Les dossiers dans Spaces sont un excellent moyen de rassembler et d'organiser tous les fichiers et documents de ton espace. Les dossiers peuvent être utilisés pour stocker des documents spatiaux, des liens ou des fichiers -
- Un document d’espace apparaît sous forme de message dans le flux des espaces et le flux principal des membres de l’espace — cliquez ici pour obtenir plus d’informations sur les documents d’espace.
- Un lien ou un fichier est enregistré dans l'espace mais aucune publication n'est créée. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les fichiers, les liens et les dossiers
Appareil (s): ordinateur de bureau
Rôles/Autorisations: Propriétaires/administrateurs de l'espace
Ajouter des dossiers à ton espace
Dans le menu de navigation spatiale, clique sur « Documents »
- Pour ajouter un nouvel article, clique sur « Ajouter » en haut à droite du tableau des documents
- Sélectionne « Fichier » si tu veux créer un dossier, créer un lien vers un fichier hébergé dans le cloud ou télécharger un fichier
Pour créer un dossier, sélectionne l'onglet « Dossier » :
-
Choisis sa localisation
- Sélectionne le niveau supérieur si tu veux qu'il soit visible dans la section Documents ou sélectionne un autre dossier si tu veux qu'il soit imbriqué (remarque que tu dois d'abord créer le dossier parent)
- Donne une étiquette à ton dossier
- Cliquez sur « Enregistrer »
Le dossier est créé dans la section Documents de cet espace.
Ajouter des liens vers ton espace
Pour créer un lien, sélectionne l'onglet « Lien » :
-
Choisis sa localisation
- Sélectionne le niveau supérieur si tu veux qu'il soit visible dans la section Documents ou sélectionne un dossier si tu veux qu'il soit imbriqué (remarque que tu dois d'abord créer le dossier parent)
- Met une étiquette pour ton lien
- Ajouter l'URL
- Ajoute une icône si tu le souhaites
- Ajoute une date d'expiration si ce lien ne doit plus être visible pour les membres de l'espace après une certaine date
- Cliquez sur « Enregistrer »
Le lien est créé dans la section Documents de cet espace.
Ajouter des fichiers à ton espace
Pour créer un fichier, sélectionne l'onglet « Fichier » :
-
Choisis sa localisation
- Sélectionne le niveau supérieur si tu veux qu'il soit visible dans la section Documents ou sélectionne un dossier si tu veux qu'il soit imbriqué (remarque que tu dois d'abord créer le dossier parent)
- Donne une étiquette à ton dossier
- Charger un fichier
- Ajoute une icône si tu le souhaites
- Ajoutez une date d’expiration si ce fichier ne doit plus être visible pour les membres de l’espace passée une certaine date. Consultez cet article pour définir des dates d’expiration sur les documents,
- Cliquez sur « Enregistrer »
Le fichier est créé dans la section Documents de cet espace.
Téléchargement de fichiers en masse :
- Si vous souhaitez télécharger plusieurs fichiers à la fois, sélectionnez simplement « Téléchargement groupé » dans le menu déroulant « Ajouter » situé dans le coin supérieur droit du tableau Documents.
- De là, tu peux choisir tous les fichiers que tu souhaites télécharger et indiquer leur emplacement. Tu as également la possibilité de renommer chaque objet avant de l'enregistrer.
Tri de tes dossiers et de tes objets
Dans la section Documents, les dossiers apparaissent en haut par ordre alphabétique. En dessous, les fichiers, les liens et les documents spatiaux apparaissent par date de création (du plus récent au plus ancien).
Tu peux modifier l'ordre des articles dans leur section si tu le souhaites. Cliquez sur " Sort " et faites un glisser-déposer avant de sélectionner " Done ".
Documents et liens en vedette
Tu peux inclure des documents, des fichiers et des liens de l'espace dans ton espace. Les dossiers ne peuvent pas figurer.
Pour mettre un élément en avant, clique sur « ... » et choisis « Mettre en avant » dans le menu.
- Les articles en vedette apparaissent dans le carrousel en vedette en haut de la section Documents. Les utilisateurs peuvent filtrer la vue Tous les documents pour n'afficher que les articles « en vedette ».
- Les articles en vedette seront également affichés dans un widget à côté du fil d'activité spatial.
Modifier ou supprimer des éléments
Tu peux modifier tes fichiers, tes liens ou tes dossiers à tout moment.
- Ouvre Documents et clique sur « ... » à côté de l’élément que tu souhaites modifier
- Cliquez sur « Modifier »
- Modifiez selon les besoins et cliquez sur « Enregistrer » quand c'est prêt
- Pour supprimer un article, clique sur « Supprimer » dans le même menu déroulant.
Remarque : si tu « édites » un fichier et que tu le remplaces par un nouveau, l'analyse du contenu de ce fichier redémarrera