Il existe 4 manières d'ajouter des personnes aux espaces :
- Les utilisateurs peuvent s'inscrire eux-mêmes s'il s'agit d'un espace public (" Join Space ") ou cliquer sur " Request to Join " s'il s'agit d'un espace privé
- Les utilisateurs peuvent être invités par les propriétaires/administrateurs de l'espace via une notification
- Les groupes d'utilisateurs peuvent être inscrits automatiquement dans un espace, dans lequel tout le monde ou des services/sites spécifiques peuvent être inscrits par défaut et tout nouveau membre de l'équipe est également ajouté à l'avenir (consulte notre article ici)
- Les utilisateurs peuvent être inscrits individuellement par un administrateur système ou par le propriétaire/administrateur de l'espace s'ils disposent de cette autorisation (consulte notre article ici)
Appareil(s) : Ordinateur
Rôles/Autorisations : propriétaire de l'espace et administrateur de l'espace
Inviter des collègues à rejoindre un espace
En tant que propriétaire ou administrateur de l'espace, tu peux inviter des collègues à rejoindre ton espace en utilisant la fonction « Inviter des membres ». C'est le numéro 2 ci-dessus etvoici deux manières d'inviter des collègues dans un espace.
Ouvre l'espace et dans le menu Gestion de l'espace d'administration :
- Option 1 : Sélectionne « Inviter des membres » et choisis des collègues dans la liste déroulante, par exemple Mary Blake sélectionnée ci-dessous
- Option 2 : Colle une liste de leurs adresses électroniques sans séparateur, c'est-à-dire sans virgule, espace ou point-virgule (voir l'exemple ci-dessous)
- Tu peux personnaliser le message que les invités reçoivent dans leur invitation
- Cliquez sur « Envoyer »
-
Les collègues recevront une notification indiquant qu'ils ont été invités dans ton espace.
Puis-je inviter des personnes en utilisant un alias ?
Il n'est pas possible d'inviter des collègues sur un espace en utilisant un alias. Tu dois inviter des personnes, soit en sélectionnant leur nom dans la liste déroulante, soit en utilisant leur adresse e-mail.
Pour comprendre pourquoi un alias ne peut pas être utilisé :
- Si un utilisateur est invité à accéder à un espace, il reçoit une invitation sur son adresse e-mail
- Si une invitation à un espace est envoyée à une adresse e-mail alias, tous les destinataires recevront le lien Space Invite
- Cependant, si l'un des destinataires clique sur ce lien, il ne sera pas redirigé vers l'espace car l'invitation à l'espace est associée à l'adresse e-mail alias elle-même
Renvoyer des invitations spatiales
Tu peux renvoyer des invitations individuelles ou choisir de renvoyer toutes les invitations en attente en appuyant sur un bouton.
Tu trouveras cette fonctionnalité dans le panneau d'administration de Space, dans la section « Membres invités ». Va sur En attente pour voir les invitations en attente.