チャット - 管理者とモデレーター

Workvivo Chatは、組織に豊富な管理者ツールとモデレーションツールを提供し、チャネルの管理、チャットへのアクセス権限の制御、コンテンツのモデレーション、そして円滑な会話の維持を可能にします。この記事では、チャンネル管理からデータエクスポートまで、管理者およびモデレーターが持つすべての機能について詳しく解説します。

対応デバイス：ウェブおよびモバイル

役割／権限：システム管理者、チャットマネージャー、チャンネルモデレーター

利用可能状況：チャット機能は有料アドオンです。詳細については、営業担当者またはWorkvivoの担当者までお問い合わせください。

チャットの役割と権限

この記事で説明する管理者機能とモデレーション機能は、特定のチャットロールを持つユーザーが利用できます。以下の表は、関連する機能にアクセスできる役割を示しています。

チャットチャンネルの管理

チャット管理者として、組織内のすべてのチャットチャネルをチャット管理パネルから直接完全に把握できます。ここから、チャンネルメンバーの表示、チャンネルオペレーターの割り当てまたは削除、チャンネルへの参加、チャンネルのアーカイブまたはアーカイブ解除を行うことができます。

チャネルオペレーターの割り当てと削除

日々のコンテンツ管理においては、各チャンネルの責任者を適切な人物に配置することが重要です。チャット管理パネルから以下の操作が可能です。

• すべてのチャンネルとそのメンバーを表示します。
• 任意のチャネルメンバーに管理者ロールを割り当てることができます。サポートリクエストを提出する必要はありません。
• 管理者権限が不要になった場合は、メンバーから管理者権限を削除してください。

これは、管理者が組織を離れる際に特に役立ちます。なぜなら、チャネルが管理不能になるのを防ぐことができるからです。

チャンネルからユーザーを削除する

チャンネルモデレーターは、チャンネルからメンバーを直接削除できます。誰かがグループから削除されると、そのメンバーは即座にグループから除名されますが、ブロックされるわけではないので、必要に応じて後で再び追加することができます。

メンバーを削除するには：

1. 管理したいチャンネルを開いてください。
2. チャンネル情報を開くと、参加者リストが表示されます。
3. 削除したいメンバーを見つけて、その名前の横にある3点メニュー（ … ）を選択します。
4. 「削除」を選択し、確認画面が表示されたら確定してください。

注：チャンネルの管理者があなた一人だけの場合、チャンネルから退出するには、別の管理者を割り当てる必要があります。これにより、所有権と管理権の継続が保証されます。

チャンネルのアーカイブとアーカイブ解除

チャンネル管理者は、チャットチャンネルがアクティブでなくなった場合に、そのチャンネルをアーカイブすることができます。アーカイブすると、チャンネルはメインの会話リストから削除され、読み取り専用に設定されます。そのため、会話履歴は保持されますが、新しいメッセージを送信することはできません。

ウェブ上でチャンネルを開き、「情報と設定」メニューをクリックして、「アーカイブ」を選択します。プロンプトが表示されたら、チャンネルをアーカイブすることを確認してください。

モバイル端末では、チャンネルメニューから同じオプションを利用できます。アーカイブされたチャンネルは、「アーカイブ済み」タブに表示されます。アーカイブされたチャンネルを閲覧しているユーザーには、会話が読み取り専用であることを示すバナーが表示されます。

チャンネルを再アクティブ化する必要がある場合、管理者はいつでもアーカイブを解除して、メッセージング機能を完全に復元できます。

特定のユーザーに対するチャットの無効化

組織のWorkvivoでは、チャット機能はすべてのユーザーに対してデフォルトで有効になっています。チャット機能で特定のユーザーを検索対象から除外する必要がある場合は、管理パネルから行うことができます。

1. 管理パネル > ユーザーに移動し、該当するユーザーの「編集」を選択します。
2. 「チャットユーザーリストから除外する」チェックボックスをオンにしてください。
3. 「保存」をクリックしてください。

これにより、誰かが新しいチャットを開始した際に、そのユーザーが検索または選択されなくなります。除外されたユーザーもチャットを開始することは可能ですが、検索および選択リストから非表示になるだけであることにご注意ください。

チームごとのチャットの有効化

よりきめ細かな制御を望む組織の場合、チャットへのアクセス権限を全体レベルではなくチームレベルで管理することができます。この機能を有効にすると、システム管理者はチャット管理パネルから特定のチームのチャットを個別に有効または無効にすることができます。

これは以下のような場合に最適です。

• 組織全体へのチャット機能の段階的な導入。
• チャットを特定の部署、場所、または事業部門に限定する。
• チャットの利用促進をより戦略的に管理する。

チームレベルのチャット制御が有効になっている場合、チャット機能にアクセスできるのは、有効になっているチームのメンバーのみとなります。

この機能を有効にしたい場合は、WorkvivoのカスタマーサクセスマネージャーまたはWorkvivoサポートにお問い合わせください。

チャンネル作成の制限

デフォルトでは、チャットアクセス権を持つユーザーであれば誰でも新しいチャンネルを作成できます。組織がより厳格な管理を必要とする場合は、チャネル作成をチャット管理者のみに制限できます。

この制限が有効になっている場合：

• 一般ユーザーは既存のチャンネルには参加できますが、新しいチャンネルを作成することはできません。
• 補完的な設定では、チャンネルへのメンバー追加機能を制限し、チャンネル管理者またはオペレーターのみに限定することもできます。

注：これらの制限はチャットボットには適用されません。

この機能を有効にしたい場合は、WorkvivoのカスタマーサクセスマネージャーまたはWorkvivoサポートにお問い合わせください。

チャンネル作成UIの改善

新しいチャンネルを作成する際、チャット管理者は既存のチームやスペースに基づいてメンバーを選択できるため、既存のグループ向けにチャンネルをより迅速に設定できます。

コンテンツモデレーション

Workvivo Chatは、会話を安全かつ適切なものに保つために、複数のレベルのコンテンツモデレーション機能を提供しています。キーワードに基づくフィルタリングにより、特定の表現が投稿されるのを事前に防止でき、ユーザーは個々のメッセージを管理者によるレビューのために報告することができます。これらのツールを組み合わせることで、組織は予防的および事後的なモデレーション機能の両方を備えることができます。

キーワードに基づくモデレーション

Workvivo Chatには、プラットフォーム上の他の場所で不適切なコンテンツをキーワードに基づいて報告するのと同様の仕組みで機能する、コンテンツモデレーション機能が組み込まれています。キーワードがモデレーションメニューに追加されている場合、ユーザーはその単語またはフレーズを削除するまでメッセージを公開することができません。

報告メッセージ

ユーザーは、ウェブ版とモバイル版の両方において、1対1の会話でもグループチャットでも、あらゆるチャットチャンネルのメッセージを報告できます。

メッセージを報告するには：

1. 報告したいメッセージにカーソルを合わせる（ウェブ）か、長押しする（モバイル）。
2. メッセージの横にある3点メニュー（ ⋯ ）を選択し、 「報告」を選択します。
3. モーダルウィンドウが表示され、報告のコンテキスト（例：スパム、嫌がらせ）を選択するよう求められます。必要に応じて、メッセージを報告する理由について詳細を追加することもできます。
4. 匿名で通報することも可能です。
5. レポートを送信するには、 「保存」をクリックしてください。

送信が完了すると、レポートが送信されたことを知らせる確認メッセージが表示されます。

報告されたメッセージの確認と対応

メッセージが報告されると、管理者はアプリ内通知とメール通知の両方を受け取ります。

通知をクリックすると、チャット管理パネルの「報告されたチャット」タブに移動します。このタブには、報告されたすべてのメッセージが表示されます。レビュー待ちのメッセージと、既に対応済みのメッセージの両方が含まれます。ステータスまたはタイムスタンプで絞り込むことができます。

報告されたメッセージを確認するには：

1. 管理パネルの「チャット管理」タブに移動してください。
2. 「報告されたチャット」タブを選択してください。
3. 報告した項目の横にある「レビュー」をクリックしてください。
4. 「報告者」タブでは、報告の詳細を確認できます。誰がメッセージを報告したか（匿名の場合を除く）、報告の状況、日付、および提供された追加コメントなどが表示されます。
5. 「コンテンツ」タブでは、報告されたメッセージを、その前後に送信されたメッセージを含めたコンテキストで確認できるため、十分な情報に基づいた判断を下すことができます。
6. 管理者管理タブでは、決定事項の監査記録として、オプションのフィードバックを追加することもできます。
7. レポートを実行するには、以下のオプションを選択できます。
   • 許可：報告を却下し、メッセージをチャネルに残します。
   • 削除：報告されたメッセージをチャンネルから削除します。

チャットデータのエクスポート

コンプライアンスおよび監査の目的で、チャット管理者はチャット管理パネルからチャットデータを直接エクスポートできます。サポートリクエストを送信する必要はありません。このデータを抽出するには、ユーザーは管理者とチャットモデレーターの両方の役割を持っている必要があります。

チャットデータをエクスポートするには：

1. 管理パネルの「チャット管理」タブに移動してください。
2. 「データのエクスポート」タブを選択してください。
3. 「エクスポートをリクエスト」ボタンを選択してください。
4. 希望する期間を入力し、送信者またはチャネルで絞り込み検索してください。
5. 1つ以上のチャンネルを選択し、日付範囲（一度に最大90日間）を指定します。カスタム範囲を使用することも、あらかじめ定義された期間を選択することもできます。
6. リクエストを送信してください。抽出処理はバックグラウンドで実行されるため、待つ必要はありません。
7. 完了すると、ダウンロードリンクが記載されたメールまたはアプリ内通知が届きます。

エクスポートされたデータは.zipファイルとして配信されます。.json または .csv を含むファイルチャンネルごとのファイル。メッセージのタイムスタンプ、送信者の詳細、メッセージの種類、反応などが含まれます。抽出要求ごとに監査ログエントリが作成されます。