Pesquisa de documentos e anexos

A nova ferramenta de busca do Workvivo torna mais fácil do que nunca encontrar o arquivo certo, mesmo que você não se lembre do nome exato. Agora você pode pesquisar dentro de documentos e anexos, e não apenas pelos títulos. Este artigo explica como funciona a pesquisa de documentos, quais tipos de arquivo são suportados e como facilitar a localização do seu conteúdo.

Novidades

Anteriormente, o Workvivo só conseguia pesquisar nomes de arquivos. Agora, o sistema indexa o texto dentro de documentos e anexos compatíveis, para que você possa encontrar conteúdo com base no que está escrito no arquivo.

Isso significa que você pode pesquisar uma frase como "licença parental" e encontrar uma política em PDF que contenha essa frase, mesmo que o nome do arquivo não a inclua.

Como funciona

• Quando um arquivo compatível é carregado no Workvivo, o texto contido nesse arquivo torna-se pesquisável.
• A pesquisa abrange tanto documentos independentes quanto anexos adicionados a publicações, páginas ou outros conteúdos.
• Você pode clicar nos anexos diretamente dos resultados da pesquisa para abri-los no visualizador apropriado (se estiver habilitado em sua instância).
• Os arquivos existentes são indexados automaticamente - você não precisa reenviar nada.

Exemplo: Se um PDF chamado “new-hire-presentation.pdf” contiver a frase “part time”, a busca por “part time” retornará esse arquivo.

Contexto da pasta e visibilidade do público

Os resultados da pesquisa agora mostram o contexto da pasta (o caminho da pasta ou o caminho de navegação da pasta principal), ajudando você a distinguir entre arquivos com nomes idênticos em locais diferentes. Você também verá a lista completa de público-alvo para documentos com visibilidade restrita, para saber se um arquivo se aplica a você.

Tipos de arquivo suportados

O Workvivo pode pesquisar nos seguintes formatos de arquivo:

• PDF (.pdf)
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• CSV (.csv)

Limite de tamanho de arquivo: até 36 MB por arquivo.

Indexação Retroativa

Quando a nova função de pesquisa for lançada, o Workvivo executará automaticamente uma tarefa para indexar todos os documentos e anexos existentes. Isso garante que arquivos mais antigos sejam incluídos nos resultados da pesquisa sem qualquer ação manual. Note que arquivos muito grandes ou complexos podem ter conteúdo indexado limitado.

Melhores práticas para facilitar a localização de documentos

Siga estas dicas simples para tornar seus arquivos mais fáceis de encontrar:

1. Use nomes de arquivo claros e específicos.
   Inclua o nome do arquivo, para quem ele se destina e o assunto. Exemplos:
   • “Política de Férias – Alemanha – 2026.pdf”
   • “Guia de Reembolso de Despesas – Vendas.xlsx”
   • “Lista de verificação para abertura de loja – v2.docx”
      
2. Inclua os termos-chave no documento.
   Se os funcionários pesquisarem por “licença parental”, certifique-se de que essa frase apareça no corpo do documento, e não apenas no título.
    
3. Indique o conteúdo do documento e a quem se aplica.
   Adicione uma breve descrição ou título que esclareça a finalidade, o público-alvo e a versão.
    
4. Evite PDFs que contenham apenas imagens ou PDFs digitalizados.
   A pesquisa só consegue ler texto, não imagens. Sempre que possível, utilize arquivos de texto, pois arquivos digitalizados ou que contenham apenas imagens (mesmo que tenham texto) podem não retornar resultados.

Melhores práticas de busca de anexos

Para garantir que os anexos apareçam corretamente na pesquisa:

• Faça o upload de arquivos diretamente como anexos no Workvivo (não como links externos).
• Utilize formatos de arquivo compatíveis (PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV).
• Confirme se o texto no arquivo é selecionável - isso garante que ele possa ser indexado.
• Adicione palavras-chave relevantes de forma natural no nome e no conteúdo do arquivo.
• Ao carregar arquivos PDF, certifique-se de que o arquivo original esteja 'Salvo/Exportado como PDF'.

Resumo