フォーム、ポリシー、ドキュメントが適切で最新の状態であることを確認するには、[ドキュメント]セクションで有効期限を設定します。
特定のファイルは、一定期間後に古くなったり、無関係になったりすることがあります。これにより、ドキュメントセクションが乱雑になり、従業員が必要なリソースや情報を見つけるのが難しくなる可能性があります。
ドキュメントに有効期限を事前に定義して、不要になったときに有効期限が表示されなくなるようにすることができます。
デバイス: デスクトップのみ
ロール/権限: 管理者、アプリケーションランチャーエディタ
有効期限の設定
- ドキュメントの編集時に「有効期限の追加」を選択し、このドキュメントを自動的に期限切れにする日時を選択するだけです。
- この日を過ぎると、ドキュメントは一般ユーザーには表示されなくなります。
- 期限切れのドキュメントには明確な「期限切れ」タグが付けられ、管理者/アプリケーションランチャーエディタは「期限切れ」フィルタを適用することで見つけることができます
- 有効期限が切れると、ドキュメントの有効期限が切れたことを通知し、ドキュメントを更新するか削除するように促すアプリ内通知と電子メール通知が届きます。
期限切れのドキュメントの復元
- 有効期限が切れた文書は、有効期限を削除するか、将来の日付に延期することで復元できる。