Inscrevendo pessoas e equipes em espaços

Existem várias maneiras de inscrever pessoas no Spaces:

• Inscrição automática de espaço
  • Ao configurar a inscrição automática para um espaço, cada novo membro da organização ou de uma equipe específica será automaticamente inscrito nesse espaço.
• Inscrever usuários individuais em espaços
  • Analisando caso a caso. O usuário será tornado membro; não há necessidade de convidá-lo.
• Inscrever usuários por gerente
  • Para inscrever usuários com base em quem é seu gerente, podemos mapear um espaço para um ID de gerente.

Observação: se desejar inscrever usuários por gerente, envie uma solicitação para configurar esse recurso.

Dispositivo(s): Desktop para configurar

Funções/Permissões: Administrador do Sistema

Inscrição automática de espaço

Você pode inscrever automaticamente todos na empresa ou equipes específicas, como departamentos ou locais, em um espaço.

• Todos os novos participantes serão automaticamente adicionados ao espaço quando começarem na empresa. 
• Se uma pessoa for transferida para outra equipe, ela será adicionada aos espaços nos quais a equipe foi inscrita automaticamente.

Nota: se mudarem de equipe, por padrão, os usuários não serão removidos de um espaço em que foram inscritos automaticamente, a fim de manter o conhecimento e as conexões feitas. Eles podem optar por deixar o espaço ou o proprietário/administrador do espaço pode removê-los como membros na seção Gerenciar espaços. Você também pode configurar o cancelamento automático da inscrição em um espaço caso os usuários saiam de uma equipe.

Para configurar a inscrição automática para um espaço, conclua as seguintes etapas.

1. Como administrador do sistema, acesse a seção Espaços na aba Explorar .
2. Clique no botão Manage Spaces no canto superior direito da página.
3. Clique em Space Auto-Enrolment (Inscrição automática no espaço).
4. Clique em Selecionar um espaço e, na lista, selecione o espaço no qual deseja inscrever usuários.
5. Clique em Ok.
6. Selecione a inscrição de todos na organização, todos em uma equipe ou use regras para especificar todos os públicos aos quais o usuário deve pertencer para ser adicionado.
   • Para inscrever todos, em Público, clique em Selecionar alvos de inscrição automática e, em seguida, clique em Todos.
   • Para inscrever todos os membros de uma equipe, em Público, clique em Selecionar alvos de inscrição automática e, depois, em Equipes. Selecione as equipes na lista e clique em OK.
   • Para usar regras na inscrição, clique em Regras e em Adicionar regra, adicione os públicos aos quais o usuário deve pertencer para ser inscrito automaticamente e, em seguida, clique em Selecionar. Pelo menos dois públicos devem ser selecionados para criar uma regra.
7. Clique em Salvar.
   O processo pode levar alguns minutos, dependendo do tamanho do grupo a ser inscrito.

Repita esse processo para cada espaço para o qual você deseja configurar a inscrição automática.

Remoção da inscrição automática de um espaço

Dependendo das configurações de inscrição automática que você definiu, há duas formas de remover o cancelamento de inscrição de um espaço:

• Se "Todos" estiver selecionado, marque Equipes, clique em Selecionar e, em seguida, clique em Salvar.
• Se Equipes estiver selecionado, desmarque todas as equipes, clique em Selecionar e, em seguia, cliquem em Salvar.

Se precisar remover todos os usuários do espaço, você poderá selecionar a opção "Remover todos os usuários membros" na seção "Gerenciar acesso". Somente membros com permissões naquele espaço permanecerão. 

Observação: os usuários não serão notificados quando forem inscritos automaticamente em um espaço. Se você habilitou a opção Gostaria de enviar um e-mail de boas-vindas aos novos membros quando eles se cadastrarem? configuração nesse espaço, novos usuários que ingressarem manualmente no espaço receberão o e-mail de boas-vindas.

Cancelamento automático de inscrição em espaços

Usuários que são inscritos automaticamente em um espaço também podem ter sua inscrição automaticamente cancelada no nível do espaço se forem removidos ou mudarem de equipe.

Observação: usuários com as seguintes funções elevadas não serão removidos, mesmo que não se enquadrem mais nos critérios de inscrição.

• Administradores globais
• Proprietários de Espaço
• Administradores de Espaço
• Moderadores do Espaço

Isso é para garantir que os indivíduos relevantes necessários para administrar o espaço permaneçam no local. Se você quiser remover esses indivíduos, pode fazer isso manualmente.

Observação: esse recurso é opcional. Para habilitá-lo, entre em contato com seu Representante de Sucesso do Cliente.

Habilitando o cancelamento automático de inscrição

O administrador de uma organização pode habilitar esse recurso em duas áreas.

Para habilitar essa configuração usando o espaço, siga estas etapas.

1. No espaço, clique em Admin.
2. Clique em Editar Espaço.
3. Clique no botão de alternância Habilitar cancelamento automático de inscrição para este espaço .

Para habilitar essa configuração ao configurar a inscrição automática para um espaço, conclua as seguintes etapas.

1. Como administrador do sistema, acesse a seção Espaços na aba Explorar .
2. Clique no botão Filtrar no canto superior direito da página.
3. Clique em Gerenciar inscrição automática de espaço.
4. Clique no botão de alternância Habilitar cancelamento automático de inscrição para este espaço .
5. Clique em Salvar.

Inscrever membros em um espaço

Existe um recurso que permite que um administrador do sistema, administradores do espaço, proprietários do espaço e gerentes do espaço inscrevam usuários em um espaço. Com essa abordagem, não há necessidade de convidar os colegas. Você também pode usar esse método para cancelar a inscrição dos membros existentes de um espaço. Entre em contato com o seu gerente de projeto ou com o suporte da Workvivo para ativar essa configuração para a sua organização.

1. No espaço, clique em Admin.
2. No menu suspenso, clique em Inscrever ou Cancelar inscrição de membros.
3. Inscreva membros
   • Para inscrever membros por seleção, clique em Inscrever colegas neste espaço, selecione os usuários que você pretende inscrever e clique em Confirmar.
   • Para inscrever membros usando seus endereços de e-mail, insira ou cole os endereços em uma lista na área de texto, um por linha, sem ponto e vírgula ou espaços entre os e-mails.
4. Clique em Confirmar.

Os colegas serão adicionados como membros logo em seguida.

Cancelar inscrição de membros em um espaço

1. No espaço, clique em Admin.
2. No menu suspenso, clique em Inscrever ou Cancelar inscrição de membros.
3. Clique em Cancelar inscrição de membros.
4. Inscreva membros
   • Para cancelar a inscrição de membros por seleção, clique em Cancelar inscrição de colegas deste espaço, selecione os usuários que você deseja cancelar a inscrição e clique em Confirmar.
   • Para cancelar a inscrição de membros usando seus endereços de e-mail, insira ou cole os endereços em uma lista na área de texto, um por linha, sem ponto e vírgula ou espaços entre os e-mails.
5. Clique em Confirmar.

Os colegas serão removidos como membros logo em seguindo.

Inscrever usuários por gerente

Para inscrever usuários com base no gerente, podemos mapear um espaço para um ID de gerente, o que significa que todos os subordinados diretos e indiretos de um gerente seriam adicionados a esse espaço. Além disso, se um usuário alterar as linhas de relatórios, sua associação ao espaço também será removida. 

Para configurar essa função, envie uma solicitação a nossa equipe de suporte.