文書および添付ファイルの検索

新しいWorkvivo Searchは、正確な名前を覚えていなくても、正しいファイルを見つけるのがこれまで以上に簡単になりました。今では、単にタイトルだけでなく、文書や添付ファイルの中でも検索できるようになりました。この記事では、ドキュメント検索の仕組み、サポートされているファイル形式、そしてコンテンツをより簡単に見つけやすくする方法を説明します。

新着情報

以前は、Workvivoはファイル名のみを検索できました。現在、 システムは対応する文書や添付ファイル内のテキストをインデックス化し、ファイル内に書かれている内容に基づいてコンテンツを見つけられます。

つまり、「育児休暇」のようなフレーズで検索すれば、ファイル名に含まれていなくてもそのフレーズを含むPDFポリシーを見つけることができます。

仕組み

• サポートされているファイルがWorkvivoにアップロードされると、そのファイルの中のテキストが検索可能になります。
• 検索は 単独のドキュメント と、投稿、ページ、その他のコンテンツに追加された 添付 ファイルの両方をカバーします。
• 検索結果から添付ファイルを直接クリックすると、適切なビューア(あなたのインスタンスで有効化されている場合)で開くことができます。
• 既存のファイルは自動的にインデックス化され、再アップロードは必要ありません。

例: 「new-hire-presentation.pdf」というPDFに「パートタイム」というフレーズが含まれている場合、「パートタイム」で検索するとそのファイルが表示されます。

フォルダのコンテキストとオーディエンスの可視性

検索結果にはフォルダの コンテキスト (フォルダパスや親のパンくず)が表示され、同じ名前のファイルを異なる場所で区別するのに役立ちます。また、閲覧制限のある文書の全読者リストも確認できるため、そのファイルが自分に当てはまるかどうかがわかります。

対応ファイルタイプ

Workvivoは以下のファイル形式で検索できます:

• PDF(.pdf)
• Microsoft Word(.doc、.docx)
• Microsoft Excel(.xls、.xlsx)
• Microsoft PowerPoint(.ppt、.pptx)
• CSV(.csv)

ファイルサイズ制限: 1ファイルあたり最大36MBまで。

遡及的インデックス付け

新しい検索がリリースされると、Workvivoは自動的に 既存のすべての文書と添付ファイルをインデックスするジョブを実行します。これにより、古いファイルが手動操作なしで検索結果に含まれます。非常に大きなファイルや複雑なファイルはインデックス付きコンテンツが限られている場合があります。

文書を簡単に見つけやすいものにするためのベストプラクティス

ファイルをより見つけやすくするために、以下の簡単なヒントに従ってください:

1. 明確で具体的なファイル名を使いましょう
   ファイル内容、対象者、テーマを含めてください。例:
   • 「休暇政策 – ドイツ – 2026.pdf」
   • 「経費請求のやり方 – Sales.xlsx」
   • 「店舗開店チェックリスト – v2.docx」
      
2. 文書内に重要な用語を含める
   従業員が「育児休暇」と検索する場合は、タイトルだけでなく文書本文にそのフレーズが記載されていることを確認してください。
    
3. 文書が何で、誰に適用されるのかを明記してください
   目的、対象、バージョンを明確にする短い説明やヘッダーを加えましょう。
    
4. 画像のみまたはスキャン済みPDFは避けてください
   検索はテキストしか読み取れず、画像は読みません。可能な限りテキストベースのファイルを使用してください。スキャンされた画像のみのファイル(テキストが入っていても)は結果が出ないことがあるからです。

添付ファイル検索のベストプラクティス

添付ファイルが検索で正しく表示されるように:

• ファイルを直接、外部リンクではなく添付ファイルとしてWorkvivoにアップロードしてください。
• 対応するファイル形式(PDF、Word、Excel、PowerPoint、CSV など)を使用してください。
• ファイル内のテキストが選択可能であることを確認しましょう。これによりインデックス化が可能になります。
• ファイル名や内容に自然に関連するキーワードを加えましょう。
• PDFをアップロードする際は、元のファイルが「保存済み/PDFとしてエクスポート済み」になっていることを確認してください。

概要