Las carpetas en Spaces son una excelente manera de reunir y organizar todos los archivos y documentos dentro de tu espacio. Las carpetas se pueden utilizar para almacenar documentos espaciales, enlaces o archivos.
- Un documento de espacio aparece como una publicación en el feed del espacio y en el feed principal de los miembros del espacio. Lee aquí para obtener más información sobre los documentos de espacio.
- Se guarda un enlace o archivo en el espacio, pero no se crea ninguna publicación: en este artículo nos centraremos en archivos, enlaces y carpetas.
Dispositivo(s): Escritorio
Roles/Permisos: Propietarios/Administradores del espacio
Agregar carpetas a su espacio
Desde el menú de Navegación Espacial, haga clic en “Documentos”
- Para agregar un nuevo elemento, haga clic en “Agregar” en la esquina superior derecha de la tabla Documentos
- Seleccione “Archivo” si desea crear una carpeta, vincular a un archivo alojado en la nube o cargar un archivo.
Para crear una carpeta, seleccione la pestaña 'Carpeta':
-
Elige su ubicación
- Seleccione Nivel superior si desea que sea visible desde la sección Documentos o seleccione otra carpeta si desea que esté anidada (tenga en cuenta que primero debe crear la carpeta principal)
- Proporcione una etiqueta para su carpeta
- Haga clic en “Guardar”
La carpeta se crea dentro de la sección Documentos de ese espacio.
Agregar enlaces a su espacio
Para crear un enlace, seleccione la pestaña 'Enlace':
-
Elige su ubicación
- Seleccione Nivel superior si desea que sea visible desde la sección Documentos o seleccione una carpeta si desea que esté anidada (tenga en cuenta que primero debe crear la carpeta principal)
- Proporciona una etiqueta para tu enlace
- Añade la URL
- Añade un icono si lo deseas
- Agregue una fecha de vencimiento si este enlace ya no debe ser visible para los miembros del espacio después de una fecha determinada
- Haga clic en “Guardar”
El enlace se crea dentro de la sección Documentos de ese espacio.
Agregar archivos a su espacio
Para crear un archivo, seleccione la pestaña 'Archivo':
-
Elige su ubicación
- Seleccione Nivel superior si desea que sea visible desde la sección Documentos o seleccione una carpeta si desea que esté anidada (tenga en cuenta que primero debe crear la carpeta principal)
- Proporcione una etiqueta para su archivo
- Subir un archivo
- Añade un icono si lo deseas
- Añade una fecha de vencimiento si este archivo debe dejar de estar visible para los miembros del espacio después de una fecha determinada. Consulta este artículo para fijar las fechas de vencimiento de los documentos.
- Haga clic en “Guardar”
El archivo se crea dentro de la sección Documentos de ese espacio.
Carga masiva de archivos:
- Si quieres cargar más de un archivo a la vez, tienes que seleccionar “Carga masiva” en el menú desplegable “Agregar” de la esquina superior derecha de la tabla Documentos.
- Desde aquí puedes elegir todos los archivos que deseas cargar y especificar su ubicación. También tienes la opción de cambiar el nombre de cada elemento antes de guardarlo.
Ordenar sus carpetas y elementos
Dentro de la sección Documentos, las Carpetas aparecen en la parte superior en orden alfabético. Debajo aparecen Archivos, Enlaces y Documentos Espaciales ordenados por fecha de creación (del más nuevo al más antiguo).
Puede cambiar el orden de los elementos dentro de su sección si lo desea. Haga clic en "Ordenar" y utilice un movimiento de arrastrar y soltar antes de seleccionar "Listo".
Documentos y enlaces destacados
Puedes presentar documentos, archivos y enlaces espaciales dentro de tu espacio. No se pueden destacar carpetas.
Para destacar un artículo, haz clic en “...” y elige Destacar en el menú.
- Los elementos destacados aparecen en el Carrusel destacado en la parte superior de la sección Documentos. Los usuarios pueden filtrar la vista Todos los documentos para mostrar solo los elementos "Destacados".
- Los elementos destacados también se mostrarán en un widget junto al feed de actividad espacial.
Editar o eliminar elementos
Puede editar sus archivos, enlaces o carpetas en cualquier momento.
- Abre Documentos y haz clic en “...” junto al elemento que quieras editar
- Haga clic en "Editar"
- Edite según sea necesario y haga clic en "Guardar" cuando esté listo
- Para eliminar un elemento, haga clic en “Eliminar” en el mismo menú desplegable.
Nota: Si "Edita" un archivo y lo reemplaza con un archivo nuevo, el análisis de contenido para ese archivo se reiniciará nuevamente.