統一検索体験概要

Workvivoの新しい検索体験は、従業員が情報を見つける方法をより速く、より賢く、すべて一か所で変革します。Quick SearchとAdvanced Searchの旧分離を置き換え、ウェブとモバイルでシームレスに動作する単一の最新のインターフェースに置き換えました。

ランキングの向上、文書コンテンツ検索、履歴や固定検索などの個人ツールにより、すべての従業員が必要な情報に数秒でアクセスできるよう設計されています。

新しい検索とは何ですか?

新しい統合検索は、Workvivoの検索エンジンとインターフェースを完全に再構築したものです。プラットフォーム全体に一貫した検索バーを導入し、ユーザーが入力するたびに即座に関連性の高い結果を提供します。より賢いランキングアルゴリズム、誤字のファジーマッチング、そしてコンテンツタイプ、チーム、スペースごとに簡単に結果を絞り込める高度なフィルターによって機能しています。

従業員は文書、ページ、記事、イベント、人物など、あらゆる主要なコンテンツタイプを検索でき、PDF、Word、Excel、PowerPointファイルなどの文書コンテンツの内部も閲覧できます。

デスクトップとモバイルの両方で一貫した体験を提供し、誰もがどこで働いていても必要なものを見つけられます。

⚠️ 注意: 外部ユーザーは検索機能を使用できません。

なぜ重要なのか

新しい検索は複数の検索モード間の混乱をなくし、コンテンツの発見可能性を劇的に向上させます。これにより従業員の時間短縮、フラストレーションの軽減、管理者の求めている情報提供が可能となります。組織にとっては、エンゲージメントの向上、知識共有の改善、そして「見つからない」サポートチケットの減少を意味します。

主なユースケース

1. 日常の効率性
   従業員はどこに保存されているかを覚えていなくても、ポリシーやフォーム、ガイドを素早く見つけることができます。例えば、人事マネージャーは「経費ポリシー」と検索すれば、たとえその用語がファイル内にしか出ていなくても、即座に正しい文書にアクセスできます。
    
2. 知識発見
   チームは、アクセス可能なスペース、ドキュメント、更新情報を一か所で探索できます。高度なフィルターにより、コンテンツタイプやチームごとに結果を簡単に絞り込むことができ、ユーザーが最も関連性の高い情報をより早く見つけられます。
    
3. 個人の生産性
   検索履歴や固定検索を活用することで、ユーザーは頻繁に問い合わせを即座に再実行できます。これは「休暇フォーム」や「オンボーディングチェックリスト」などの繰り返しワークフローに理想的です。
    
4. 管理者向け洞察
   Search Analyticsは、管理者に従業員が何を検索しているのか、どの用語が結果を返さないのか、検索行動が時間とともにどのように変化するかを把握し、コンテンツギャップを特定しナレッジ管理の改善を支援します。

仕組み

より賢いランキング
検索すると、Workvivoは各結果のスコアを計算し、高い順に並べ替えます。結果は以下の時点で上昇します:

• フィールドの重要度:タイトルや名前の一致は本文よりも重み付けが高めに設定されます。
• 新鮮さ:最近更新または公開されたコンテンツが上位にランクされます。
• コンテンツタイプの優先順位:ページや記事がコメントや更新よりも優先されます。

ファジーマッチング
検索は軽微なタイプミスやスペルの違いを自動的に処理するため、「unifgorm policy」でも「uniform policy」が見つかります。完璧に綴る必要はありません。
 

ソートオプション
ユーザーはニーズに応じて、デフォルトで「最も関連性が高い」または「最も最近」で結果を並べ替えることができます。ソート機能は現在Workvivoのコンテンツに適用されており、コネクターソートのサポートも間もなく予定されています。
 

高度なフィルター
フィルターは常に表示され、ユーザーが以下の方法で結果を絞り込むことができます:

• コンテンツタイプ(文書、ページ、記事、イベントなど)
• ファイル形式(PDF、Word、Excelなど)
• スペースかチームか

コネクター
検索はWorkvivoだけでなく、SharePoint、Google Drive、OneDrive、Confluence、Box、ServiceNow、Outlook、Jiraなどの接続システムにも及びます。外部の結果は各システムの権限を尊重した別のセクションに表示されます。
 

文書および添付ファイル検索
ユーザーはプラットフォーム上でサポートされているドキュメントや添付ファイル内を検索できます。既存のファイルは遡ってインデックスされるため、古いアップロードも検索可能です。フォルダのパスやオーディエンスの可視性が結果に表示され、ユーザーが適切なファイルを特定するのに役立ちます。
 

モバイルおよび多言語サポート
同じ強力な検索体験はモバイルでも利用可能で、組織のコンテンツ設定に基づく複数の言語に対応しています。

検索分析

Search Analyticsは、管理者が検索の使い方を明確に把握できるようにします:

• 検索ボリューム: 従業員がどれくらいの頻度で検索を使うか。
• 主な検索キーワード: 人々が最も求めているもの。
• ゼロ結果クエリ: 内容のギャップが存在する場所。
• 時間の傾向: トピックへの関心の変化。

このデータはチームがコンテンツ戦略を改善し、従業員が必要なものを常に見つけられるようにします。

成功のためのベストプラクティス

1. クリアタイトルの使用
   タイトルマッチは最も重み付けが上がる。「2026年の経費政策」や「店舗開店チェックリスト」のような説明的で具体的なタイトルを使って、発見しやすさを高めましょう。
    
2. 内容に重要な用語を含める
   従業員が「育児休暇」を検索する可能性が高い場合は、必ずその文言を文書本文に必ず記載してください。
    
3. コンテンツを新鮮に保つ
   重要なページや文書を定期的に更新しましょう。ランキングアルゴリズムは最新の更新を評価し、最新情報が最初に表示されるようにします。
    
4. 固定検索を奨励する
   従業員に、繰り返し表示される情報に素早くアクセスできるように、最も使う検索をピン留めするよう訓練しましょう。
    
5. レビュー検索分析
   分析を使って、従業員が見つけられないものを特定し、そのギャップを新しいコンテンツやより構造化されたコンテンツで埋めましょう。

Workvivoの新しい統合検索は、情報の見つけを簡単にします。スマートなランキング、ドキュメントコンテンツ検索、そして従業員をつながり、情報提供し、生産性を維持する個人的なツールです。

統合検索を活用するために、より詳細なコンテンツをご覧ください:

• 検索ツールの使い方:フィルター、ソート&履歴
• 文書および添付ファイルの検索
• 外部システムの検索にコネクタを使う方法
• モバイルおよび多言語検索体験
• 管理者向けの分析検索