnes compétentes nécessaires à la gestion de l'espace restent en place. Si tu veux supprimer ces personnes, tu peux le faire manuellement.

Remarque: cette fonctionnalité est facultative. Pour l'activer, contacte ton représentant du service clientèle.

Activation de la désinscription automatique

L'administrateur d'une organisation peut activer cette fonctionnalité dans deux domaines.

Pour activer ce paramètre depuis l'espace, effectue les étapes suivantes.

1. Dans cet espace, clique sur Admin.
2. Cliquez sur Modifier l'espace.
3. Cliquez sur le bouton Activer la désinscription automatique pour cet espace.

Pour activer ce paramètre lors de la configuration de l'inscription automatique pour une place, procédez comme suit.

1. En tant qu'administrateur système, va dans la section Espaces sous l'onglet Explorer.
2. Cliquez sur le bouton Filtre en haut à droite de la page.
3. Cliquez sur Gérer l'inscription automatique à l'espace.
4. Cliquez sur le bouton Activer la désinscription automatique pour cet espace.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Inscription des membres dans un espace

Il existe une fonctionnalité qui permet à un administrateur système, à des administrateurs d’espace, à des propriétaires d’espace et à des gestionnaires d’espace d’inscrire des utilisateurs dans un espace. Cette méthode n'est pas nécessaire pour inviter des collègues. Vous pouvez également désinscrire les membres actuels d'un espace. Contactez votre chef de projet Workvivo ou l'assistance Workvivo pour activer ce paramètre pour votre organisation.

1. Dans cet espace, clique sur Admin.
2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Inscrire ou Désinscrire des membres.
3. Inscrire des membres
   • Pour inscrire des membres par sélection, cliquez sur Inscrire des collègues de cet espace, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez inscrire, puis cliquez sur Confirmer.
   • Pour inscrire des membres en utilisant leur adresse e-mail, saisissez ou collez leurs adresses e-mail dans une liste dans la zone de texte, une adresse par ligne, sans point-virgule ni espace entre chaque adresse.
4. Cliquez sur Confirmer.

Les collègues seront rapidement ajoutés en tant que membres.

Désinscription des membres d'un espace

1. Dans cet espace, clique sur Admin.
2. Dans le menu déroulant, cliquez sur Inscrire ou Désinscrire des membres.
3. Cliquez sur Désinscrire les membres.
4. Inscrire des membres
   • Pour désinscrire des membres par sélection, cliquez sur Désinscrire des collègues de cet espace, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez désinscrire, puis cliquez sur Confirmer.
   • Pour désinscrire des membres en utilisant leur adresse e-mail, saisissez ou collez leurs adresses e-mail dans une liste dans la zone de texte, une adresse par ligne, sans point-virgule ni espace entre chaque adresse.
5. Cliquez sur Confirmer.

Les collègues seront rapidement supprimés en tant que membres.

Inscription des utilisateurs par responsable

Pour inscrire les utilisateurs en fonction de leur manager, nous pouvons associer un espace à un identifiant de responsable, ce qui signifie que tous les subordonnés directs et indirects du manager seront ajoutés à cet espace. En plus de cela, si un utilisateur change de ligne hiérarchique, son adhésion à l'espace sera également supprimée. 

Tu peux soumette une demande à notre équipe d'assistance pour configurer ceci.