Inscripción de personas y equipos en espacios

Hay varias formas de inscribir personas en Spaces:

• Inscripción automática de espacios
  • Al configurar la inscripción automática para un espacio, cada nuevo miembro de la organización o de un equipo específico se inscribirá automáticamente en ese espacio.
• Inscripción de usuarios individuales en espacios
  • Dependiendo del caso. El usuario será convertido en miembro; no es necesario invitarlo.
• Inscripción de usuarios por parte del administrador
  • Para inscribir usuarios en función de quién sea su administrador, podemos asignar un espacio a un ID de administrador.

Nota: Si deseas inscribir usuarios por gerente, envía una solicitud para configurarlo.

Dispositivo(s): Computadora de escritorio para configurar

Roles/Permisos: Administrador del sistema

Inscripción automática de espacios

Puede inscribir automáticamente a todos los miembros de la empresa o equipos específicos, como departamentos o ubicaciones, en un espacio.

• Cualquier nuevo miembro se agregará automáticamente al espacio cuando comience en la empresa. 
• Si una persona se muda a otro equipo, se agregará a los espacios en los que el equipo haya sido inscrito automáticamente.

Nota: Con el fin de preservar la información y las conexiones establecidas, no se elimina por defecto ningún usuario de un espacio al que se haya inscrito automáticamente si cambia de equipo. Este usuario puede optar por abandonar el espacio, o el propietario/administrador del espacio puede eliminarlo como miembro desde la sección Gestionar espacios. También puedes establecer la configuración para dar de baja automáticamente a los usuarios de un espacio si abandonan un equipo.

Para configurar la inscripción automática para un espacio, complete los siguientes pasos.

1. Como administrador del sistema, vaya a la sección Espacios en la pestaña Explorar .
2. Haz clic en el botón Gestionar espacios que se encuentra en la esquina superior derecha de la página.
3. Haz clic en Inscripción automática de espacios.
4. Haga clic en Seleccionar un espacio y, a continuación, de la lista, seleccione el espacio en el que desea inscribir usuarios.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Selecciona para inscribir a todos en la organización, a todos en un equipo o usa reglas para especificar todas las audiencias en las que el usuario debe estar para que lo añadan.
   • Para inscribir a todos, en Audiencia, haz clic en Seleccionar objetivos de inscripción automática y luego haz clic en Todos.
   • Para inscribir a todos de un equipo, en Audiencia, haz clic en Seleccionar objetivos de inscripción automática; luego, en Equipos, selecciona los equipos de la lista y haz clic en Aceptar.
   • Para inscribirte mediante reglas, haz clic en Reglas, haz clic en Añadir regla, añade las audiencias de las que debe formar parte el usuario para ser inscrito automáticamente y, a continuación, haz clic en Seleccionar. Debes seleccionar dos audiencias como mínimo para crear una regla.
7. Haz clic en Guardar.
   Esto puede tardar unos minutos en procesarse, según el tamaño del grupo que vayas a inscribir.

Repita este proceso para cada espacio en el que desee configurar la inscripción automática.

Eliminación de la inscripción automática de un espacio

Según la configuración de inscripción automática que hayas establecido, hay dos formas de eliminar la cancelación de la inscripción de un espacio:

• Si Todos está seleccionado, selecciona Equipos, haz clic en Seleccionar y luego haz clic en Guardar.
• Si Equipos está seleccionado, anula la selección de todos los equipos, haz clic en Seleccionar y luego haz clic en Guardar.

Si necesitas eliminar a todos los usuarios del espacio, puedes seleccionar la opción “Eliminar todos los usuarios miembros” en la sección “Gestionar acceso”. Solo permanecerán los miembros con permisos para ese espacio. 

Nota: Los usuarios no serán notificados cuando hayan sido inscritos automáticamente en un espacio. Si ha habilitado la opción ¿Le gustaría enviar un correo electrónico de bienvenida a los nuevos miembros cuando se unan? Al configurar ese espacio, a los nuevos usuarios que se unan manualmente al espacio se les enviará un correo electrónico de bienvenida.

Baja automática de plazas

Los usuarios que están inscritos automáticamente en un espacio también pueden ser cancelados automáticamente en el nivel del espacio si se los elimina de los equipos o cambian de ellos.

Nota: Los usuarios con los siguientes roles elevados no serán eliminados incluso si ya no cumplen los criterios de inscripción.

• Administradores globales
• Propietarios del espacio
• Administradores del espacio
• Moderadores del espacio

Esto es para garantizar que las personas relevantes necesarias para administrar el espacio permanezcan en su lugar. Si desea eliminar a estas personas, puede hacerlo manualmente.

Nota: Esta función es opcional. Para habilitarlo, comuníquese con su representante de éxito del cliente.

Habilitación de la cancelación automática de la inscripción

El administrador de una organización puede habilitar esta función en dos áreas.

Para habilitar esta configuración usando desde el espacio, complete los siguientes pasos.

1. En el espacio, haga clic en Admin.
2. Haga clic en Editar espacio.
3. Haga clic en el botón Habilitar cancelación automática de inscripción para este espacio .

Para habilitar esta configuración al configurar la inscripción automática para un espacio, complete los siguientes pasos.

1. Como administrador del sistema, vaya a la sección Espacios en la pestaña Explorar .
2. Haga clic en el botón Filtro en la esquina superior derecha de la página.
3. Haga clic en Administrar inscripción automática de espacios.
4. Haga clic en el botón Habilitar cancelación automática de inscripción para este espacio .
5. Haga clic en Guardar.

Inscripción de miembros en un espacio

Hay una función que permite inscribir usuarios a un espacio a un administrador del sistema, administrador de espacio, propietario de espacio y gerentes de espacio. Con este enfoque, no hace falta invitar a los colegas. También puedes dar de baja a los miembros actuales del espacio con este método. Comunícate con tu gerente de proyecto de Workvivo o con el soporte de Workvivo para habilitar esta configuración para tu organización.

1. En el espacio, haga clic en Admin.
2. En el menú desplegable, haz clic en Inscribir o dar de baja miembros.
3. Inscribir miembros
   • Para inscribir a los miembros por selección, haz clic en Inscribir colegas a este espacio, selecciona los usuarios que quieres inscribir y luego haz clic en Confirmar.
   • Para inscribir a los miembros usando sus direcciones de correo electrónico, introduce o pega sus direcciones de correo electrónico en una lista en el área de texto, una dirección por línea, sin punto y coma ni espacios entre cada una.
4. Haz clic en Confirmar.

Los colegas se agregarán como miembros poco después.

Dar de baja a los miembros de un espacio

1. En el espacio, haga clic en Admin.
2. En el menú desplegable, haz clic en Inscribir o dar de baja miembros.
3. Haz clic en Dar de baja miembros.
4. Inscribir miembros
   • Para dar de baja a los miembros por selección, haz clic en Dar de baja a colegas de este espacio, selecciona los usuarios que quieras dar de baja y luego haz clic en Confirmar.
   • Para dar de baja a los miembros usando sus direcciones de correo electrónico, introduce o pega sus direcciones de correo electrónico en una lista en el área de texto, una dirección por línea, sin punto y coma ni espacios entre cada una.
5. Haz clic en Confirmar.

Los colegas se eliminarán como miembros poco después.

Inscripción de usuarios por parte del administrador

Para inscribir usuarios en función de su gerente, podemos asignar un espacio a un ID de gerente, lo que significa que todos los informes directos e indirectos de un gerente se agregarían a este espacio. Además de esto, si un usuario cambia las líneas de reporte, su membresía del espacio también será eliminada. 

Puedes ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte enviando una solicitud para configurar esto.